Assistance pour le compte/Account Support

CBRE; Montreal (administrative region); On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

CBRE Local Solutions (SEG) recherche un(e) Assistant(e) pour le compte afin d’offrir un service client exemplaire et de soutenir l’équipe du responsable de compte, tout en veillant au respect des exigences contractuelles.

Vous coordonnerez les fournisseurs, suivrez les factures et les paiements, contribuerez à la préparation des rapports financiers mensuels et soutiendrez l’optimisation des processus pour améliorer l’efficacité opérationnelle sur le compte.

Qualifications

• Autorisation de travailler au Canada sans parrainage maintenant ou à l’avenir.
• Diplôme secondaire ou équivalent et 3–4 années d’expérience pertinente.
• Maîtrise des outils MS Office et capacité à communiquer clairement.

Responsibilities

• Répondre rapidement aux demandes clients et assurer un service de qualité.
• Comprendre la portée du contrat et veiller au respect des activités.
• Agir comme champion des systèmes financiers et opérationnels et proposer des économies.
• Coordonner les fournisseurs et gérer la documentation des sous‑traitants.
• Vérifier les factures et assurer le codage correct des centres de coûts.
• Préparer les rapports financiers mensuels et soutenir les prévisions budgétaires.

Skills

Service client

Gestion de comptes

Communication écrite/orale

Analyse des données

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Tools

Microsoft Office

Job description

Solutions espaces globales (SEG) Local est une firme spécialisée en gestion d’installations offrant des services matériels sur mesure. Nous fournissons directement ces services tout en collaborant avec les meilleurs partenaires pour proposer des solutions personnalisées de gestion d’installations et de projets. Notre approche se distingue par la responsabilisation de notre équipe, ce qui nous permet d’offrir des services agiles et efficaces.

En plus de nos services principaux, notre plateforme donne accès à nos services spécialisés : ESG, services-conseils en sécurité, stratégie en milieu de travail et expérience en milieu de travail.

À Propos Du Poste

En tant que Assistance pour le compte à CBRE, vous devez offrir un service à la clientèle exceptionnel. Vous fournirez un soutien opérationnel et financier au responsable de compte et à son équipe, travaillerez sur un compte client et veillerez à ce que les exigences contractuelles soient respectées.

Vos Responsabilités

• Répondre aux demandes et préoccupations des clients en offrant un service rapide et de qualité, et assurer les suivis nécessaires pour garantir leur satisfaction.
• Comprendre la portée du contrat client et veiller à ce que toutes les activités soient réalisées conformément à celui-ci.
• Agir comme un champion ou une championne des systèmes financiers et opérationnels. Proposer des initiatives visant à mettre en place des mesures d’économie afin d’atteindre les objectifs de réduction des coûts pour le client et l’entreprise.
• Coordonner et intégrer les fournisseurs pour les travaux planifiés et réactifs, et gérer la documentation des sous-traitants.
• Vérifier les factures traitées et s’assurer du bon codage des centres de coûts.
• Gérer le processus de facturation : calcul des marges, émission des factures et transmission aux clients.
• Collaborer étroitement avec les équipes sur le terrain et le siège social afin d’assurer le traitement exact des devis et des bons de commande.
• Examiner et approuver les factures d’entretien et de projets conformément aux ententes contractuelles. Veiller à la cohérence des livrables financiers et opérationnels sur le compte.
• Répondre aux demandes de renseignements concernant les rapports financiers liés aux comptes clients, aux comptes fournisseurs et aux bons de commande ouverts.
• Soutenir la préparation des rapports mensuels pour les examens de contrats et d’unités d’affaires.
• Contribuer au respect des exigences en matière de santé et sécurité, notamment par les rapports SSE, et promouvoir un milieu de travail sécuritaire. Maintenir à jour la documentation QSSE et veiller à son accessibilité dans les systèmes de l’entreprise.
• Recueillir et analyser les données afin d’identifier et de résoudre des enjeux complexes et sans précédent. Formuler au besoin des recommandations sur de nouvelles approches.
• Proposer des améliorations aux processus existants et des solutions afin d’accroître l’efficacité de l’équipe.

Cette liste des exigences du poste n’est pas exhaustive; d’autres tâches peuvent être ajoutées.

Global Workplace Solutions (GWS) Local is a hard services-led, tailored facility management solution. We self-perform hard services while partnering with best-in-class soft service providers to offer custom facility and project management solutions to our clients. We focus on empowering our team with a high-level of downstream accountability, resulting in an agile and efficient service delivery.

In addition to our core facility and project management capabilities, our platform offers direct access to our Best-in-Class services, including ESG, Security Consulting, Workplace Strategy, and Workplace Experience.

About The Role

As a CBRE Account Support, exceptional customer service is essential. The role will provide operational and financial support to the Account Leader and their team, working on a customer account, ensuring contractual requirements are delivered.

What You’ll Do

• Respond to client inquiries and concerns, ensuring prompt and quality service delivery, and conduct follow-ups to ensure customer satisfaction.
• Understand the scope of the customer contract and ensure that all work is carried out accordingly.
• Be a financial and operational systems champion. Propose initiatives to implement cost‑saving opportunities in order to achieve customer and financial savings targets.
• Coordinate and onboard vendors for reactive and planned works, and manage sub‑contractor paperwork.
• Review processed invoices and ensure accurate cost center coding.
• Coordinate the billing application, calculating margins, raising invoices and submitting to clients.
• Work closely with site teams and head office, ensuring accurate processing of quotations and purchase orders.
• Review and approve maintenance billing invoices and projects as per contracted agreements. Ensure consistent delivery of core operational and financial outputs on the account.
• Respond to inquiries on financial reports for Accounts Receivable, Payable, and open Purchase Orders.
• Deliver monthly reporting support on Contract and Business Unit Reviews.
• Assist in ensuring compliance with Health & Safety requirements, including HSE reporting and promoting a safe work environment. Maintain QHSE documentation and ensure it is available using company systems.
• Gather and analyze data to identify and resolve complicated, unprecedented issues. Potential recommendation of new methods might be required.
• Recommend enhancements to current procedures and solutions to boost the team's efficiency.

This is not a comprehensive list of job requirements, additional tasks may be included.

Nos Exigences

• Les candidats doivent actuellement être autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa, que ce soit maintenant ou à l'avenir.
• Des accommodements raisonnables peuvent être offerts afin de permettre aux personnes souffrant d’un handicap à accomplir leurs tâches essentielles.
• Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’éducation générale et 3 à 4 années d’expérience pertinente.
• Compréhension approfondie d’une série de processus, de procédures, de systèmes et de concepts dans le cadre de sa propre fonction.
• Capacité à évaluer et à communiquer un contenu inhabituel ou complexe de manière concise et logique.
• Connaissance avancée des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.
• Compétences organisationnelles avancées et esprit de curiosité.
• Niveau de numératie avancé. Capacité à effectuer de simples équations, notamment des pourcentages, des rabais et des majorations.

Pourquoi CBRE?

En vous joignant à CBRE, vous intégrez le chef de file mondial des services immobiliers commerciaux et de l’investissement qui aide les entreprises et les personnes à prospérer. Nous sommes des professionnelles et professionnels dynamiques, axés sur la résolution de problèmes et tournés vers l’avenir, qui génèrent un impact significatif. Notre culture collaborative repose sur des valeurs fondamentales : respect, intégrité, service et excellence. Nous accordons une grande importance à la diversité des perspectives, des parcours et des compétences de chacun et chacune. À CBRE, vous avez la possibilité de tracer votre propre voie et de réaliser votre potentiel. Nous accueillons tous les candidats.

Divulgation relative à l’utilisation de l’IA par le candidat

Nous accordons une grande importance aux interactions humaines afin de comprendre l’expérience, les compétences et les aspirations propres à chaque candidat. Nous n’utilisons pas d’outils d’intelligence artificielle (IA) pour prendre nos décisions d’embauche, et nous demandons aux candidats de signaler toute utilisation de l’IA dans le cadre du processus de candidature et d’entretien.

What You’ll Need

• Applicants must be authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future.
• Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
• High School Diploma or GED with 3-4 years of job-related experience.
• A comprehensive understanding of a range of processes, procedures, systems, and concepts within own job function is required.
• Ability to evaluate and communicate unusual and/or complex content in a concise and logical way.
• Advanced knowledge of Microsoft Office products. including Word, Excel, Outlook, PowerPoint etc.
• Organizational skills with an advanced inquisitive mindset.
• Advanced math skills. Ability to calculate advanced figures such as percentages, discounts and markups.

Why CBRE?

When you join CBRE, you become part of the global leader in commercial real estate services and investment that helps businesses and people thrive. We are dynamic problem solvers and forward-thinking professionals who create significant impact. Our collaborative culture is built on our shared values — respect, integrity, service and excellence — and we value the diverse perspectives, backgrounds and skillsets of our people. At CBRE, you have the opportunity to chart your own course and realize your potential. We welcome all applicants.

Applicant AI Use Disclosure

We value human interaction to understand each candidate's unique experience, skills and aspirations. We do not use artificial intelligence (AI) tools to make hiring decisions, and we ask that candidates disclose any use of AI in the application and interview process.

Déclaration sur l’accès à l’égalité en emploi: CBRE est un employeur qui souscrit au principe de l’accès à l’égalité en emploi. Nous encourageons toutes les personnes à soumettre leur candidature, quels que soient leur race, leurs croyances, leur ascendance, leur origine nationale ou ethnique, leur couleur, leur âge, leur religion, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur situation familiale, leur identité ou expression de genre, leur situation de handicap ou toute autre condition protégée par les lois fédérales, provinciales ou territoriales en vigueur.

Mesures d’adaptation pour les candidats : CBRE valorise les différences de tous son personnel, actuel et futur, et reconnaît la contribution de chacun au succès de l’entreprise. CBRE prévoit des mesures d’adaptation raisonnables dans le cadre des procédures de candidature pour les personnes en situation de handicap. Si vous avez besoin d’une assistance en raison d’un handicap lors du processus de candidature ou de recrutement, veuillez en faire la demande par courriel à [e-mail] ou par téléphone au [phone] (Canada) et au [phone] (États-Unis).