Administrative Coordinator - Bilingual

Royal College of Physicians and Surgeons of Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 51,000 - 64,000; Full time

Job summary

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is seeking an Administrative Coordinator - Bilingual in Ottawa. This role involves providing administrative support, coordinating committee processes, and maintaining organizational records. Ideal candidates should hold a college diploma, have relevant experience, and possess excellent organizational and communication skills.

Benefits

Hybrid work environment

Support for applicants with disabilities

Qualifications

• Experience supporting managers and teams (1-3 years).
• Experience with CAM or similar databases.
• Ability to meet deadlines in a high-volume environment.

Responsibilities

• Coordinate appointment and orientation process for committee members.
• Provide exceptional administrative support to the manager.
• Prepare draft correspondence and respond to inquiries.

Skills

Coordination

Organization

Time Management

Data Verification

Communication

Bilingualism

Education

College diploma

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

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Exam Board Appointments Coordinator / Administrative Coordinator

TMCE Exam Production

Permanent

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Manager, Exams production, the Exam Board Appointment Coordinator is responsible for coordination of the appointment and orientation process for all committee members within assigned unit. You will provide exceptional administrative support to the manager and committee administrators. You will be instrumental in supporting the coordination of meetings and web conferences; ordering team supplies and scheduling team meetings.

You will also monitor and respond to inquiries; prepare draft correspondence and respond to general email inbox; maintain unit records and trackers and assist the manager with the preparation of reports.

A large portion of this role will be working with updating data in the CAM program. This will include but is not limited to, assigning people to roles, ending mandates, modifying role attributes and numbers as well as creating and removing roles from committee structures. This role will require you to be able to track and monitor various projects and be able to negotiate priorities when required.

Does this sound like you?

• College diploma or direct on-the-job experience,
• One to three years' experience supporting managers and teams,
• Experience working with CAM or other similar databases,
• Excellent coordination, organizational and time management skills,
• Data Verification experience,
• Prior knowledge of working with survey application is an asset,
• An ability to meet deadlines in a high-volume environment,
• An aptitude to proactively seek additional information when needed,
• The capacity to establish good working relationships and communicate in a professional manner,
• Proven talent to compose correspondence, emails including strong attention to detail, high level of accuracy and proofreading aptitudes,
• Sound discretion and judgement coupled with tact and diplomacy, and
• Intermediate computer skills in MS Office suite, Outlook and database applications.
• Bilingualism is a requirement
  
  

How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by June 20, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [e-mail]

Annual Salary

Band 4 - Salary ranges from $51,106.00 to $63,933.00

___________

Coordonnateur ou coordonnatrice des nominations au comité d’examen / Coordonnateur administratif

Production des examens du Centre d’évaluation McLaughlin

Poste permanent

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patientes et patients, les médecins en formation, ainsi que toute la communauté des soins de santé pour jouer un rôle de chef de file en matière de formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.

Relevant de la gestionnaire, Production des examens, vous serez responsable de la coordination du processus de nomination et d’orientation des membres du comité au sein de l’unité qui leur est assignée. Vous fournirez un soutien administratif exceptionnel à la gestionnaire et aux responsables de l’administration de comité. Vous contribuerez à la coordination des réunions et des cyberconférences, vous commanderez des fournitures et vous planifierez des réunions d’équipe.

Vous traiterez les demandes, vous rédigerez des ébauches de correspondance et répondrez aux courriels généraux; vous assurerez la tenue des dossiers de l’unité; et vous aiderez la gestionnaire à préparer des rapports. Une grande partie de votre rôle sera liée à la mise à jour des données dans le programme CAM. Cela comprendra, sans toutefois s’y limiter, l’attribution de rôles aux personnes, la fin de mandats, la modification des attributs et des nombres de rôles, ainsi que la création et la suppression de rôles dans les structures des comités. Vous devrez être en mesure de suivre et de surveiller divers projets et de négocier les priorités au besoin.

Ce profil vous correspond?

• Diplôme collégial ou expérience pratique directe.
• De un à trois ans d’expérience du soutien à des gestionnaires et des équipes.
• Expérience de l’utilisation de CAM ou d’autres bases de données
• Sens aigu de la coordination, de l’organisation et de la gestion du temps.
• Expérience de la vérification de données.
• Connaissance préalable de l’utilisation d’une application de sondage (un atout).
• Capacité à respecter des délais dans un environnement où le rythme des activités est soutenu.
• Aptitude à rechercher activement des renseignements supplémentaires, au besoin.
• Capacité d’établir de bonnes relations de travail et de communiquer de manière professionnelle.
• Talent reconnu en rédaction de correspondance et de courriels, grande minutie, souci de l’exactitude et aptitude pour la relecture.
• Grande discrétion, jugement sûr, tact et doigté.
• Connaissance intermédiaire des logiciels Microsoft Office, dont Outlook, et des bases de données.
• Le bilinguisme est requis.
  
  

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales, d’ici le 20 juin 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse [e-mail].

Salaire annuel

Échelon 4 – Salaire de 51 106 $ à 63 933 $

Seniority level

• Seniority level

  Entry level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Administrative

• Industries

  Hospitals and Health Care

Referrals increase your chances of interviewing at Royal College of Physicians and Surgeons of Canada by 2x

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Gatineau, Quebec, Canada CA$26.47-CA$34.31 1 day ago

Team Assistant, Casual, Eastern Champlain South: Cornwall, Winchester, Hawkesbury

Executive Assistant & Office Coordinator

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