Agent·e de soutien opérationnel - Temps partiel

Prélib Inc.; Montreal; On-site; CAD 26,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Vacances 3 semaines

Milieu collaboratif

Culture d’entreprise forte

Flexibilité horaire

Job summary

Prélib Inc. à Montréal recherche un(e) agent·e de soutien opérationnel à temps partiel pour assurer le traitement rigoureux des documents et le soutien à l’équipe client.

Poste polyvalent visant à garantir le bon déroulement des opérations et la sécurité des données patients. Ce rôle s’adresse à une personne rigoureuse, fiable et autonome, capable de gérer un volume de tâches administratives et de communiquer en français, avec un anglais écrit fonctionnel.

Qualifications

• Aucun diplôme précis n’est exigé : c’est ton expérience, ta rigueur et ta fiabilité qui comptent.
• Expérience en soutien administratif, en gestion documentaire ou en service à la clientèle.

Responsibilities

• Gestion documentaire et traitement des fichiers PDF (résultats de laboratoire, requêtes, formulaires, correspondance).
• Vérifier l’exactitude et la lisibilité des documents, repérer pièces manquantes et suivre les cas.
• Fusionner, séparer, numériser et archiver des documents en préservant traçabilité.
• Respecter les règles de confidentialité et de protection des renseignements personnels de santé.
• Gérer les demandes des patient·e·s par courriel, clavardage, téléphone et réseaux sociaux; répondre rapidement et avec bienveillance.
• Rediriger les cas vers les bonnes personnes et suivre jusqu’à clôture.
• Identifier et documenter les problèmes techniques et les communiquer.
• Contribuer à la mise à jour de la base de connaissances (FAQ, macros Zendesk).
• Offrir une expérience chaleureuse et efficace fidèle aux valeurs de Prelib.
• Soutien administratif et tâches connexes: saisie et validation de données, préparation de documents, tenue de registres.
• Repérer les irritants et proposer des améliorations aux processus et outils.

Skills

Français fluide

Anglais écrit

Rigueur

Organisation

Discrétion

Autonomie

Esprit d’équipe

Empathie

Initiative

Techno

Tools

Zendesk

Job description

Agent·e de soutien opérationnel - Temps partiel

• Rémunération: CAD 19 - CAD 22 - toutes les heures

Prelib est une plateforme de santé numérique spécialisée dans le dépistage des ITSS (infections transmissibles sexuellement et par le sang), avec des cliniques à Montréal, sur la Rive-Sud et la Rive-Nord de Montréal, ainsi qu’à Québec et à Sherbrooke. Nous facilitons l’accès aux services de santé sexuelle : prise de rendez-vous en ligne, prescriptions, dépistage autonome discret en clinique, et livraison de traitements (comme la PrEP). Tout est pensé pour être confidentiel, pratique et moderne—sans appels gênants ni rendez-vous inutiles.

Nous utilisons la technologie pour simplifier les soins de santé. Notre plateforme est conçue pour être fluide et efficace, afin de favoriser de meilleurs résultats de santé pour nos utilisateurs. Nous adoptons une approche centrée sur le produit, avec l’obsession de créer des expériences que les gens ont réellement envie d’utiliser.

Qu’est-ce qui rend l’entreprise spéciale ? Nous sommes une startup autofinancée et rentable, en pleine croissance, portée par de vraies personnes. Plus de 60 % de nos patients nous découvrent par référence ou bouche-à-oreille. Pas de raccourcis. Juste un excellent service, et ça se voit. Nous évoluons rapidement—et de façon responsable.

En tant qu’agent·e de soutien opérationnel, tu es au cœur du bon fonctionnement de nos opérations quotidiennes. Tu assures le traitement rigoureux des documents et des dossiers de nos patient·e·s, tu prêtes main-forte à l’équipe de support client, et tu prends en charge une variété de tâches administratives qui permettent à nos cliniques de rouler sans accroc. C’est un rôle polyvalent et concret, où ton souci du détail a un impact direct sur la qualité, la fluidité et la sécurité de l’expérience patient.

Rôle et responsabilités
Gestion documentaire et traitement des fichiers

Trier, classer, renommer et téléverser les fichiers PDF (résultats de laboratoire, requêtes, formulaires, correspondance) dans les bons dossiers et systèmes, selon les conventions établies.

Vérifier l’exactitude et la lisibilité des documents reçus, repérer les pièces manquantes, incomplètes ou mal acheminées, et effectuer les suivis nécessaires auprès des bonnes personnes.

Fusionner, séparer, numériser et archiver des documents, en maintenant l’intégrité et la traçabilité des dossiers.

Respecter en tout temps les règles de confidentialité et de protection des renseignements personnels de santé.

Soutien au service à la clientèle

Gérer les demandes des patient·e·s par courriel, clavardage, téléphone et réseaux sociaux, en garantissant des réponses rapides, précises et bienveillantes.

Rediriger efficacement les cas plus complexes vers les bonnes personnes ou départements, et suivre les dossiers jusqu’à leur clôture.

Identifier et documenter clairement les problèmes techniques rencontrés par les utilisateurs (bugs, dysfonctionnements, etc.) pour les équipes concernées.

Contribuer à maintenir à jour la base de connaissances (FAQ, macros Zendesk), avec un souci du détail et de la cohérence.

Offrir une expérience chaleureuse, rassurante, rapide et efficace, fidèle aux valeurs de Prelib.

Soutien administratif et tâches connexes

Effectuer la saisie et la validation de données, la préparation de documents et la tenue de registres.

Repérer les irritants et les tâches répétitives, et proposer des améliorations aux processus et aux outils.

Accomplir toute autre tâche connexe raisonnablement déterminée par Prelib, selon les besoins opérationnels.

Éducation et expérience

Aucun diplôme précis n’est exigé : c’est ton expérience, ta rigueur et ta fiabilité qui comptent.

Expérience en soutien administratif, en gestion documentaire ou en service à la clientèle.

Compétences

Excellent français à l’oral et à l’écrit, avec un ton humain, clair et professionnel.

Anglais fonctionnel à l’écrit (voir la note ci-dessous).

Rigueur et minutie : tu remarques le détail qui cloche dans un dossier.

Sens de l’organisation et de la méthode : tu gères un volume élevé de documents et de demandes sans perdre le fil.

Discrétion et respect rigoureux de la confidentialité des renseignements de santé.

Capacité à traiter plusieurs tâches simultanément avec calme, rigueur et efficacité.

Aisance avec la technologie (suites bureautiques, outils de gestion de fichiers PDF, plateformes infonuagiques).

Grand sens de l’empathie et esprit d’équipe.

Autonomie, fiabilité et sens de l’initiative : tu es naturellement porté·e à « faire aboutir les choses » dans un environnement en évolution rapide.

Atouts

Diplôme d’études secondaires, professionnelles ou collégiales en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe.

Expérience dans le domaine de la santé.

Connaissance de la suite Zendesk.

Note sur l’exigence linguistique

La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste puisqu'un nombre important des demandes reçues par courriel, clavardage et réseaux sociaux nous sont adressées en anglais et que la personne titulaire du poste doit y répondre directement, sans intermédiaire. Avant de publier cet affichage, Prelib a évalué les moyens raisonnables d’éviter d’imposer cette exigence, notamment la réorganisation des tâches au sein de l’équipe et le recours aux ressources déjà bilingues, et a conclu qu’aucun de ces moyens ne permettait d’assurer le service à cette clientèle.

Lieu de travail et horaire

Tu seras basé·e au bureau administratif de Prelib à Montréal.

Il s’agit d’un poste à temps partiel de 15 à 25 heures par semaine, incluant des quarts de travail une fin de semaine sur deux. Tes heures de travail hebdomadaires peuvent varier en fonction des besoins opérationnels de Prelib ou à la discrétion de ta ou ton gestionnaire. En raison de la nature de nos opérations et de la fluctuation de nos besoins, des ajustements ponctuels à ton horaire pourraient être requis. Dans la mesure du possible, ces changements seront communiqués avec un préavis raisonnable, et Prelib s’efforcera de tenir compte de tes besoins et contraintes personnelles.

Conditions de travail

• Taux horaire de 19$ à 22$
• 3 semaines de vacances pour te reposer
• Milieu de travailcollaboratif, humain et inclusif
• Culture d’entreprise forte, axée sur le respect, l’écoute et la reconnaissance
• Flexibilité organisationnelle et souci réel du bien-être des employé.e.s.

Prelib valorise la diversité et l’inclusion et encourage les personnes issues de groupes sous-représentés à soumettre leur candidature. L’auto-identification est possible, sur une base volontaire, dans la lettre de motivation.