Agent(e) de liaison administratif auxiliaire

Société d'habitation et de développement de Montréal; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 56,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Travail hybride

Accès métro Berri-UQAM

Job summary

La Société d’habitation et de développement de Montréal recherche un candidat dynamique pour assurer un soutien administratif à la direction de la gestion immobilière résidentielle, poste temporaire et syndiqué.

Le titulaire contribuera à la mise en place de systèmes de suivi, générera les rapports et calculera les honoraires liés aux travaux majeurs, dans un cadre hybride facilement accessible par le métro Berri-UQAM, avec une échelle salariale compétitive.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration ou discipline pertinente exigé.
• Minimum de 2 années d’expérience pertinentes dans un poste similaire; expérience dans le secteur municipal est un atout.
• Maîtrise des outils MS Office, particulièrement Excel.

Responsibilities

• Collabore à la mise en place de systèmes de suivi et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes.
• Génère les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements.
• Calcule les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes.
• Assure le tableau prévisionnel des travaux majeurs et l’envoi aux gestionnaires.
• Assure les suivis et la remise des documents conformes aux normes de la SHDM.
• Organise les visites administratives des projets et contribue à la formation des gestionnaires.
• Assure la communication des objectifs de la SHDM et veille au respect des règlements.

Skills

Planification et organisation

Communication efficace

Gestion des données

Education

Diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline pertinente

Tools

Excel

MS Office

Job description

La Société d’habitation et de développement de Montréal est une société paramunicipale à but non lucratif et financièrement autonome. Chef de file en gestion immobilière et en développement immobilier responsable, elle favorise l’amélioration des milieux de vie des Montréalais en contribuant au développement économique et social de la Ville de Montréal par la mise en valeur d’actifs immobiliers de nature résidentielle, institutionnelle, industrielle, commerciale et culturelle sur son territoire.

Elleest à la recherche d’un candidat dynamique et motivéafin de pourvoirde façontemporairele postesyndiquésuivant:

Quel serait votre quotidien ?

L’objectif principal de la fonction est d’assurer et d’effectuer un soutien administratif à l’ensemble de la direction de la gestion immobilière résidentielle.

Dans le cadre de ses activités professionnelles, le titulaire du poste a pour principaux mandats de:

• Collabore à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes de la Direction de la gestion immobilière résidentielle;
• Génère les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements du parc résidentiel géré à l’interne et à l’externe;
• Calcule les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes;
• S’assure que le tableau prévisionnel des travaux majeurs est acheminé aux gestionnaires externes et internes;
• S’assure que les actions nécessaires sont prises au moment opportun pour aviser les gestionnaires externes et internes des travaux à venir;
• Assure les suivis pour la remise de documents auprès des gestionnaires externes et l’application des normes de la SHDM comme prévu à la convention de gérance, soit la remise de la preuve d'assurance et la remise des rapports et des certificats d'inspection d’alarme-incendie annuellement, le rapport trimestriel pour les punaises, le respect des processus d’appel d'offres, la transmission de documents demandés par la SHDM (factures et preuves de paiement) pour le calcul des honoraires pour les travaux majeurs, les remises en état, les travaux et l’entretien des immeubles;
• Recommande les modifications souhaitables à la convention de gérance à son supérieur immédiat;
• Assure les suivis nécessaires relatifs aux associations des propriétés Autonomie+;
• Collecte les données pertinentes pour évaluer la prestation des gestionnaires externes et internes;
• Organise les visites administratives des projets;
• Collabore à l’organisation des séances d’information et de formation avec les gestionnaires externes et internes pour assurer l’uniformisation et la standardisation des pratiques;
• Assure la bonne communication des objectifs de la SHDM aux gestionnaires externes;
• Voit à l’application et au respect des politiques, des procédures et des règlements de la SHDM;
• Identifie et acheminer toute problématique à son supérieur;
• Effectue toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur.

Correspondez-vous au profil recherché ?

• Détient un diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline pertinente;
• Possède un minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire. Toute expérience dans le domaine municipal constitue un atout;
• Maîtrise les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel;

Possède une excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, possède des connaissances de l’anglais (un atout), a une grande capacité d’adaptation aux différentes clientèles et souci aigu du service auprès de la clientèle, a d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles; fait preuve de discrétion et confidentialité ainsi que de rigueur et d’intégrité, démontre une excellente capacité de synthèse et d’analyse, a une bonne tolérance au stress et un sens de l’organisation ainsi qu’une bonne gestion des priorités.

Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera?

L’échelle salariale pour le poste se situe entre55 784$ et 67597$.

Des Conditions D’emploi Des Plus Concurrentielles Sont Offertes, Dans Une Entreprise à Taille Humaine Qui Contribue à Répondre Aux Enjeux De L’immobilier Abordable

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine;
• Facilement accessible en métro: Station Berri UQAM