Adjoint(e) exécutif(ve)

Héma-Québec; Montreal (administrative region); On-site; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Service public

Télétravail flexible

Avantages sociaux

Retraite à prestations déterminées

4 semaines de vacances

Télémédecine

Aide aux employés

Remboursement activités sportives et <

Job summary

Héma-Québec recherche une adjoint(e) exécutive pour soutenir le vice‑président en apportant structure et proactivité dans un contexte sensible à la gouvernance et à l’audit.

Vous gérerez l’agenda, coordonnerez des projets stratégiques et préparerez des documents exécutifs de haute qualité, tout en assurant la confidentialité et l’intégrité des informations.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou équivalent et expérience pertinente dans l’assistance à la haute direction.
• AEC en technique administrative ou secrétariat juridique est un atout.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel et PowerPoint.
• Expérience en gouvernance corporative ou secrétariat de conseil est souhaitable.

Responsibilities

• Gérer proactivement l’agenda du vice‑président et les priorités quotidiennes.
• Coordonner des dossiers stratégiques et des activités transversales.
• Préparer et mettre en forme documents exécutifs (présentations, comptes rendus, lettres).
• Organiser réunions et événements de la vice‑présidence et veiller à la documentation.
• Soutenir le secrétariat du comité exécutif et du conseil d’administration et rédiger des procès‑verbaux si nécessaire.
• Mettre en place une gestion documentaire rigoureuse et assurer la confidentialité.

Skills

Jugement

Autonomie

Initiative

Débrouillardise

Anticipation

Rédaction et mise en page

Education

DEC

AEC en technique administrative

Tools

Microsoft Office

Excel

PowerPoint

Job description

Vous êtes reconnue pour votre jugement, votre sens de l’anticipation et votre capacité à transformer la complexité en solutions concrètes? Vous aimez évoluer auprès de décideurs, prendre les devants et agir comme une véritable partenaire d’affaires plutôt que comme un simple soutien administratif? À Héma-Québec, nous recherchons une adjointe exécutive capable d’apporter structure, rigueur et proactivité dans un environnement où les enjeux de gouvernance, de gestion des risques, d’audit et d’affaires juridiques sont au cœur des décisions organisationnelles. Grâce à votre autonomie, votre débrouillardise et votre capacité à naviguer dans un contexte hautement confidentiel, vous contribuerez directement à l’efficacité d’un vice-président ainsi qu’au bon fonctionnement des instances décisionnelles de l’organisation. Vous occuperez un rôle stratégique offrant une visibilité privilégiée sur les activités de la haute direction et un impact concret sur la réalisation de notre mission.

Tous engagés pour sauver des vies

Chaque jour, nous contribuons ensemble à sauver des vies. Par cette mission commune si humaine, notre environnement de travail est axé sur le respect, l’ouverture et la collaboration. Des efforts sont constamment investis pour favoriser le bien‑être et les aspirations de nos employés. En prenant soin de nos gens, ils peuvent prendre soin des autres en contribuant à la cause du don de vie.

Votre quotidien

• Assurer la gestion proactive de l’agenda, des priorités, des suivis et de la correspondance du vice-président afin d’optimiser son efficacité et son temps;
• Coordonner des projets, dossiers stratégiques et activités transversales en assurant les suivis auprès des multiples parties prenantes et le respect des échéanciers;
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents exécutifs de qualité, notamment des présentations, comptes rendus, lettres, tableaux de suivi et divers documents décisionnels;
• Organiser et coordonner les rencontres, événements et activités de la vice-présidence, en veillant à ce que toute la documentation requise soit disponible en temps opportun;
• Participer au soutien des activités du comité exécutif, du conseil d’administration et de leurs comités, incluant la préparation de documents, le suivi des dossiers et, au besoin, la rédaction de procès-verbaux;
• Mettre en place et maintenir une gestion documentaire rigoureuse tout en assurant le traitement confidentiel des informations et dossiers sous votre responsabilité.

Votre expertise

• Diplôme d’études collégiales (DEC), AEC en technique administrative, secrétariat juridique ou dans un domaine pertinent;
• Minimum de cinq ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive ou d’attachée d’assemblée auprès de la haute direction;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel, PowerPoint et les outils numériques collaboratifs;
• Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page de documents exécutifs;
• Expérience en gouvernance corporative, secrétariat juridique, soutien à un conseil d’administration ou à un comité exécutif (atout);
• Jugement, autonomie, sens de l’initiative, débrouillardise et excellente capacité à anticiper les besoins;
• Sens aigu de l’organisation, discrétion professionnelle, rigueur et capacité à gérer efficacement les priorités dans un environnement exigeant et en constante évolution.

Toute combinaison de formation et expérience, jugées équivalentes et/ou pertinentes, seront prises en considération.

Notre proposition d’employeur unique

• Travailler tous les jours au service de la population québécoise
• La possibilité de travailler dans le confort de ta maison, avec des horaires flexibles, et de concilier le travail et la vie personnelle
• Un programme d’avantages sociaux complet
• Un régime de retraite à prestations déterminées
• 4 semaines de vacances par année, et ce, dès la première année, en plus des fériés et des congés personnels
• Un service de télémédecine accessible en tout temps
• Un programme d’aide aux employés
• Le remboursement d’une portion des frais d’activités sportives et de transport en commun