Adjoint.e administratif.ve

Coopcarbone; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 42.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mode hybride

Assurances collectives

Régime de retraite

Accès médecin virtuel

Événements d'entreprise

Remboursement transport

Zusammenfassung

Coopcarbone à Montréal recherche un/une Adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir plusieurs gestionnaires et assurer un fonctionnement fluide des services opérationnels. Vous planifierez réunions, déplacements, vérifications et archivage, et préparerez des documents et communications en français et en anglais, avec une équipe soudée dans un environnement dynamique.

Ce poste offre un mode hybride, des avantages complets et des possibilités de développement professionnel au sein d’un groupe

Qualifikationen

• DEC en bureautique ou équivalent.
• Expérience démontrée à accompagner divers gestionnaires de différents niveaux.
• Excellente maîtrise de la suite MS Office et des outils ICT.

Aufgaben

• Support administratif: planifier, coordonner et préparer la logistique de réunions; gérer l’agenda et le courrier; préparer les comptes de dépenses et archiver.
• Production de documents: rédiger et réviser des documents et présentations en français et en anglais; mise en page des rapports et comptes-rendus.
• Support dans l’exécution de divers dossiers: mise à jour des bases de données; accompagnement des gestionnaires sur des projets et événements; soutien des adjointes des autres secteurs.
• Coordination diverse: préparation des contacts et signatures, présence au bureau en rotation; tâches connexes.

Kenntnisse

Discrétion

Organisation

Gestion des priorités

Esprit d’équipe

Rigueur

Ausbildung

DEC en bureautique

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Adjoint(e) administratif(ve)

En rejoignant notre équipe, vous jouerez un rôle essentiel en offrant un soutien administratif à plusieurs gestionnaires et en contribuant au bon déroulement des services liés aux opérations. Vous participerez à la coordination de dossiers, à l’organisation de réunions et d’événements, ainsi qu’à la préparation et à la mise en forme de documents et de communications. Accompagné(e) d’une équipe d’adjoint(e)s soudée, vous évoluerez dans un environnement dynamique où l’organisation, la polyvalence et la collaboration sont au cœur du quotidien.

Responsabilités principales

Support administratif

• Planifier, coordonner et préparer la logistique de réunions;
• Planifier divers déplacements et faire différentes soumissions (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.);
• Gérer l’agenda, assurer un suivi de la correspondance et des courriels;
• Préparer les comptes de dépenses pour plusieurs services;
• Assurer l’archivage, le classement et le repérage des documents;
• Organiser des événements d’entreprise;
• Aide à la gestion générale du bureau;
• Participer à l’intégration des nouveaux employés.

Production de documents

• Rédiger, réviser et traduire divers documents et présentations (en français et en anglais);
• Rédiger des communications et faire circuler aux personnes concernées;
• Veiller à l’envoi de certains courriels mensuels (anniversaires de naissance et de service;
• Assurer la mise en page des comptes-rendus de réunions, des rapports, de divers documents et des courriels.

Support dans l’exécution de divers dossiers

• Mettre à jour diverses banques de données, principalement la base de données de contacts publics;
• Assister ses gestionnaires assignés dans tout projet, par exemple l’organisation d’événements, et assure un suivi de certains dossiers;
• Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs.

Coordination diverse

• Préparer la liste de contacts et coordonner les signatures des cartes de Noël;
• Assurer une présence au bureau en rotation avec les autres adjointes;
• Tout autre tâche connexe.

Expérience / Formation

• DEC en bureautique ou équivalent;
• Expérience démontrée à accompagner divers gestionnaires de différents niveaux;
• Excellente maîtrise de la suite MS office;
• Connaissance des technologies de l'information et de la communication.

Qualités et aptitudes

• Discrétion et professionnalisme;
• Organisé (e) et méthodique;
• Bonne gestion des priorités;
• Initiative et pro activité;
• Esprit d’équipe;
• Rigueur et souci du détail sont très importants.

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Quelques-uns de nos avantages

• Travail en mode hybride et heures d’arrivée et de départ flexibles.
• Ambiance de travail collaborative et participative, gestionnaires à l’écoute et accessibles.
• Un régime complet d'assurances collectives et un régime de retraite compétitifs avec contribution de l'employeur.
• Un accès gratuit à un médecin virtuel et au programme d'aide pour les employés (PAE).
• Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.
• Remboursement partiel des frais de transport en commun ou d’abonnement sportif.