Agent(e), Recouvrement et facturation | Collections and Billing Agent

Stikeman Elliott LLP; Montreal; Hybrid; CAD 45,000 - 75,000; Full time

Job summary

Une entreprise de premier plan recherche un Agent de Recouvrement et de Facturation pour rejoindre son équipe dynamique à Montréal. Dans ce rôle, vous serez le lien clé entre les clients et les intervenants, contribuant à la résolution de problèmes et à l'optimisation des processus de recouvrement. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement inclusif et stimulant, avec un accès à des avantages sociaux complets, y compris un programme de formation continue et un soutien en matière de bien-être. Si vous êtes passionné par la comptabilité et le service à la clientèle, cette position est faite pour vous.

Benefits

Comptes de dépenses pour le bien-être

Programme de cotisations de REER

Accès à la télémédecine 24/7

Programme de formation continue

Environnement de travail inclusif

Espaces de bureaux bien aménagés

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience dans un environnement de services professionnels.
• Diplôme d’études collégiales ou équivalent requis.

Responsibilities

• Responsable du recouvrement des comptes clients et de la facturation.
• Analyse mensuelle des comptes débiteurs et suivi des paiements.

Skills

Compétences en communication

Gestion du temps

Compétences en rédaction commerciale

Compétences interpersonnelles

Bilinguisme (français et anglais)

Souci du détail

Education

Diplôme d’études collégiales en comptabilité, administration ou finance

Tools

Suite Office

Logiciel CMS

Job description

Agent(e), Recouvrement et facturation | Collections and Billing Agent

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant :
  • des comptes de dépenses pour les frais de mieux-être;
  • un programme de cotisations de REER;
  • l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et
  • un programme de formation continue.
• Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal.
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus et train.

Description de poste : Le/la titulaire du poste sera coresponsable pour le recouvrement des comptes clients et la comptabilisation des opérations de facturation.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la directrice des finances.

Recouvrement : Agent de liaison clé entre les intervenants et les clients dont l’objectif est de contribuer au recouvrement et à la résolution de problèmes.

• Analyse mensuellement les rapports sur les comptes débiteurs, les envoie aux avocats et examine les plans d’action individuels.
• Examine mensuellement les progrès et les risques éventuels du recouvrement avec la directrice des finances et propose des solutions qui conviennent aux profils des clients.
• Fait le suivi avec les clients au sujet du paiement de leurs factures en souffrance et répond à toutes les demandes.
• Remet des rapports aux intervenants sur demande, notamment au sujet du temps, des TEC, des fonds en fidéicommis et de l’encaisse.
• S’occupe de la coordination interne entre les équipes de la facturation électronique, de la facturation et du traitement des paiements, ainsi qu’avec les adjoint(e)s juridiques et les adjoint(e)s à la facturation afin de régler les problèmes de facturation des clients.
• Établit et maintient de solides relations de travail et joue un rôle crucial de facilitateur entre les différents intervenants.
• Produit, interprète et présente des rapports et des analyses.

Facturation : Assurer la suppléance de l'équipe chargée de la facturation et de la facturation électronique ; être coresponsable de l'enregistrement des comptes et des radiations dans le système comptable, des soumissions et des rejets de facturation électronique, ainsi que des réponses aux demandes de renseignements sur la facturation émanant des avocats, des adjoint(e)s juridiques et des clients.

• Capacité à traiter un volume élevé de factures par mois.
• Capacité à exécuter des factures complexes dans les délais impartis.
• Capacité à interagir et à communiquer efficacement avec les avocats, les assistants juridiques, les clients et les fournisseurs de services de facturation électronique.
• Connaître et appliquer les politiques de facturation du cabinet ainsi que les règles relatives à la taxe sur les ventes.
• Rechercher et répondre aux demandes de renseignements concernant les questions et les problèmes de facturation.
• Vérifier l'exactitude des factures et des documents justificatifs, le cas échéant.
• Contribuer à la documentation et à l'amélioration des processus et des procédures.
• Facturation pour le bureau de Montréal.
• Procéder à des radiations conformément à la politique de l'entreprise.
• Ajustements des saisies de temps et des codes de phase/tâche/activité.
• Travailler en étroite collaboration avec l'analyste des taux de facturation en ce qui concerne la liste de contrôle, les catégories de clients (CAT), les téléchargements de taux de facturation et la liste de contrôle des lignes directrices et des taux.
• Préparer et distribuer divers rapports sur demande.

Facturation électronique – pour les bureaux de Montréal, Londres, New York et Sydney :

• Créer de nouveaux formats de factures, au besoin.
• Mettre au point des trousses de factures électroniques avec le portail du fournisseur externe.
• Fournir un soutien en matière de facturation électronique aux employés des bureaux de Montréal, Londres, New York et Sydney, à leurs clients externes et à leurs fournisseurs.
• Ouvrir les dossiers de facturation électronique sur le portail du fournisseur/client sélectionné, au besoin.
• Créer des plans du dossier et établir le lien entre le code d’étape/de tâche pour le fournisseur de facturation électronique.
• Télécharger les budgets, les mises à jour sur l’état d’avancement et les sommes à payer à la demande du client.
• Produire les factures électroniques payables pour les fournisseurs.
• Contribuer à tester les nouveaux rapports, applications et écrans qui s’appliquent à la facturation électronique.
• Produire semestriellement un rapport de comptes clients pour les comptes électroniques et s’assurer que les documents téléchargés sont à jour.

Autre :

• Participer à divers projets financiers, se concentrer sur l'amélioration continue des processus et participer activement à l'amélioration de l'efficacité du service.

Formation et expérience exigées :

• Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent, de préférence en comptabilité, en administration ou en finance.
• Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience pertinente, de préférence dans un environnement de services professionnels.

Qualités requises :

• Habiletés pour la communication, à savoir de solides compétences en rédaction commerciale et la capacité à exprimer efficacement sa pensée.
• Bilingue (français et anglais) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet.
• Capacité à établir des priorités, grand souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Bonne connaissance de la suite Office (niveau intermédiaire dans Excel).
• Connaissance de base du logiciel CMS, un atout.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
• Excellentes habiletés interpersonnelles.
• Solide éthique de travail et désir d’apprendre et d’évoluer.

Remarque : Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.