Administrateur(trice) de base

Aero Nouvelle; Vancouver; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Voyages d'entreprise

Régime de retraite collectif

Assurance maladie et dentaires

Job summary

Jazz Aviation LP recherche un agent administratif pour soutenir les Opérations aériennes et la gestion des services en vol à Vancouver. Vous assurerez le suivi des absences, la gestion des documents et la liaison entre pilotes et direction.

Le poste exige un diplôme, 2–3 ans d'expérience et une maîtrise de MS Office; vous travaillerez sous pression avec un anglais écrit et oral solide.

Qualifications

• Diplôme secondaire ou équivalent.
• 2–3 années d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et compétences organisationnelles.
• Capacité à bien travailler sous pression, à respecter les échéances et à travailler avec un minimum de supervision.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral.

Responsibilities

• Tenir à jour les rapports d'absence du personnel et informer les pilotes en chef et les gestionnaires.
• Examiner les lettres du programme PABSB et coordonner leur attribution.
• Gérer la base de données de probation des pilotes et du personnel de cabine et coordonner la distribution des lettres.
• Gérer les commandes et distribution des pièces d'uniforme.
• Servir de liaison entre les pilotes et l'entreprise pour les casques et bagages.
• Coordonner le départ des pilotes et le retour des biens de l'entreprise.
• Documenter les laissez-passer de sécurité et les accès.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient approvisionnées et rangées.
• Commander les fournitures du département et entretenir le matériel de bureau.
• Coder et transmettre les factures et dépenses au service Comptes payables (jusqu'à 1 000 $).
• Agir comme liaison entre les Comptes payables et le pilote pour les questions liées à etrip et suivi.

Skills

Administration de bureau

MS Office

Résolution de problèmes

Travail sous pression

Communication écrite et orale

Anglais

Education

Diplôme d'études secondaires

Tools

Microsoft Office

Job description

Objectif du poste

Fournir et coordonner le soutien aux Opérations aériennes, à la Gestion des services en vol et aux équipages de façon continue.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et du personnel de cabine et fournir des mises à jour aux pilotes en chef/adjoints de base, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires des services en vol.
• Examiner les lettres du programme PABSB (Programme d'aide à la bonne santé et au bien-être), rencontrer le pilote en chef, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires des services en vol pour attribuer les lettres.
• Tenir à jour la base de données de probation des pilotes et du personnel de cabine et coordonner la distribution des lettres de probation.
• Entretenir, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, ailes, gilet de sécurité, etc.).
• Agir comme agent de liaison entre le(s) pilote(s)/agent(s) de bord et l'entreprise concernant la réparation des casques d'écoute et des bagages.
• Coordonner avec les pilotes sur le départ pour s'assurer que tous les biens de l'entreprise sont retournés.
• Coordonner et autoriser la documentation des laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et bien rangées.
• Responsable de la commande des fournitures pour le département.
• Entretenir le matériel de bureau.
• Responsable du codage, de la signature et de la transmission de toutes les factures et dépenses du département aux Comptes payables (jusqu'à 1 000 $).
• Agir comme agent de liaison entre les Comptes payables et le pilote pour les préoccupations relatives à etrip / et le suivi.
• Responsable du codage et de la transmission au destinataire approprié des factures et dépenses supérieures à 1 000 $.
• Coordonner, suivre et distribuer les laissez-passer de stationnement et les clés d'accès.
• Agir comme personne-ressource pour toutes les demandes des pilotes/agents de bord et assurer un suivi prompt et précis par courriel, téléphone ou en personne.
• Transmettre les dossiers de formation, les examens médicaux et les passeports au service des dossiers d'équipage.
• Assurer le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
• Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une attention prioritaire à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients.
• Exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications requises

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et compétences organisationnelles.
• Capacité à bien travailler sous pression, à respecter les échéances et à travailler avec un minimum de supervision.
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et des compétences interpersonnelles exemplaires.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Maîtrise de la langue anglaise, à l'écrit comme à l'oral (doit être capable de communiquer avec des clients internes et externes anglophones à travers le pays).

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence pour les bases situées dans la province de Québec.

Qualifications privilégiées

• Posséder un certificat ou un diplôme en administration de bureau.
• Expérience dans l'industrie de l'aviation.

Avantages de vous joindre à notre équipe primée

• Profitez de programmes de voyage exclusifs pour les employés sur l'ensemble du réseau d'Air Canada, vous donnant ainsi qu'à votre famille accès à des destinations incroyables.
• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes concurrentiels d'épargne-retraite soutenus par l'employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.
• Bénéficiez d'un programme complet de santé et de bien-être, incluant une assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.

À propos de Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP (Jazz) est la plus importante compagnie aérienne régionale au Canada et le principal exploitant d'Air Canada Express pour Air Canada, reliant les personnes et les communautés à environ 70 destinations à travers l'Amérique du Nord.

Comptant plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un même objectif et soutenu par des programmes et des politiques qui promeuvent la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son engagement marqué envers les gens et la culture. Visitez notre page sur les prix et la reconnaissance de l'entreprise pour en savoir plus sur les distinctions que nous avons obtenues.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner l'avenir de l'aviation régionale !

Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre milieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir votre réussite, nous pouvons fournir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des ajustements ou des mesures d'assistance pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un soutien en matière d'accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [e-mail].

Jazz valorise la diversité et nous habilitons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des chances équitables en matière d'emploi et d'avancement professionnel, et nous travaillerons continuellement à créer des environnements de travail inclusifs et accessibles pour maximiser le potentiel individuel ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les communautés que nous servons.