ADJOINTE ADMINISTRATIVE BILINGUE / BILINGUAL ADMINISTRATIVE ASSISTANT

DS Avocats - DS Lawyers Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

Un cabinet juridique de renom recherche une adjointe administrative expérimentée pour son bureau à Ottawa. Le poste propose un environnement hybride et vous permettra de travailler étroitement avec des avocats dans un cadre stimulant. Les membres de l'équipe doivent être organisés, discrets et capables de gérer les priorités efficacement. Une maîtrise parfaite du français et de l'anglais est essentielle, tout comme une solide expérience au sein d'un cabinet d'avocat.

Qualifications

• Trois (3) ans ou plus d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administrative au sein d’un cabinet d’avocat.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Responsibilities

• Rédaction de lettres et de procédures en veillant à la clarté et à la conformité des documents.
• Suivi et gestion des rappels d'agenda pour assurer une planification efficace.
• Ouverture et gestion des dossiers en assurant le classement rigoureux des documents.

Skills

Organisation

Discrétion

Gestion des priorités

Education

Formation de secrétaire juridique

Tools

Microsoft Office 365

Maître

JurisEvolution

Job description

DS Avocats est un cabinet juridique international reconnu pour son excellence et son engagement envers ses client(e)s. Avec plus de 400 professionnel(le)s répartis dans 28 bureaux à travers le monde, nous offrons une expertise unique en droit des affaires, fiscalité, litige et droit du travail. Nos bureaux canadiens situés à Québec, Montréal, Ottawa, Calgary et Vancouver reflètent notre engagement à offrir des solutions adaptées et une volonté de bâtir un environnement de travail collaboratif et inspirant.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjointe administrative expérimenté(e), dynamique et organisé(e) pour se joindre à notre bureau d’Ottawa. Le poste offre l’opportunité de travailler en étroite collaboration avec deux avocats d’expérience, dans un environnement professionnel stimulant et enrichissant. La personne sélectionnée devra démontrer une excellente capacité à gérer des agendas complexes, à traiter un volume élevé de dossiers et à assurer un suivi rigoureux des différentes étapes des procédures.

Mode de travail

Ce poste offre un environnement hybride, combinant 3 jours au bureau et 2 jours de télétravail par semaine, pour vous permettre de bénéficier d’un équilibre optimal entre travail et vie personnelle.

Responsabilités principales

• Rédaction de lettres et de procédures , en veillant à la clarté, à la précision et à la conformité des documents.
• Suivi et gestion des rappels d'agenda , afin d'assurer une planification efficace et de prévenir tout retard dans le traitement des affaires.
• Ouverture et gestion des dossiers , en assurant le classement rigoureux des documents papier et électroniques, le suivi de l’évolution des affaires et l’organisation optimale des informations.
• Saisie de données dans les systèmes divers , tels que la facturation, les entrées de temps, les déboursés, et autres, pour garantir une gestion précise et efficace.
• Recherche de conflits d'intérêts lors de l’ouverture d’un nouveau dossier, conformément à la procédure interne, afin de préserver l'intégrité juridique et éthique des affaires traitées.
• Préparation et gestion des comptes de dépenses , avec une attention particulière aux détails et à la conformité financière.
• Préparation et communication des factures aux clients , en assurant la transparence et la précision des informations financières.
• Contribution à d’autres tâches administratives en fonction des besoins des avocats du groupe litige, en veillant à soutenir efficacement le bon déroulement des affaires en cours.
• Trois (3) ans ou plus d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administrative au sein d’un cabinet d’avocat ;
• Formation de secrétaire juridique (ou équivalent) ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (de préférence Office 365) ;
• Maîtrise des concepts de base liés à la gestion d'un cabinet juridique ;
• Maîtrise des logiciels Maître ou JurisEvolution ;
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La nature bilingue de la clientèle ainsi que la localisation du cabinet exigent une aisance dans les deux langues;
• Reconnu pour votre discrétion ;
• Connaissance des mises à jour corporatives – un atout ;
• Sens des responsabilités et de l'organisation ;
• Grand souci du détail ;
• A l'aise avec la gestion des priorités et des échéances ;

Seules les personnes retenues seront contactées. Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt.

Adjointe Administrative • Ottawa, ON, Canada