Adjointe administrative ou adjoint administratif

desjardins; Lévis; Hybrid; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

4 semaines de vacances flexibles

Régime de retraite à prestations défin

Régime d'assurance collective avec tél

Job summary

Desjardins à Lévis recherche un adjoint administratif temporaire pour soutenir le gestionnaire principal et assurer le secrétariat et les activités administratives du secteur.

Le poste exige au moins trois ans d'expérience, une maîtrise avancée du français et un anglais intermédiaire avancé, ainsi qu'une maîtrise d'Office 365. Vous gérerez l'agenda, rédigerez les comptes rendus et aiderez au suivi budgétaire.

Qualifications

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
• Un minimum de trois ans d'expérience pertinente
• Veuillez noter que d'autres combinaisons de formation et d'expérience pertinentes pourraient être considérées
• Maîtrise avancée du français tant à l'écrit qu'à l'oral
• Maîtrise de l'anglais de niveau intermédiaire avancé en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d'interactions avec des partenaires ou membres et client(e)s anglophones
• Maîtrise de la Suite Office 365 de niveau intermédiaire avancé, notamment
• Apprécier les différences, Apprendre avec agilité, Communiquer de manière efficace, Être orienté client, Être orienté vers l'action, Maîtriser les relations interpersonnelles, Planifier et coordonner, S'adapter aux situations

Responsibilities

• Soutenir le gestionnaire dans la gestion et le suivi de son agenda, de ses appels et de ses courriels
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (tableau de bord, suivi des comptes de dépenses, gestion d'inventaire et de matériel, support dans la planification des évaluations de rendement, arrivées et départs des employé(e)s)
• Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du comité de gestion. Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent
• Accompagner l'équipe de gestion dans le traitement des taches administratives liées aux insatisfactions
• Participer à l'organisation logistique de différents événements (réunions d'équipe, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.)
• Collaborer à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire en cours d'année (analyse et justification des écarts).
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information provenant des différents secteurs

Skills

Français avancé

Anglais intermédiaire

Communication efficace

Planification et coordination

Relation client

Office 365

Education

DEP dans une discipline appropriée

Tools

Office 365

Job description

Poste temporaire d'une durée de 12 mois.

Les équipes de la Souscription et du Centre de gestion des insatisfactions Client s'appuient sur leur expertise en gestion du risque et leur jugement pour rendre des décisions claires et pragmatiques, en conciliant les besoins des membres et clients ainsi que ceux des partenaires, dans le respect de notre appétit pour le risque. À titre d'Adjoint(e) administratif(-ve), vous contribuez à la réalisation de diverses activités administratives de votre secteur. Votre rôle consiste à seconder un directeur principal et à fournir le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à la gestion de son unité. Au besoin, vous assurez le soutien administratif requis auprès d'autres ressources de votre unité. Vous collaborez à la coordination, la planification et la priorisation des activités de gestion de votre unité. Vous êtes appelé à interagir avec un grand nombre de parties prenantes. La nature des responsabilités requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de proactivité et d'autonomie dans la prise de décision et dans la réalisation d'activités permettant de répondre efficacement aux besoins administratifs du gestionnaire. Votre habileté à communiquer de manière efficace et votre aptitude à savoir adapter votre approche lorsque la situation l'exige deviennent alors des compétences essentielles.

Plus spécifiquement, vous serez amené(e) à :

• Soutenir le gestionnaire dans la gestion et le suivi de son agenda, de ses appels et de ses courriels
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (tableau de bord, suivi des comptes de dépenses, gestion d'inventaire et de matériel, support dans la planification des évaluations de rendement, arrivées et départs des employé(e)s, etc.)
• Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du comité de gestion. Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent
• Accompagner l'équipe de gestion dans le traitement des taches administratives liées aux insatisfactions
• Participer à l'organisation logistique de différents événements (réunions d'équipe, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.)
• Collaborer à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire en cours d'année (analyse et justification des écarts).
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information provenant des différents secteurs

Ce que nous offrons

• Salaire concurrentiel et boni annuel
• 4 semaines de vacances flexibles dès la première année
• Régime de retraite à prestations déterminées qui assure un revenu prévisible et stable durant toute la retraite
• Régime d'assurance collective incluant des services de télémédecine
• Remboursement des frais liés à la santé, au bien-être et à de l'équipement pour le télétravail
• *Les avantages sont applicables en fonction des critères d'admissibilité.

Ce que vous mettrez à profit

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
• Un minimum de trois ans d'expérience pertinente
• Veuillez noter que d'autres combinaisons de formation et d'expérience pertinentes pourraient être considérées
• Maitrise avancée du français tant à l'écrit qu'à l'oral
• Maitrise de l'anglais de niveau intermédiaire avancé en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d'interactions avec des partenaires ou membres et client(e)s anglophones
• Maitrise de la Suite Office 365 de niveau intermédiaire avancé, notamment
• Apprécier les différences, Apprendre avec agilité, Communiquer de manière efficace, Être orienté client, Être orienté vers l'action, Maîtriser les relations interpersonnelles, Planifier et coordonner, S'adapter aux situations

Équité, diversité, inclusion et accessibilité

Chez Desjardins, on croit à l'équité, à la diversité et à l'inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu'elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la discrimination, peu importe ses formes, c'est tolérance zéro! Nous croyons en l'importance que nos équipes soient le reflet de la diversité de nos membres, des communautés que nous servons.

Si vous avez besoin d'assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement ou le poste pour lequel vous postulez, veuillez nous en informer. Des mesures d'aménagement seront offertes aux personnes qui en font la demande à n'importe quelle étape du processus de recrutement.