Agent ou agente de secrétariat

Université Laval; Quebec; On-site; CAD 53,000 - 63,000; Full time

Job summary

L’Université Laval à Québec recherche une personne pour effectuer, à partir de directives générales, les tâches de secrétariat et le suivi d’un ensemble de processus administratifs afin d’assurer le bon fonctionnement de l’unité.

Vous assurez l’agenda, le courrier, les réunions, la rédaction de procès-verbaux et de lettres; vous contribuez à la comptabilité et au budget, et participez à la gestion des données et des dossiers.

Qualifications

• Diplôme DEP en secrétariat ou équivalent.
• 4 années d'expérience pertinente.
• Maîtrise des logiciels bureautiques: Excel, Word, PowerPoint.
• Bonne connaissance de l'anglais.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat et le suivi des processus administratifs.
• Gérer l'agenda, le courrier, les convocations et les réunions; rédiger procès-verbaux et lettres.
• Participer à la gestion comptable et au suivi budgétaire; produire des rapports synthèses.
• Contribuer à la création et l'exploitation des bases de données et des applications liées.
• Répondre aux demandes d'informations et assurer le respect des règlements.

Skills

Anglais

Education

DEP en secrétariat ou équivalent

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d’assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

• Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
• Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d’assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
• Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
• Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
• Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s’assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
• Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
• Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

• Scolarité: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
• Expérience: Quatre (4) années d'expérience pertinente.
• Autres: Logiciels: Excel, Word, Powerpoint
• Bonne connaissance de l'anglais

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

Lieu de travail

Vice-rectorat à la recherche et à la création
Institut nordique du Québec (INQ)
Complexe scientifique de l'INQ
Ville de Québec

Numéro d'offre: 18053

Période d'affichage:Du 06-10-2026 au 20-10-2026

Statut et admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11

Lieu de travail

Vice-rectorat à la recherche et à la création
Institut nordique du Québec (INQ)
Complexe scientifique de l'INQ
Ville de Québec

Numéro d'offre: 18053

Période d'affichage:Du 06-10-2026 au 20-10-2026

Statut et admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11
Taux horaire: 29.00$à 34.55$
Salaire annuel: 52 960.67$ à 63 096.25$
Numéro de poste: 72351
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
Budget: Fonctionnement
Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.