Adjointe exécutive - Bureau du Chef de la direction

GardaWorld; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une opportunité passionnante au sein d'une entreprise mondiale, GardaWorld, recherche une adjointe exécutive pour soutenir la haute direction. Vous serez responsable de la coordination des réunions, de la gestion des tâches administratives et de la rédaction de documents, tout en travaillant dans un environnement dynamique et en constante évolution. Nous recherchons une personne motivée, rigoureuse et polyvalente, prête à jouer un rôle clé au sein de l'organisation.

Benefits

Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) collectif

Accès gratuit à un gym et à des cours de groupe

Bistro offrant des repas de qualité

Stationnement gratuit

Qualifications

• Expérience de 5 à 10 ans en tant qu'adjoint(e) de direction.
• Parfaitement bilingue français et anglais.
• Compétences avancées dans Office 365 et connaissance de base des outils Adobe.

Responsibilities

• Coordonner des rencontres stratégiques et gérer des aspects administratifs.
• Organiser et coordonner des réunions et événements.
• Rédiger et réviser des documents tels que présentations et rapports.

Skills

Bilinguisme

Gestion des priorités

Attention aux détails

Résolution de problèmes

Education

Diplôme d'études collégiales en techniques de bureau ou diplôme universitaire

Tools

Office 365

Adobe Creative Suite

Job description

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

Adjointe exécutive - Bureau du Chef de la direction

Unité d’affaire: Corporatif

Domaine de carrière: Opérations et Administration

Lieu de travail:

Montréal, Québec, CA

GardaWorld est actuellement à la recherche d’une adjointe exécutive pour la vice-présidence, du Bureau du Chef de la direction

Emplacement : Ville St-Laurent

Vous aimez gérer l’ensemble de votre univers, contribuer à l’organisation, mettre en place des processus et optimiser les tâches. Votre rigueur impressionne, votre sens des responsabilités est exemplaire et votre dynamisme est contagieux. Travailler sous pression ne vous effraie pas, et vous savez garder le cap dans un environnement exigeant et en constante évolution.

Votre mission

Relevant de la Vice-Présidente, Bureau du Chef de la direction, vous assurerez un soutien administratif et opérationnel au sein de la haute direction. Vous coordonnerez des rencontres stratégiques et gérerez divers aspects administratifs. Votre quotidien pourra inclure la gestion de factures et réconciliation budgétaire, revoir et mettre à jour des processus internes, assurer des suivis, ainsi que d’organiser et coordonner certains événements corporatifs.

• Organiser et coordonner des réunions, les conseils d'administration, rencontres clients et divers événements internes et externes.
• Participer à la rédaction et à la mise en page de documents (invitations, ordres du jour, listes de matériel, plans de salle, lettres de remerciement, post-mortem, etc.).
• Effectuer des réservations pour la haute direction (restaurants, hébergements, transports, etc.).
• Rédiger, formater et réviser des présentations, rapports et autres documents.
• Assurer la gestion des courriels, des appels et des demandes internes et externes avec professionnalisme.
• Effectuer la réconciliation des cartes de crédit corporatives et la gestion des comptes de dépenses.
• Assurer le suivi des comptes payables de certains fournisseurs et gérer les bons de commande.

Coordination d'événements au siège social:

• Participer à la planification, l'organisation et la logistique de certains événements corporatifs.
• Au besoin, superviser l'aménagement des espaces lors d'événements surtout au siège social et veiller à leur bon déroulement.

Les qualifications requises:

• Diplôme d'études collégiales en techniques de bureau ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent ou expérience professionnelle pertinente.
• Expérience de 5 à 10 ans dans un rôle d'adjoint(e) de direction ou de gestion de bureau.
• Parfaitement bilingue français, anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Compétences avancées dans l'environnement Office 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Connaissance de base des outils Adobe Creative Suite (InDesign, Illustrator, Photoshop), un atout.

Compétences et qualités recherchées:

• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Confidentialité, éthique professionnelle et discrétion exemplaire.
• Attention aux détails et excellentes compétences en résolution de problèmes.
• Esprit d'équipe et attitude positive.
• Capacité à gérer les imprévus et à s'adapter rapidement.
• Fort engagement et intégrité professionnelle.
• L'opportunité de travailler au cœur d'une entreprise du Québec d'envergure mondiale.
• Une gestionnaire soucieuse de votre développement professionnel.
• Un régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) collectif avec contribution de l'employeur.
• Un accès gratuit à un gym et à des cours de groupe au siège social.
• Un bistro offrant des repas de qualité.
• Un stationnement gratuit.

Si vous êtes motivé(e), rigoureux(se) et souhaitez jouer un rôle clé dans une organisation dynamique, nous voulons vous rencontrer !

Si tu es une personne motivée, éthique et dotée d'un excellent jugement professionnel, qui cherche à avoir un impact direct sur le succès de l'entreprise et à évoluer avec elle, ce poste est fait pour toi.

Bien que toutes les demandes d'emploi soient prises en considération, seuls les candidats retenus seront contactés.

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