Administrateur(trice) de base

DICI Industries; Vancouver; On-site; CAD 40,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Voyages employés sur le réseau Air Can

Régime de retraite collectif (REER)

Assurance maladie et dentale

Job summary

Jazz Aviation LP est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir les opérations aériennes et la gestion des services en vol. Vous assurerez le suivi des rapports, lettres et documents administratifs, tout en coordonnant les communications entre les pilotes, le personnel et les gestionnaires.

Le poste exige meticulousie, sens de l’organisation et excellentes compétences en communication, en anglais comme en français, afin d’assurer un service efficace à travers le pays.

Qualifications

• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et compétences organisationnelles.
• Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les échéances.
• Compétences interpersonnelles exemplaires et rigueur au travail.
• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral, avec communication claire envers des clients internes et externes anglophones.

Responsibilities

• Tenir à jour les rapports et mettre à jour les pilotes et le personnel de cabine.
• Examen et attribution des lettres du programme PABSB en collaboration avec les responsables.
• Gestion et distribution des lettres de probation et du matériel d'uniforme.
• Agir comme liaison entre les pilotes et l'entreprise pour les casques et bagages.
• Coordonner le retour des biens de l'entreprise lors des départs.
• Documentation et suivi des laissez-passer de sécurité et des accès.
• Veiller à l'approvisionnement et au rangement des salles d'équipage.
• Codage et transmission des factures et dépenses du département jusqu'à 1 000 $.
• Transmettre les dossiers de formation et les examens médicaux au service concerné.

Skills

Résolution de problèmes

Organisation

Communication écrite et orale

Langue anglaise (parlé/écrit)

Education

Diplôme d'études secondaires ou équivalent

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)

Job description

Objectif du poste

Fournir et coordonner le soutien aux Opérations aériennes, à la Gestion des services en vol et aux équipages de façon continue.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et du personnel de cabine et fournir des mises à jour aux pilotes en chef/adjoints de base, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires des services en vol.
• Examiner les lettres du programme PABSB (Programme d'aide à la bonne santé et au bien-être), rencontrer le pilote en chef, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires des services en vol pour attribuer les lettres.
• Tenir à jour la base de données de probation des pilotes et du personnel de cabine et coordonner la distribution des lettres de probation.
• Entretenir, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, ailes, gilet de sécurité, etc.).
• Agir comme agent de liaison entre le(s) pilote(s)/agent(s) de bord et l'entreprise concernant la réparation des casques d'écoute et des bagages.
• Coordonner avec les pilotes sur le départ pour s'assurer que tous les biens de l'entreprise sont retournés.
• Coordonner et autoriser la documentation des laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et bien rangées.
• Responsable de la commande des fournitures pour le département.
• Entretenir le matériel de bureau.
• Responsable du codage, de la signature et de la transmission de toutes les factures et dépenses du département aux Comptes payables (jusqu'à 1 000 $).
• Agir comme agent de liaison entre les Comptes payables et le pilote pour les préoccupations relatives à etrip / et le suivi.
• Responsable du codage et de la transmission au destinataire approprié des factures et dépenses supérieures à 1 000 $.
• Coordonner, suivre et distribuer les laissez-passer de stationnement et les clés d'accès.
• Agir comme personne-ressource pour toutes les demandes des pilotes/agents de bord et assurer un suivi prompt et précis par courriel, téléphone ou en personne.
• Transmettre les dossiers de formation, les examens médicaux et les passeports au service des dossiers d'équipage.
• Assurer le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
• Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une attention prioritaire à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients.
• Exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications requises

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et compétences organisationnelles.
• Capacité à bien travailler sous pression, à respecter les échéances et à travailler avec un minimum de supervision.
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et des compétences interpersonnelles exemplaires.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Maîtrise de la langue anglaise, à l'écrit comme à l'oral (doit être capable de communiquer avec des clients internes et externes anglophones à travers le pays).

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence pour les bases situées dans la province de Québec.

Qualifications privilégiées

• Posséder un certificat ou un diplôme en administration de bureau.
• Expérience dans l'industrie de l'aviation.

Avantages de vous joindre à notre équipe primée

• Profitez de programmes de voyage exclusifs pour les employés sur l'ensemble du réseau d'Air Canada, vous donnant ainsi qu'à votre famille accès à des destinations incroyables.
• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes concurrentiels d'épargne-retraite soutenus par l'employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.
• Bénéficiez d'un programme complet de santé et de bien-être, incluant une assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.

À propos de Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP (Jazz) est la plus importante compagnie aérienne régionale au Canada et le principal exploitant d'Air Canada Express pour Air Canada, reliant les personnes et les communautés à environ 70 destinations à travers l'Amérique du Nord.

Comptant plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un même objectif et soutenu par des programmes et des politiques qui promeuvent la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son engagement marqué envers les gens et la culture. Visitez notre page sur les prix et la reconnaissance de l'entreprise pour en savoir plus sur les distinctions que nous avons obtenues.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner l'avenir de l'aviation régionale !

Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre milieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir votre réussite, nous pouvons fournir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des ajustements ou des mesures d'assistance pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un soutien en matière d'accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [e-mail].

Jazz valorise la diversité et nous habilitons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des chances équitables en matière d'emploi et d'avancement professionnel, et nous travaillerons continuellement à créer des environnements de travail inclusifs et accessibles pour maximiser le potentiel individuel ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les communautés que nous servons.