Agent(e) de soutien administratif, Centre des services adaptés / AccessAbility Assistant

Marianopolis College; Westmount; On-site; CAD 47,000 - 52,000; Full time

Job summary

Marianopolis College à Montréal recherche un Agent(e) de soutien administratif pour le Centre des services adaptés. Vous assurerez l’organisation administrative, la coordination des examens et les services de prise de notes pour les étudiants.

Vous aiderez à gérer les dossiers, les bases de données et le support technique lié à l’informatique. Le poste est à temps plein, horaires de semaine, avec un salaire horaire entre 25,65 $ et 28,68 $.

Qualifications

• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en anglais et en français (tests possibles).
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée ou DES.
• Compétences informatiques et connaissance de la suite Microsoft Office (tests possibles).
• Connaissance de Clara et Omnivox, un atout.

Responsibilities

• Soutenir le personnel du Centre des services adaptés dans leurs communications.
• Surveiller et assurer le soutien administratif pour les accommodements liés aux examens.
• Soutenir le technicien(ne) et le conseiller en services adaptés dans les tâches administratives.
• Organiser le service de prise des notes et soutenir les étudiants ayant des limitations fonctionnelles.
• Participer aux tâches administratives liées à la prestation de services aux étudiants.

Skills

Anglais courant

Français courant

Bonnes compétences en communication

Organisation et multitâche

Education

DEP

DES

Tools

Microsoft Office

Clara

Omnivox

Job description

OFFRE D’EMPLOI

Agent(e) de soutien administratif, Centre des services adaptés

À PROPOS DU COLLÈGE MARIANOPOLIS

Fondé en 1908, Marianopolis est un collège privé de langue anglaise à Montréal spécialisé dans l'enseignement préuniversitaire pour environ 2 000 étudiants. Une porte d'entrée vers les meilleures universités du monde, le Collège se distingue par son bilan inégalé au Québec en matière d'excellence académique, de niveaux d'obtention du diplôme dans les temps prescrits et de taux d'acceptation dans des programmes universitaires compétitifs.

En tant que membres d'une communauté à échelle humaine, les employé(é)s de Marianopolis ont la possibilité d'exceller sur le plan professionnel et de profiter d'avantages sociaux généreux ainsi que d'un environnement de travail stimulant dans un établissement reconnu comme un leader en enseignement supérieur au Québec.

POSTE:

Titre:

Agent(e) de soutien administratif, Centre des services adaptés

Se rapporte à:

Directrice adjointe des études, Réussite étudiante

Classification:

Agent(e) de soutien administratif, class I

Catégorie:

Personnel de soutien

Statut:

Poste régulier, à temps plein

Horaire:

En semaine, 35 heures

(l'horaire de travail variera afin d'assurer la couverture du département)

Taux horaire:

De 25,65 $ à 28,68 $

Date de début :

Dès que possible

NATURE ET PORTÉE

Relevant de la directrice adjointe des études, Réussite étudiante, l’agent de soutien administratif, Centre des services adaptés est la première personne-ressource pour les étudiants et le personnel enseignant au Centre des services adaptés. La personne est responsable de l’organisation et de la supervision des examens au Centre, des services de prise de notes ainsi que d’autres mesures d’accommodement et de soutien pour les étudiants inscrits auprès du Centre.

RESPONSABILITÉS

• Soutenir le personnel du Centre des services adaptés dans leurs communications avec le corps professoral, les étudiants et leurs familles
• Surveiller, coordonner et assurer le soutien administratif pour les accommodements liés aux examens
• Soutenir le/la technicien.ne du Centre des services adaptés concernant l’utilisation d’ordinateurs ou de logiciels par les étudiants
• Soutenir le/la technicien.ne du Centre des services adaptés, le/la conseiller.ère en services adaptés, ainsi que le personnel du Centre dans les tâches administratives liées à la prestation de services aux étudiants (ex. : mise à jour des dossiers et de la base de données au besoin)
• Organiser le service de prise des notes
• Soutenir les étudiants ayant des limitations fonctionnelles majeures dans leurs cours (ex. : agit comme scripteur ou lecteur pour les étudiants)
• Soutenir le service de tutorat par les pairs et d’autres services de soutien académique aux étudiants
• Accomplir d’autres tâches au besoin

QUALITÉS PROFESSIONNELLES

• Excellent sens du service aux personnes et une grande discrétion professionnelle
• Grande capacité d'adaptation dans un environnement de travail dynamique et en constante évolution
• Forte capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Bonnes compétences organisationnelles et en communication
• Attitude positive et capacité à interagir avec divers groupes et personnes
• Capacité démontrée à travailler efficacement en équipe
• Bon jugement et aptitude à gérer les situations de crise

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée ou diplôme d’études secondaires (DES)
• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en anglais et en français (des tests peuvent être requis)
• Compétences informatiques et connaissance de la suite Microsoft Office (des tests peuvent être requis)
• Connaissance de Clara et Omnivox, un atout

CANDIDATURE

Marianopolis encourage les candidatures de personnes qualifiées, y compris les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les peuples autochtones et les personnes handicapées. Si nous pouvons vous proposer des accommodations spécifiques pour rendre le processus de recrutement plus accessible, veuillez-nous en informer et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. Nous apprécions toutes les candidatures, mais nous ne contacterons que les candidats sélectionnés pour participer au processus de recrutement.

EMPLOYMENT OPPORTUNITY

AccessAbility Assistant

ABOUT MARIANOPOLIS COLLEGE

Founded in 1908, Marianopolis is a private English-language college in Montreal specializing in pre-university education for about 2,000 students. A gateway to the world’s top universities, the College’s record of academic excellence, on-time graduation levels and university-acceptance rates into competitive programs is unmatched in Quebec.

As members of a close-knit community, Marianopolis employees have the opportunity to excel professionally and enjoy generous benefits as well as a stimulating environment associated with working at one of the province’s premier post-secondary institutions.

POSITION:

Title:

AccessAbility Assistant

Reporting to:

Associate Dean, Student Success

Classification:

Administrative Support Agent, Class I

Category:

Support Staff

Status:

Regular, full-time position

Working Hours:

Weekdays, 35 hours

(work schedule will vary to ensure the departmental coverage)

Hourly Rate:

$25.65 to $28.68

Start date :

As soon as possible

NATURE AND SCOPE

Under the supervision of the Associate Dean, Student Success, the AccessAbility Assistant is the first contact for students and faculty at the AccessAbility Centre, ensuring the organization of Center’ activities, such as students testing, note-taking services, records, filing, and accommodations while supporting and applying all measures required for students that are or need to be registered with the Center.

RESPONSIBILITIES

• Ensures the administrative tasks required within the Accessibility Center
• Acts as the first contact for Faculty members, students, and their relatives
• Organizes and provides administrative support for testing accommodations, including the scheduling and processing of evaluations
• Ensures the support required for the use and implementation of software for students, as well as any other required equipment
• Ensures an accurate and continuously updated database related to the student records and archiving
• Assists the AccessAbility Technician, the Adapted Services Counsellor, and other Center/department staff in the administrative matters pertaining to services to students
• Assists students with major functional disabilities with their classes (e.g. acts as a scribe or reader for students)
• Organizes the services required for note-taking
• Supports the Peer Tutoring service and other academic student support services
• Fulfills other duties as required

PROFESSIONAL ATTRIBUTES

• People-oriented and able to maintain a high level of confidentiality
• Highly adaptable in a fast-paced, dynamic work environment
• Strong capacity of multitasking and attention to detail
• Good organizational and communication skills
• Positive demeanour and ability to interact with diverse groups of individuals
• Demonstrated ability to work effectively in a team
• Good judgment and crisis management abilities

QUALIFICATIONS

• Diploma of Vocational Studies (DEP) in an appropriate specialty or a High School Diploma (DES)
• Strong verbal and written communication skills in English and French (testing may be required)
• Computer literacy and proficiency with Microsoft Office software (testing may be required)
• Knowledge of Clara and Omnivox is an asset

APPLICATION

Marianopolis encourages applications from qualified individuals, including women, members of visible and ethnic minorities, Indigenous peoples and persons with disabilities. If we can provide a specific accommodation to make the recruitment process more accessible for you, please let us know and we will work with you to meet your needs. While we appreciate all applications, we will only contact candidates who are selected to participate in the recruitment process.