AGENT ADMINISTRATIF CL.3-ADMINISTRATIVE AGENT CL.3

Centre de santé Tulattavik de l'Ungava; Kuujjuaq (Land); On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Centre de santé Tulattavik de l'Ungava recrute un(e) agent(e) d’archives médicales en poste permanent temps plein. Vous répondrez aux appels et gérerez les dossiers patients, tout en assurant le classement, l’ouverture et le suivi des documents via Clinibase.

Le candidat doit être diplômé, expérimenté en archives médicales et bilingue FR/EN; connaissance de l’Inuktitut est un atout et des déplacements dans les communautés de Ungava Bay peuvent être requis.

Qualifications

• Diplôme sec. V ou équivalent requis.
• Expérience en archives médicales recommandée.
• Bilinguisme FR/EN (écrit et parlé) requis.
• Connaissance de l’Inuktitut est un atout.
• Maîtrise Clinibase, Sic+, Rendez‑vous et Excel.

Responsibilities

• Répondre aux appels, télécopies et courriels internes et communautaires.
• Envoyer par courriel les documents dans les communautés.
• Remplacer les agents administratifs durant les pauses et repos.
• Gérer le classement et l’index des dossiers des patients.
• Mettre à jour l’index des patients et organiser les dossiers.
• Ouvrir et suivre les dossiers; assurer les admissions via Clinibase.
• Préparer les dossiers pour les rendez‑vous suivants et commander les fournitures.
• Effectuer d’autres tâches administratives selon les directives du supérieur.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Autonomie

Discrétion

Education

Diplôme sec. V

Tools

Clinibase

Sic+

Rendez‑vous

Excel

Job description

Centre de santé Tulattavik de l'Ungava | TEMPS COMPLET - PERMANENT FULL TIME

• Numéro de l'affichage/Posting number 2026-201
• Numéro du poste/Position number 10000000834
• Département/Department ARCHIVES-ARCHIVES
• Industry Santé
• Priorité à l'interne/Internal priority 2026-10-04 au | to 2026-10-18
• State/Province Québec

Fonctions Spécifiques/Specific functions

• Répondre aux appels/télécopie/courriel internes et des villages;
• Envoyer par courriel les divers documents dans les communautés;
• Remplacer les autres agents administratifs durant leur pauses repas et repos;
• Placer en ordre les dossiers des patients;
• Mettre en ordre/Tri/Classement des feuilles volantes;
• Recherche de dossiers et autres documents;
• Répondre aux demandes de dossiers émanant des services;
• Procéder à l’ouverture de dossiers;
• Validation des admissions/observations via le logiciel Clinibase;
• Préparer les dossiers pour les rendez-vous du lendemain;
• Commander les fournitures de bureau nécessaires;
• Mettre l’index patient à jour;
• Maintenance des dossiers de patient de longue durée;
• Créer les nouveaux volumes;
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat
• Answer phone calls / fax / internal email and email from villages;
• Email the various documents in the communities;
• Replace other administrative agent during their meal breaks and rest periods;
• Put in order the patient files;
• To put in order / sort / filling of loose sheets;
• Research of files and other documents;
• Respond to request file from the services;
• Proceed to open files;
• Validation of admissions / comments via Clinibase software;
• Prepare files for the appointment the next day;
• Order the necessary office supplies;
• Put the index patient up to date;
• Maintenance of long-term patient files;
• Create new volumes;
• Performs other related duties as requested by the supervisor.

Exigences spécifiques/Specific Requirements

• Doit détenir un diplôme de niveau sec. V ou tout autre diplôme pertinent;
• Avoir de l’expérience de travail pertinente dans un service d’archives médicales;
• Bilinguisme essentiel français/anglais (parlé et écrit);
• Connaissance de l’Inuktitut est un atout;
• Doit être familier les logiciels suivants : Clinibase, Sic+, Rendez-vous, Excel;
• Grand sens des responsabilités, autonomie, discrétion et assiduité;
• Être disponible à voyager dans les autres communautés de la baie d’Ungava.
• Have a diploma, sec. V level, or any other relevant school diploma;
• Have relevant experience in medical archives service;
• Be bilingual French/English (written and spoken);
• Knowledge of Inuktitut is an asset;
• Practical knowledge of computer software such as Clinibase, Sic+, Rendez-vous, Excel;
• Great sense of responsibility, autonomy, ensure confidentiality and presence at work;
• Must be available to travel in other community of Ungava Bay.

Note 1 : Tous les postes peuvent être sujets à un processus de sélection, incluant tests et entrevue(s).

Note 2 : Les candidat(e)s bénéficiaires de la Convention de la Baie James et du Nord québécois recevront la priorité à compétences égales.

Note 3: Toute personne recrutée au Québec à plus de 50 kilomètres de la localité où elle est appelée à exercer ses fonctions aura droit aux sorties annuelles et au logement fourni selon son statut. Logement à partager ou transit si requis. Les primes nordiques s'appliquent uniquement lorsque le port d'attache est dans un des villages nordiques, les montants de primes nordiques indiqués sont "sans dépendant".

Note 1 : All positions may be subject to a selection process, including tests and interviews.

Note 2 : Candidates who are beneficiaries of the James Bay and Northern Quebec Agreement will be given priority when qualifications are equal.

Note 3: Any person recruited in Quebec more than 50 kilometres from the locality in which she is called upon to perform her duties, will be granted annual trips and lodging unit as per status. Shared lodging or transit if necessary. Nordic premiums apply only when the home port is in one of the northern villages; the amounts of Nordic premiums indicated are "without dependents".