Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal - Assurances

Union des municipalités du Québec (UMQ); Montreal; Hybrid; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite

Vacances généreuses

Horaires hybrides

Job summary

Union des municipalités du Québec (UMQ) recherche une personne polyvalente pour soutenir le Service développement de marché, approvisionnements et assurances. Vous assurerez des tâches administratives avec rigueur et soutien aux collègues.

Vous participerez à la gestion des demandes des membres, à la facturation, au suivi financier et à l’élaboration de tableaux de bord, tout en favorisant le travail d’équipe dans un cadre hybride.

Qualifications

• DEC en administration ou formation jugée pertinente.
• Expérience en secrétariat ou fonctions similaires est un atout.

Responsibilities

• Traiter les demandes des membres et assurer la gestion administrative des paiements liés aux regroupements d’assurances.
• Effectuer le traitement administratif des réclamations et valider les données transmises par les fournisseurs.
• Assurer le suivi des dossiers des membres auprès des assureurs, consultants et municipalités assurées.
• Centreur, structure et uniformiser les données reçues de multiples partenaires pour fiabiliser l’information.
• Réviser et mettre en forme les rapports des fournisseurs et les documents destinés au comité exécutif.

Skills

Organisation et planification

Service à la clientèle

Gestion des priorités

Communication en français

Education

DEC en administration

Tools

Office 365

Job description

Vous êtes une personne reconnue pour votre polyvalence et votre souci du travail bien fait ? Vous aimez soutenir vos collègues dans l’atteinte de leurs objectifs ? En tant que titulaire de ce poste, vous deviendrez un pilier essentiel du Service développement de marché, approvisionnements et assurances. Vous jouerez un rôle clé en assurant avec rigueur et efficacité l’ensemble des tâches administratives.

Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Vos Principales Responsabilités

• Traiter les demandes des membres et assurer la gestion administrative des paiements liés aux regroupements d’assurances ;
• Effectuer le traitement administratif des réclamations et valider les données transmises par les fournisseurs ;
• Assurer le suivi des dossiers des membres auprès des assureurs, consultants et municipalités assurées ;
• Coordonner l’ouverture de comptes, incluant la cueillette, la validation et la mise à jour des informations requises ;
• Centraliser, structurer et uniformiser les données reçues de multiples partenaires afin d’en assurer la fiabilité;
• Réviser et mettre en forme les rapports des fournisseurs, les documents transmis par les municipalités ainsi que les fiches pour le comité exécutif ;
• Produire et mettre à jour des tableaux de bord et des rapports de suivi afin de soutenir la compréhension et l’analyse des données ;
• Effectuer la facturation des redevances et des quotes-parts et optimiser les délais de facturation ;
• Assurer le suivi des soldes de comptes, des rapports de fonds de garantie et de certains suivis financiers, selon la fréquence établie ;
• Offrir un soutien administratif transversal, incluant la gestion d’agenda, la mise en page de documents, la mise à jour des données du portail, la logistique des réunions (convocation, préparation, logistique des réunions) et de communications ponctuelles ;
• Répondre aux membres, aux partenaires et aux différents intervenants à la réception (bureaux de l’UMQ et téléphone), selon la répartition du personnel désigné et l’horaire établi ;
• Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assurer différentes tâches qui lui sont confiées ;
• Assumer toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire.

Pour Exercer Ce Rôle, Vous Posséder

• DEC en administration ou toute autre formation jugée pertinente ;
• Minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires ;
• Expérience dans le secteur public ou de services professionnels (un atout) ;
• Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire ;
• Forte maîtrise de la gestion des priorités ;
• Intérêt marqué pour le milieu municipal ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft ;
• Connaissance fonctionnelle de logiciel de membres et/ou de base de données diverses ;
• Excellent français parlé et écrit.

Quelques-uns Des Avantages De Vous Joindre à L’UMQ

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;
• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;
• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;
• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;
• Et plus encore !

au plus tard le vendredi 30 octobre 2026 à 12 h 00 (midi).

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.