Administrative Assistant, Medicine / Assistant Administratif, Mdecine

World Anti-Doping Agency; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une agence internationale à Montréal recherche un assistant administratif pour soutenir l'équipe médicale. Vous serez responsable de la gestion documentaire, de la coordination des voyages et de la préparation de présentations. Un environnement dynamique et des valeurs d'intégrité et d'excellence sont au cœur de cette mission.

Benefits

Avantages sociaux compétitifs

Qualifications

• Plus de cinq ans d'expérience en tant qu'assistant administratif.
• Excellentes compétences orales et écrites en anglais et français.

Responsibilities

• Organiser et gérer les documents de l'équipe médicale sur SharePoint.
• Coordonner la révision et la mise à jour des autorisations d'usage.
• Gérer les autorisations de voyage et les notes de frais.

Skills

Gestion de bureau

Compétences organisationnelles

Communication

Résolution de problèmes

Travail d'équipe

Tools

MS Office

SharePoint

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Voir la version française, la suite de la version en anglais.

Assistant administratif, Médecine

Groupe : Science et médecine

Supérieur : Assistante exécutive, Science et médecine

Lieu : Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu'agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l'AMA est de développer, d'harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'éducation ; le renseignement et les enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

L'assistant administratif, médecine, fournira un soutien administratif et logistique aux membres de l'équipe médicale. L'assistant pourra également, de temps à autre, soutenir les résultats et les objectifs d'autres membres du département de science et médecine, selon les besoins.

• Organiser et gérer les documents de l'équipe médicale sur SharePoint ;
• Contribuer à la préparation, à la mise en forme et à l'envoi de la correspondance, des documents, des dossiers d'information, des accords et des paiements du département ;
• Coordonner la révision et la mise à jour des autorisations d'usage à des fins thérapeutiques (AUT), des lignes directrices à l'intention des médecins (TPG) et des listes de contrôle AUT, ce qui inclut le formatage et la collaboration avec l'équipe chargée de la communication ;
• Gérer les autorisations de voyage, les notes de frais, les rapprochements, les bons de commande et le traitement des paiements ;
• Préparer le calendrier annuel des activités et des réunions de l'équipe médicale ;
• Assister dans les tâches administratives liées aux cas d'AUT ;
• Réviser ou préparer des présentations PowerPoint selon les besoins ;
• Gérer la boîte de réception médicale et coordonner les réponses appropriées ;
• Assurer le suivi des abonnements et des renouvellements si nécessaire ;
• Organiser et coordonner les réunions et téléconférences du groupe consultatif d'experts en matière d'AUT et d'autres groupes de travail médicaux ;
• Aider le responsable des manifestations de l'AMA et/ou les hôtes locaux à organiser le symposium sur l'AUT.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Plus de cinq ans d'expérience en tant qu'assistant administratif, démontrant des compétences en gestion de bureau et en fonctions de soutien ;
• Des compétences organisationnelles exceptionnelles avec un grand souci du détail ;
• Capacité à hiérarchiser efficacement les tâches dans des environnements en évolution rapide ;
• Motivé et doté d'un grand sens de l'initiative et de capacités de résolution des problèmes ;
• Esprit d'équipe et de collaboration, avec d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication ;
• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; d'autres langues sont un atout ;
• Expérience dans la préparation des notes de frais, la coordination de voyages, l'organisation de réunions, la mise à jour de bases de données et d'autres tâches administratives connexes ;
• Maitrise de MS Office (SharePoint considéré comme un atout), Outlook, Word avancé, Excel avancé et PowerPoint avancé ;
• Il est parfois nécessaire de travailler en dehors des heures normales ;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (ex. travail d'équipe, esprit d'équipe et amour du sport) ;
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : intégrité, ouverture et excellence ;
• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.

Vision : La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participer à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission : La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous : Le bureau principal de l'AMA est situé à Montréal, Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud ; Lausanne, Suisse ; Montevideo, Uruguay ; Tokyo, Japon, et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés actuels et futurs qui, en tant qu'équipe mondiale, s'efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications uniquement pour alléger le texte et désigne tous les genres. L'AMA croit en la réussite d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront considérés de manière équitable. L'AMA remercie tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour ce poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.