Agent(e) finance et administration

Fête du Lac des Nations Promutuel Assurance; Sherbrooke; On-site; CAD 52,000 - 62,000; Full time

Job summary

La Fête du Lac des Nations Promutuel Assurance, basé à Sherbrooke, recherche un Agent(e) finance et administration pour soutenir les finances et l’administration pendant le festival et la saison estivale. Poste principalement au bureau, avec présence sur le site durant le festival et télétravail très occasionnel.

Profil recherché: rigueur, organisation, aisance avec les chiffres, et excellente gestion des priorités.

Qualifications

• DEC en administration ou DEP en secrétariat ou DEP en comptabilité ou AEC en adjoint administratif ou bureautique requis.
• Minimum 2 ans d'expérience en milieu événementiel ou organisation à but non lucratif est un atout.
• Maîtrise d'Excel et connaissance de logiciels comptables (Dext et QuickBooks) souhaitées.
• Capacité à gérer les paiements, la facturation et le suivi budgétaire.
• Bonnes aptitudes relationnelles avec fournisseurs, festivaliers et bénévoles.

Responsibilities

• Assurer le suivi des comptes à payer et à recevoir.
• Effectuer la facturation et le suivi des dépenses et revenus.
• Gérer les dossiers clients et fournisseurs et les paiements.
• Suivre les cartes de crédit et terminaux de paiement.
• Contribuer à la préparation des audits et à la documentation financière.
• Maintenir les procédures administratives et financières.

Skills

Rigueur et précision

Organisation

Autonomie

Relation clientèle

Gestion des priorités

Education

DEC en administration / secrétariat ou comptabilité

Tools

Excel

Dext

QuickBooks

Job description

Horaire : 40 h par semaine / Horaire intensif durant l’été

Lieu de travail: Principalement au bureau de la FLN (1152, King Ouest, Sherbrooke). Durant l’été, sur le site du festival. Télétravail très occasionnel.

La Fête du Lac des Nations inc. est à la recherche d’une ou d’un Agent(e) finance et administration pour se joindre à la grande équipe de la FLN!

Tu es rigoureux, organisé et à l’aise avec les chiffres? La facturation, les suivis comptables, la gestion des dossiers clients et fournisseurs t’intéressent? Tu aimes que les choses soient bien structurées et tu as le souci du détail? Le service client n’a pas de secret pour toi?

Tu souhaites travailler dans un environnement stimulant où le rythme varie au fil des saisons et s’intensifie à l’approche du festival? Ce poste est pour toi si tu es une personne :

• À l’aise avec les chiffres, la facturation et les suivis financiers;
• Rigoureuse, organisée et attentive aux détails;
• Qui a une bonne relation avec les différentes clientèles: les fournisseurs, les festivaliers, les bénévoles, les agences, les partenaires et autres;
• Autonome, polyvalente et capable de gérer plusieurs priorités;
• Disponible et confortable avec le rythme particulier du milieu événementiel, notamment durant le festival.

En te joignant à la FLN, tu contribueras concrètement à la gestion administrative et financière de l’un des plus importants festivals de la région!

Depuis 1981, la Fête du Lac des Nations Promutuel Assurance est ancrée dans le cœur des traditions sherbrookoises. Au rendez-vous : une programmation musicale diversifiée sur plusieurs scènes, une multitude d’activités familiales, une sélection de concessions alimentaires locales, une série de spectacles pyromusicaux et un spectacle de drones.

L’organisation se donne pour mission de créer annuellement un événement rassembleur d’envergure au cœur de la ville de Sherbrooke, afin de laisser sa marque dans l’industrie touristique et événementielle du Québec. Sous la supervision de la direction, tes responsabilités principales seront les suivantes:

Finance et comptabilité

• Assurer le suivi des comptes à payer et à recevoir;
• Effectuer différents suivis comptables et assurer le suivi des dépenses et des revenus;
• Effectuer la facturation auprès des partenaires, kiosques, fournisseurs et autres clients;
• Effectuer les paiements aux artistes et autres fournisseurs;
• Effectuer les suivis liés aux cartes de crédit et aux terminaux de paiement;
• Maintenir une bonne connaissance des postes budgétaires et contribuer au suivi budgétaire;
• Collaborer à la préparation des audits et à la documentation financière;
• Participer à la création et à l’amélioration des procédures administratives et financières.

Administration et soutien aux opérations

• Assurer le respect des méthodes et procédures de travail établies;
• Gérer les courriels généraux, les messages d’absence et les communications téléphoniques selon les saisons;
• Assurer le secrétariat, l’accueil au bureau et la prise de messages;
• Effectuer le classement et l’archivage des documents;
• Veiller aux besoins courants du bureau;
• Assurer la mise à jour des listes liées aux subventions et autres programmes discrétionnaires;
• Assurer le suivi des assurances liées à l’événement.

Billetterie et service aux festivaliers

• Être le premier point de contact avec les festivaliers et offrir un service courtois et efficace;
• Répondre aux questions et accompagner les clients dans leurs achats;
• Conseiller les festivaliers afin de leur proposer les forfaits les mieux adaptés à leurs besoins;
• Effectuer les opérations courantes de base de billetterie et développer une bonne connaissance de la plateforme.

Bénévoles et opérations événementielles

• Participer à la préparation du recrutement des bénévoles;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux bénévoles en amont de l’événement;
• Contribuer à la préparation des horaires de montage et de démontage;
• Collaborer avec les différentes équipes afin d’assurer le bon déroulement des opérations.
• DEC en administration ou DEP en secrétariat ou DEP en comptabilité ou AEC en Adjoint administratif ou AEC en bureautique ou toute autre formation ou expérience pertinente pour le poste et les responsabilités;
• Minimum de 2 ans d’expérience (en milieu événementiel ou OBNL, un atout) ;
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office, plus particulièrement Excel;
• Connaissance de logiciels comptables (Dext et Quickbooks) (un atout);
• Connaissance du milieu des festivals, de l’événementiel ou de la gestion de projets (un atout).
• Connaissances en finance et comptabilité ;
• Capacité d’entretenir d’excellentes relations interpersonnelles, de travailler en équipe et de manière autonome et proactive;
• Rigueur, précision et sens de l’organisation;
• Discrétion et sens de la confidentialité;
• Écoute active, analyse de situations, traitement de l’information et résolution de problèmes;
• Capacité à mener plusieurs dossiers en parallèle, à gérer les priorités et à respecter les échéanciers;
• Tolérance au stress et forte capacité d’adaptation dans un milieu événementiel;
• Aptitude à s’ajuster rapidement aux changements et à maintenir une attitude positive dans un environnement en évolution ;
• Assiduité et ponctualité.

LANGUE ET COMMUNICATION

Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.

Aisance en communication orale et écrite en anglais.