Adjointe administrative intermédiaire, adjoint administratif intermédiaire, Cabinet de la doyenne ou du doyen

University of Ottawa; Ottawa; In loco; CAD 62.000 - 78.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La Faculté d’éducation de l’Université d’Ottawa, campus principal, cherche un soutien administratif pour le cabinet du doyen. Vous accueillerez et orienterez les clients, gérerez le courrier et contribuerez au fonctionnement quotidien du département.

Ce poste à temps plein (35 h/semaine) exige une formation en administration et au moins deux années d’expérience, avec une maîtrise du bilinguisme français et anglais.

Competenze

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d’expérience manifestées dans un rôle semblable.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires serait un atout.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et jugement.
• Sens de l’organisation.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Mansioni

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur.
• Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, évaluer leur urgence et assurer le suivi.
• Agir comme personne ressource concernant les demandes relatives aux programmes, procédures et règlements.
• Rédaction administrative : rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner les traductions.
• Assister aux réunions de la direction et prendre des minutes; rédiger les procès-verbaux.
• Préparer des présentations et publications à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.
• Gestion du calendrier et des réunions : gérer le calendrier, organiser les réunions et les comités; préparer les documents et l’ordre du jour.
• Organiser les déplacements du directeur et effectuer les recherches auprès des fournisseurs.
• Coordonner les processus d’embauche du personnel enseignant et soutenir les besoins opérationnels du département.
• Effectuer des tâches diverses pour soutenir les opérations scolaires et la gestion des horaires et des salles.
• Gestion de dossiers : établir et maintenir un système de classement et archiver les dossiers.
• Production de rapports : réaliser des analyses et compiler des données pour appuyer les décisions.
• Documentation : rédiger et mettre à jour les procédures et les systèmes internes.

Descrizione del lavoro

Famille D’emplois

Soutien administratif

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

N/A

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Cabinet de la doyenne ou du doyen

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/29

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/09

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$62,027.00 - $78,349.00

Au sujet de la Faculté d’éducation

La Faculté d’éducation de l’Université d’Ottawa, en plus de promouvoir l’expansion et la dissémination des connaissances dans le domaine des sciences de l’éducation en général, est fortement engagée dans la formation des enseignantes et des enseignants. Située sur les territoires ancestraux et non-cédés du peuple Algonquins, la Faculté d’éducation se distingue par la promotion de l’inclusion, de l’équité et de la diversité. De plus, la recherche dans notre faculté nous situe dans le Top 100 dans le monde selon le QS ranking et 5ième au Canada.

Raison d’être du poste

Sous la responsabilité de la Spécialiste intermédiaire des ressources humaines professorales, le titulaire fournit un soutien administratif au directeur de département au sein d’une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Fournir un appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements de l’Université.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire. Agir à titre de personne ressource auprès des personnes de l’interne et de l’externe en ce qui concerne les demandes de renseignements touchant les programmes, procédures et règlements du département afin d’en assurer la compréhension.
• Rédaction administrative : Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le directeur et toutes autres rencontres qui lui sont demandées dans le but d’assurer leur bon déroulement. À cette fin, tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l’ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
• Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements des voyages pour le directeur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les procédures et les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
• Recrutement du personnel enseignant : Coordonner la logistique relative aux processus d’embauche du personnel enseignant notamment, l’affichage, la sélection, les entrevues et l’intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département.
• Opérations scolaires : Effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations scolaires du département. À cette fin, coordonner le processus de gestion des horaires de cours et d’examens afin d’éviter les conflits dans les programmes conjoints; coordonner et contrôler l'allocation des salles de cours en fonction des projections d’inscriptions (contingentements, etc.), des besoins des professeurs et en lien avec les règlements de l’Université; coordonner les commandes des manuels de cours afin de s’assurer qu’ils arrivent à temps et en nombre suffisant.undefined
• Gestion de dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
• Production de rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la direction.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Ce Que Vous Apportez

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d’expérience manifestées dans un rôle semblable.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires serait un atout.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et jugement.
• Sens de l’organisation.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification :

Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle :

Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération :

Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.