Administrateur(-trice) de programme

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux concurrentiels (sant

Régime de retraite à cotisations défin

RÉER et CELI

Vacances compétitives

Jours de télétravail

Congés payés pendant les fêtes

Job summary

McGill University est à la recherche d’un administrateur de programme pour soutenir le MBA, notamment l’orientation des étudiants, l’élaboration des horaires et la planification des activités liées aux cours.

Sous la supervision de la directrice associée, Admissions et recrutement, vous contribuerez à la coordination des cours, à la gestion des docs et au suivi administratif, tout en soutenant les initiatives d’admission et le perfectionnement du programme.

Qualifications

• Expérience en administration universitaire ou académique.
• Connaissance des processus d’admission et de gestion des programmes.
• Maîtrise des outils de gestion et de communication.

Responsibilities

• Préparer les guides d’orientation et le Camp de base.
• Coordonner l’horaire des cours et communiquer avec les infrastructures.
• Mettre à jour les calendriers et les dates importantes.
• Soutenir l’administration des cours et les évaluations.
• Gérer les inscriptions et répondre aux questions par courriel.
• Produire l’infolettre et préparer les documents du MBA.

Skills

Soutien administratif

Planification et organisation

Bilingue anglais-français

Communication écrite et orale

Education

DEC III

Tools

Slate

myCourses

Banner

Minerva

MS Office

Job description

Résumé du poste

Sous la supervision de la directrice associée, Admissions et recrutement, l’administrateur ou l’administratrice de programme assure le soutien administratif du MBA, principalement l’orientation des étudiants et étudiantes, l’élaboration des horaires, la planification des activités liées aux cours et les communications.

Principales responsabilités

• Soutenir les nouveaux étudiants et étudiantes en préparant le matériel et les guides d’orientation, ainsi qu’en planifiant le Camp de base.
• Coordonner l’horaire des cours du MBA en assurant la liaison avec l’équipe des infrastructures pour lui communiquer les contraintes et passer en revue les horaires préliminaires avec le directeur.
• Mettre à jour les horaires et les dates importantes ainsi que le calendrier électronique du MBA.
• Coordonner l’administration des cours obligatoires du MBA, notamment les contrats du corps professoral, les évaluations de cours, la préparation des manuels et recueils de textes, ainsi que la soumission et le suivi des demandes auprès des Ressources humaines de la Faculté pour les postes occasionnels de soutien à l’enseignement.
• Soutenir le directeur en effectuant le suivi du coût des activités d’enseignement ainsi que des demandes de financement soumises par les étudiants et étudiantes, en fonction du budget annuel alloué.
• Participer à l’organisation du concours d’étude de cas de la Faculté de gestion Desautels, notamment en recrutant les juges (avec l’appui de l’équipe de l’avancement universitaire), en réservant les locaux, en créant la page myCourses, en préparant le cas, en élaborant l’horaire avec la personne responsable et en assurant le suivi des inscriptions étudiantes.
• Au besoin, soutenir l’équipe des admissions, rédiger les procès-verbaux des réunions du comité de recrutement des programmes de maîtrise et prendre part aux activités de recrutement virtuelles.
• Rencontrer les étudiants et étudiantes individuellement pour les renseigner sur les parcours d’études, les changements de programme, les cours au choix, les stages et les travaux pratiques, et répondre à leurs questions par courriel.
• Recevoir les demandes d’études indépendantes et procéder à l’inscription des étudiants et étudiantes. À l’aide des modèles existants, préparer et soumettre les contrats des superviseurs et superviseures.
• Produire l’infolettre du MBA en recueillant le contenu auprès de l’équipe-conseil et des accompagnateurs et accompagnatrices en gestion de carrière, en assurant la mise en page de l’information, en sélectionnant les photos appropriées et en veillant au renouvellement et au paiement annuels des licences Envoke.

Autres compétences ou aptitudes recherchées

Sens de l’initiative et expérience des affaires étudiantes et des processus d’admission. Esprit d’équipe, grand sens de l’engagement et dévouement à collaborer avec les membres de l’équipe et d’autres parties prenantes. Solides compétences organisationnelles, excellentes aptitudes en communication et grand souci du détail. Capacité à fixer des priorités et à gérer de multiples priorités en même temps. Connaissance de Slate et de myCourses, des atouts certains. Possibilité de décaler les horaires de travail à l’occasion pour s’adapter à l’horaire hors campus. Capacité manifeste à utiliser la suite Microsoft Office (Word, Excel, Teams) et aisance avec Banner et Minerva. Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Associate Director - Admissions & Recruitment

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-10-11

Date Limite Pour Postuler

2026-09-25

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].