Representant(e) de service

McGill University; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Travail hybride

Job summary

McGill University à Montréal recrute un(e) agent(e) administratif(ve) pour les admissions et les inscriptions. Vous fournirez des renseignements sur les programmes, les politiques et les procédures, et traiterez les demandes d’admission, les inscriptions et les paiements.

Vous maintiendrez les dossiers, expliquerez l’utilisation des systèmes d’inscription et des comptes étudiants, et assurerez le suivi des relevés de notes et des attestations.

Qualifications

• DEP - Systèmes de bureautique, 3 ans d’expérience pertinente ou DEP - Études de secrétariat.
• Maîtrise du français et de l’anglais, écrit et oral.
• Bonne organisation et capacité à travailler sous pression.

Responsibilities

• Fournir de l’information générale et détaillée sur les programmes et les politiques.
• Traiter les admissions, les inscriptions et les paiements des frais.
• Tenir et mettre à jour les dossiers et vérifier l’information.
• Expliquer et démontrer l’utilisation des systèmes d’inscription et des comptes étudiants.
• Présenter les activités de l’unité et assurer le suivi.
• Gérer les relevés de notes et les lettres d’attestation.

Skills

Service à la clientèle

Bureautique

Anglais courant

Français courant

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Tools

Banner SIS

Job description

Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches ayant trait aux admissions et aux inscriptions. Fournir des renseignements et des explications en matière de programmes, de politiques et de procédures. Traiter les demandes d’admission, les inscriptions, les demandes de relevés de notes et les paiements des frais de scolarité. Tenir à jour les dossiers et les registres et résoudre des problèmes connexes.

Principales Responsabilités

• Fournir de l’information générale et détaillée au sujet des programmes et des politiques de l’Université. Renseigner les autres sur les procédures d’admission, d’inscription et de gestion des comptes étudiants. Assurer la distribution de la documentation, des lettres, des formulaires et des demandes.
• Traiter les documents liés aux admissions, aux inscriptions et aux tests de classement. Évaluer l’admissibilité selon les lignes directrices établies. Préparer des lettres de remerciement et de décision.
• Tenir et mettre à jour des dossiers et des fichiers. Trier, coder, saisir et vérifier l’information. S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité de l’information. Examiner les écarts et en faire le suivi. Consulter les documents ou les personnes-ressources appropriés en vue d’obtenir et de donner des renseignements. Résoudre des problèmes. Soumettre les problèmes complexes aux personnes-ressources.
• Expliquer et montrer l’utilisation des systèmes informatisés comme le système d’inscription automatisé et le système des comptes étudiants. Apporter son aide pour remplir différents formulaires.
• Présenter aux autres les activités de l’unité. Effectuer un suivi, au besoin.
• Traiter les questions relatives au paiement des frais des comptes étudiants et assurer un suivi. Traiter les demandes de relevés de notes et de lettres d’attestation. Produire des cartes d’identité et des cartes santé.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Approche axée sur la clientèle et le service. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement PC au moyen de logiciels de traitement de textes, de tableurs, de bases de données, du courrier électronique et d’Internet. Connaissance du système Banner SIS. Sens de l’organisation certain et capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer les priorités, de respecter des échéances et de résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Souci du détail. Aptitude reconnue à communiquer clairement et à bien comprendre l’information reçue. Français et anglais parlés, écrits et lus. Aptitude éprouvée à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux. Capacité manifeste de rédiger la correspondance et de corriger des documents en utilisant les règles d’orthographe, de grammaire, de ponctuation et de mise en forme appropriées. Capacité éprouvée de travailler seul et en équipe. Aptitude reconnue à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes. Sens de l’organisation hors pair; capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer des priorités et de travailler sous pression afin de respecter de nombreuses échéances dans un environnement dynamique. Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels. Connaissance du français et de l’anglais. L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais.

• La Gestion de l’effectif étudiant propose actuellement des possibilités de travail à distance hybrides.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Systèmes de bureautique 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Superviseur(e) l'amélioration des services

Date Limite Pour Postuler

2026-10-02

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].