Adjoint(e) exécutif(ve) junior

VA Capital; Montreal (administrative region); On-site; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Déjeuners gratuits

Repas sur place

Collations gratuites

Job summary

VA Capital, firme de courtage hypothécaire commercial en forte croissance au Québec, recherche une personne hautement organisée et autonome pour soutenir deux professionnels occupés et contribuer au succès quotidien.

Horaire: temps plein, 9 h à 17 h (lundi au vendredi). Salaire entre 50 000 $ et 65 000 $. Responsabilités administratives, gestion des agendas, CRM, conformité AML et gestion documentaire dans Box. Bilingue FR/EN souhaité.

Qualifications

• Minimum d’un an d’expérience dans un rôle similaire.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word et PowerPoint).
• Expérience avec les CRM et les plateformes de gestion documentaire.
• Expérience auprès de cadres supérieurs ou propriétaires d’entreprise est un atout.
• Connaissance de la conformité ou LBA est un atout.
• Rigueur, discrétion et confidentialité élevées.

Responsibilities

• Gérer et coordonner les calendriers, réunions et engagements.
• Gérer et prioriser les courriels et correspondances.
• Coordonner les rencontres internes et externes et assurer les suivis.
• Maintenir les informations du CRM à jour et exactes.
• Organiser la documentation dans Box et assurer le classement financier.

Skills

Organisation

Communication

MS Office

Tools

CRM systems

Box

Microsoft Office

Job description

Horaire: Temps plein (lundi au vendredi - 9 h à 17 h)

Échelle salariale : 50 000 $ à 65 000 $

Nous recherchons une personne hautement organisée, autonome et proactive pour soutenir deux professionnels très occupés. Ce nouveau poste jouera un rôle clé dans le succès de ces deux personnes au quotidien.

VA Capital est l’une des firmes de courtage hypothécaire commercial connaissant la plus forte croissance au Québec. Nous sommes spécialisés dans les financements assurés par la SCHL ainsi que dans les prêts conventionnels, couvrant l’ensemble des classes d’actifs.

Notre mission est de redéfinir l’art du financement immobilier commercial en bâtissant des relations durables et loyales avec les professionnels de l’industrie. Grâce à notre rigueur et à notre passion, nous incarnons pleinement notre approche « Value-Add », en allant toujours plus loin pour livrer des résultats exceptionnels.

VA Capital est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engage à promouvoir l’inclusion et la diversité. Nous prenons des mesures concrètes afin d’assurer l’égalité d’accès à l’emploi, sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Nous offrons également des mesures d’adaptation raisonnables aux personnes en situation de handicap physique ou mental. Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez en informer notre équipe dès que possible.

VA Capital est fière d’être une entreprise certifiée B Corp, répondant aux normes les plus élevées en matière d’impact social et environnemental.

Responsabilités

Soutien exécutif

• Gérer et coordonner les calendriers, réunions, rendez-vous et engagements
• Gérer et prioriser les courriels et les correspondances
• Coordonner les rencontres internes et externes et assurer les suivis appropriés
• Agir comme point de contact lorsque requis
• Anticiper les besoins et gérer de façon proactive les priorités administratives
• Assurer le suivi des dossiers en cours, des échéances et des actions à compléter

Soutien aux affaires et aux transactions

• Coordonner la documentation et les suivis liés aux dossiers clients
• Soutenir les exigences administratives et documentaires en matière de conformité AML (LBA)
• Maintenir les informations du CRM à jour et exactes
• Organiser et gérer la documentation dans Box
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des clients, courtiers, prêteurs et autres parties prenantes
• Aider à la planification de la diffusion du contenu marketing
• Coordonner les initiatives, incluant les cadeaux corporatifs et les activités de développement des relations, au besoin
• Coordonner les demandes de facturation et assurer le suivi
• Organiser les reçus, factures et documents financiers à des fins comptables
• Participer aux tâches administratives liées à la tenue de livres
• Maintenir des systèmes de classement et d’archivage structurés
• Assister dans les tâches administratives liées à l’AMF
• Organiser la documentation et les dossiers financiers personnels à des fins comptables
• Fournir un soutien administratif personnel occasionnel, selon les besoins
• Aider à la gestion d’horaires personnels, de rendez-vous, de déplacements et d’autres dossiers administratifs, au besoin

• Minimum d’un (1) an d’expérience dans un rôle similaire.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word et PowerPoint).
• Expérience avec les systèmes CRM et les plateformes de gestion documentaire.
• Expérience auprès de cadres supérieurs ou de propriétaires d’entreprise considérée comme un atout important.
• Connaissance de la conformité, de la lutte contre le blanchiment d’argent (LBA) ou du secteur des services financiers considérée comme un atout.
• Solides compétences en analyse, résolution de problèmes et prise de décision.
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité dans le traitement d’informations sensibles.
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à faire preuve d’initiative et à anticiper les besoins dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Grand souci du détail et excellente capacité à assurer le suivi des dossiers.

Profil recherché

La personne idéale est proactive, digne de confiance et capable de prendre des initiatives. Elle aime aider les autres à rester organisés, est à l’aise avec les responsabilités variées et traite les renseignements personnels avec la plus grande confidentialité.

Si vous aimez créer de la structure, simplifier le quotidien des autres et contribuer concrètement à leur succès, nous aimerions vous rencontrer.

Travailler chez VA Capital c'est :

• Évoluer dans un environnement dynamique
• Potentiel de croissance
• Profiter d’avantages gratuits offerts sur place : déjeuners, repas, collations
• Jouer un rôle clé dans la croissance de l’entreprise