Agent(e) de soutien administratif classe principale | C26-10-93937

C; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Le Cégep du Vieux Montréal recrute un agent(e) de soutien administratif chargé de coordonner les cahiers de notes et les projets spéciaux, en collaboration avec le service de reprographie et le Groupe Coopsco. Vous assurez le respect des droits d’auteur et le suivi des demandes.

Vous assurez le soutien et le service à la clientèle, gérez les livraisons et les suivis, et participez à l’émission des factures des services de reprographie et d’impression 3D.

Qualifications

• Connaître les logiciels de la suite Office et être à l’aise avec un environnement informatique.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps et à prioriser les délais.
• Bonne aptitude à résoudre des problèmes et à transiger avec différents types de clientèle.
• Soin particulier accordé au respect des règles et procédures liées aux droits d’auteur.

Responsibilities

• Planifie et coordonne la production des cahiers de notes et des projets spéciaux, en recueillant les besoins et en veillant à leur réalisation.
• Collabore avec le Groupe Coopsco pour la production et met à jour les répertoires des cahiers actifs et désuets.
• Applique l’entente Copibec et conseille enseignants et communauté sur les droits d’auteur et l’utilisation des œuvres.
• Vérifie et impute les requêtes de reprographie dans les logiciels appropriés.
• Compile et analyse les données liées aux cahiers et produit les statistiques nécessaires au suivi.
• Informe les usagers sur les activités et initie à l’usage des outils de reprographie.
• Assure le soutien et le service à la clientèle et coordonne les urgences de production et les livraisons.
• Transmet les commandes d’approvisionnement et assure le suivi des stocks de papier.
• Effectue l’émission de la facturation des services de reprographie et d’impression 3D et analyse les rapports connexes.
• Gère les accès et met à jour les configurations des photocopieurs pour les utilisateurs.
• Accomplit toute autre tâche connexe.

Skills

Gestion multi-dossiers

Bonne communication

Résolution de problèmes

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Tools

Office Suite (Word, Excel, Outlook)

Job description

Agent(e) de soutien administratif classe principale| C26-10-93938

Direction des communications et des affaires corporatives

NATURE DU TRAVAIL

Sous la responsabilité de la gestionnaire administrative, le rôle principal et habituel de cette classe d’emploi consiste à coordonner un ensemble de travaux administratifs essentiels au fonctionnement du service, notamment ceux ayant trait au traitement des cahiers de notes de cours et des droits d'auteur, de la facturation, de divers suivis selon des méthodes et procédures de natures complexes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Planifie et coordonne la production des cahiers de notes de cours et des projets spéciaux, notamment en recueillant les besoins, en analysant les demandes et en veillant à leur réalisation avec le service de reprographie ;
• Collabore et coordonne les suivis avec le Groupe Coopsco pour la production des cahiers de notes de cours, notamment par la vérification des inventaires et la mise à jour des répertoires de cahiers actifs et désuets ;
• Assure le respect des obligations en matière de droits d'auteur en appliquant l’entente Copibec, en conseillant les enseignants et les membres de la communauté (effectue les recherches nécessaires, saisit les données relatives aux règles sur l’application du droit d’auteur, des reproductions numériques et papiers des œuvres dans le logiciel approprié) ;
• Vérifie, corrige et impute toutes les requêtes de reprographie dans les logiciels appropriés;
• Compile, analyse et met à jour les données relatives aux demandes de cahiers de notes de cours, et produit les statistiques nécessaires au suivi des activités ;
• Informe les usagers sur toute question relevant des champs d’activités de la reprographie et, au besoin, les initie au fonctionnement des outils mis à leur disposition (logiciel de reprographie et autres) ;
• Assure le soutien et le service à la clientèle pour les clients externes, et coordonne le suivi des urgences de production et les livraisons en lien avec leurs requêtes;
• Transmet aux opérateurs les commandes d’approvisionnement de papier en provenance des départements et services et en fait le suivi;
• Effectue la compilation et l’analyse des rapports ainsi que des pièces justificatives nécessaires à la préparation et à l’émission de la facturation des services de reprographie et d’impression 3D ;
• Analyse les problèmes des usagers et fait des démarches pour trouver des solutions;
• Assure la gestion des accès aux photocopieurs ainsi que la mise à jour des configurations requises afin de répondre aux besoins des utilisateurs ;
• Assure la gestion des encaissements, incluant la vérification des sommes perçues, la préparation des dépôts ainsi que le suivi et la répartition des revenus liés aux différents services du Centre d’impression ;
• Assure le service à la clientèle au comptoir de la reprographie en soutien aux opérateurs, notamment en effectuant le travail de finition et la production des impressions couleurpour la clientèle ;
• Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée, ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et posséder au moins 6 (six) années d'expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Connaître les logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.) Les systèmes informatiques sont un important outil de travail, le candidat doit avoir les aptitudes à travailler dans un environnement informatique et doit être à l’aise avec l’usage de différents logiciels;
• Très bonnes capacités à gérer plusieurs dossiers à la fois et à déterminer les priorités dans les délais prescrits;
• Bonne capacité de résolution de problèmes;
• Aisance à transiger avec différents types de clientèle.

TESTS REQUIS

Le Collège se réserve le droit de faire passer un test de français écrit, un test écrit de mise en situation ainsi qu’un test sur le logiciel Word et Excel en lien avec le poste aux personnes candidates.

REMARQUES

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes autochtones à présenter leur candidature.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L’horaire est du lundi au vendredi 8 h et 16 h.

Nom du prédécesseur: Annie Guadagno
Nom de la supérieure immédiate : Annie Guadagno