Administrateur(-trice) de programme

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 46,000 - 56,000; Full time

Job summary

McGill University recrute un(e) agent administratif(ve) pour soutenir le programme MBA pour cadres: admissions, affaires étudiantes, planification des modules et finances. Démontrer une connaissance approfondie des politiques et procédures et savoir établir les priorités face à des échéances multiples.

Le poste requiert une excellente maîtrise du français et de l’anglais, une expérience en gestion de projets universitaires et la capacité de travailler avec des partenaires internes et externes,

Qualifications

• Organisation et rigueur dans la gestion de projets complexes.
• Bonnes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
• Excellentes compétences communicationnelles, écrites et orales.
• Sens du service et orientation participant.
• Capacité à travailler en équipe et individuellement.

Responsibilities

• Coordonner la logistique des modules: matériel pédagogique, communications avec le corps professoral, évaluations et activités hors campus.
• Assurer la liaison avec les directeurs de module et les soutenir lors de la planification et de la prestation.
• Gérer paiements et factures du personnel enseignant et des fournisseurs via HEC Montréal et McGill; préparer et soumettre les notes de frais.
• Participer à l’accueil, remise des diplômes et événements; planifier calendriers et logistique sur place.
• Coordonner la réservation des locaux, traiteur, salles et équipement audiovisuel et informatique.
• Gérer les communications: infolettres et courriels destinés aux commanditaires et familles.
• Coopérer pour l’évaluation des modules et respecter les échéances académiques et administratives.
• Coordonner l’admission McGill-HEC Montréal: vérification des candidatures et dossiers étudiants.
• Soutenir la planification logistique des modules au Canada et à l’étranger.
• Servir de personne-ressource pour les modules offerts le week-end afin d’assurer la continuité du programme.
• Mettre à jour le répertoire des ressources dans myCourses et veiller à l’uniformité des politiques McGill et HEC Montréal.
• Collaborer avec l’équipe et former le personnel selon les besoins.

Tools

SharePoint

Limesurvey

NodeXL

Excel

PowerPoint

Job description

Sommaire Du Poste

Sous la supervision de la directrice du programme de MBA pour cadres, la personne retenue fournira un soutien administratif et logistique dans les domaines clés suivants : admissions, affaires étudiantes, planification des modules et finances. Elle devra posséder une excellente connaissance des politiques et procédures complexes du programme, ainsi qu’une capacité à établir les priorités et à gérer de multiples échéances.

Principales Responsabilités

• Coordonner toute la logistique des modules, notamment la gestion du matériel pédagogique, les communications avec le corps professoral, les évaluations et la prestation des activités à l’extérieur du campus.


• Assurer la liaison avec les directeurs et directrices de module afin de les informer et de les soutenir tout au long de la planification et de la prestation de leurs modules et séances.


• Traiter les paiements et les factures du personnel enseignant et des fournisseurs au moyen des systèmes de HEC Montréal et de l’Université McGill. Préparer et soumettre les notes de frais.


• Participer à l’accueil, à la remise des diplômes, aux événements spéciaux et aux activités de fin de programme, notamment en planifiant les calendriers, en préparant le matériel, en coordonnant les communications et en supervisant la logistique sur place.


• Coordonner la réservation des locaux et l’organisation des événements, y compris les services de traiteur, la préparation des salles ainsi que l’équipement audiovisuel et informatique.


• Coordonner les communications, notamment les infolettres hebdomadaires ainsi que les courriels destinés aux commanditaires et aux familles.


• Coordonner le processus d’évaluation de l’ensemble des modules, y compris celui du travail final pour toutes les cohortes, en veillant au respect des échéances universitaires et administratives.


• Coordonner le processus d’admission entre l’Université McGill et HEC Montréal, notamment la vérification des données de candidature, la création des dossiers étudiants et le respect des procédures d’admission des universités.


• Soutenir la planification logistique des modules offerts au Canada et à l’étranger.


• Agir à titre de personne-ressource pour certains modules offerts la fin de semaine afin d’assurer la continuité de la qualité du programme et le soutien aux personnes participantes.


• Mettre à jour régulièrement le répertoire des articles, des études de cas et des ouvrages requis pour chaque cours ou module dans myCourses.


• Veiller à l’application uniforme des politiques et procédures de l’Université McGill et de HEC Montréal.


• Collaborer avec les membres de l’équipe multidisciplinaire et offrir du soutien ou de la formation au personnel, au besoin.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Sens exceptionnel de l'organisation; aptitude manifeste pour l’analyse, la résolution de problèmes et la prise de décision. Orientation participant et service, et capacité à gérer les situations délicates avec discrétion et compassion. Excellente aptitude à communiquer (de vive voix et par écrit). Connaissance des fonctions de la Faculté de gestion Desautels, ainsi que des politiques et des procédures relatives aux finances, tant de McGill que de HEC, un atout. Capacité de clarifier les ambiguïtés et de respecter les échéances serrées avec une supervision limitée. Grand souci du détail. Capacité à bien travailler seul et en équipe. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement MS Office en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs et de bases de données. Connaissance de SharePoint, Limesurvey, et Node XL, un atout. Langues : Maîtrise du français et de l’anglais, parlés et écrits. L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Un troisième langue (p. ex., l’espagnol) constitue un atout.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Director EMBA

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-10-18

Date Limite Pour Postuler

2026-10-05

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].