Administrateur de base

Jazz Aviation; Vancouver; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Voyages employés

Régime de pension

Assurance santé/dentaire/vie/accidents

Job summary

Jazz Aviation LP recherche un adjoint Administratif au sein du service des Opérations aériennes et du Support aux équipages. Vous assurerez le suivi des absences des pilotes et des agents de bord, gérerez les documents et les fournitures, et ferez le lien entre les équipes et les services financiers.

Ce poste demande une maîtrise de Microsoft Office et une excellente communication en anglais. Des expériences dans l'aviation et une sensibilité à la sécurité sont un atout majeur.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent exigé.
• 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau recherchés.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes compétences en résolution de problèmes et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais avec supervision minimale.
• Normes de travail méticuleuses et très bonnes aptitudes interpersonnelles.
• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral pour communiquer avec des clients anglophones.

Responsibilities

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et communiquer les mises à jour.
• Examiner les lettres relatives au programme PBI et rencontrer les responsables.
• Tenir à jour la base de données de probation et coordonner les lettres de probation.
• Entretenir, acheter et distribuer les pièces d'uniforme et le matériel.
• Agir comme liaison entre les pilotes/agents et l'entreprise pour les casques et bagages.
• Coordonner les départs des employés et s'assurer du retour des biens de l'entreprise.
• Gérer la documentation des laissez-passer de sécurité et les accès.
• Veiller à l'approvisionnement et à l'ordre des salles d'équipage.
• Commander les fournitures du service et entretenir le matériel de bureau.
• Codage et transmission des factures et dépenses supérieures à 1000 USD.
• Liaison avec les Comptes Payables et suivi des dépenses.
• Documentation pour les voyages et le per diem; corrections au besoin.
• Effectuer les tâches selon les politiques, en privilégiant la sécurité.
• Accomplir d'autres tâches liées attribuées.
• Transmettre les dossiers de formation et examens médicaux du personnel d'équipage.

Skills

Résolution de problèmes

Sens de l'organisation

Capacité à travailler sous pression

Excellentes aptitudes à la communicate

Education

Diplôme d'études secondaires ou équivalent

Certificat ou diplôme en administration de bureau

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)

Job description

Objectif du poste

Fournir et coordonner le soutien aux Opérations aériennes, à la Gestion des services en vol et aux équipages de conduite de manière continue.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et fournir des mises à jour aux pilotes en chef de base/adjoints, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires des services en vol.
• Examiner les lettres relatives au programme PBI (Programme de bien-être et d'assiduité), rencontrer le pilote en chef, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires des services en vol pour distribuer les lettres.
• Tenir à jour la base de données de probation des pilotes et des agents de bord et coordonner la distribution des lettres de probation.
• Entretenir, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, ailes, gilet de sécurité, etc.).
• Agir comme agent de liaison entre le ou les pilotes / agent(s) de bord et l'entreprise concernant la réparation des casques d'écoute et des bagages.
• Coordonner avec les pilotes qui quittent l'entreprise pour s'assurer que toute la propriété de l'entreprise est retournée.
• Coordonner et autoriser la documentation relative aux laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et bien rangées.
• Responsable de la commande des fournitures pour le service.
• Entretenir l'équipement de bureau.
• Responsable du codage, de la signature et de la transmission de toutes les factures et dépenses du service aux Comptes payables (jusqu'à 1000 $).
• Agir comme agent de liaison entre les Comptes payables et le pilote pour les préoccupations relatives aux etrips et le suivi.
• Responsable du codage et de la transmission à la personne désignée appropriée des factures et dépenses supérieures à 1000 $.
• Coordonner, suivre et distribuer les laissez-passer de stationnement et les clés d'accès.
• Agir comme personne ressource pour toutes les demandes des pilotes et des agents de bord et assurer un suivi rapide et précis par courriel, téléphone ou en personne.
• Transmettre les dossiers de formation, les examens médicaux et les passeports au service des dossiers d'équipage.
• Assurer le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
• Effectuer les tâches conformément aux politiques et procédures établies tout en accordant une considération primordiale à la sécurité personnelle et à celle des collègues et des clients.
• Effectuer d'autres tâches connexes attribuées.

Qualifications requises

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes compétences en résolution de problèmes et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler sous pression, à respecter les délais et à travailler avec un minimum supervision.
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et des compétences interpersonnelles exemplaires.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'écrit qu'à loral.
• Maîtrise de la langue anglaise, tant à l'écrit qu'à loral (doit être capable de communiquer avec des clients internes et externes anglophones à travers le pays).

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence dans les bases situées dans la province de Québec.

Qualifications privilégiées

• Posséder un certificat ou un diplôme en administration de bureau.
• Expérience dans l'industrie de l'aviation.

Avantages de vous joindre à notre équipe primée

Profitez de programmes de voyage exclusifs pour les employés sur tout le réseau d'Air Canada, vous donnant ainsi qu'à votre famille accès à des destinations incroyables.

• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes d'épargne-retraite compétitifs soutenus par l'employeur (régime de pension à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.
• Bénéficiez d'un programme complet de santé et de bien-être, incluant une assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.

À propos de Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP (Jazz) est la plus grande compagnie aérienne régionale au Canada et le principal exploitant d'Air Canada Express, reliant les personnes et les communautés à environ 70 destinations à travers l'Amérique du Nord.

Avec plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif commun et soutenu par des programmes et des politiques qui promeuvent la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son fort engagement envers les personnes et la culture. Visitez notre page sur les prix et la reconnaissance de l'entreprise pour en savoir plus sur les honneurs que nous avons mérités.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner l'avenir de l'aviation régionale !

Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre milieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir votre réussite, nous pouvons offrir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des ajustements ou des mesures d'assistance pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin de soutien en matière d'accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [e-mail].

Jazz valorise la diversité et nous habilitons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des opportunités équitables d'emploi et d'avancement professionnel et nous travaillerons continuellement pour créer des environnements de travail inclusifs et accessibles afin de maximiser le potentiel individuel ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les communautés que nous servons.