Adjoint(e) exécutif(ve

Evlv; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise à Montréal recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir un membre de la haute direction. Ce poste clé implique la gestion de calendriers, la préparation de documents, et la gestion de communications confidentielles. Le candidat idéal doit être organisé, proactif, et maîtriser l'anglais ainsi que le français, tout en ayant des compétences en G-Suite et Microsoft Office.

Qualifications

• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) et français requis.
• Sens de l’organisation et attention aux détails.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

Responsibilities

• Gérer des calendriers complexes et coordonner les réunions.
• Préparer des documents et rédiger des comptes rendus.
• Organiser les déplacements et gérer les communications sensibles.

Skills

Organisation

Communication

Proactivité

Discrétion

Tools

G-Suite

Microsoft Office

Job description

Offre d’emploi confidentielle : Adjoint(e) exécutif(ve) auprès d’un membre de la haute direction

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et discret(ète) pour soutenir un membre de notre équipe de haute direction. Ce poste clé joue un rôle essentiel dans l'efficacité opérationnelle, la fluidité des communications et la coordination efficace de plusieurs volets de l’entreprise.

Le ou la candidat(e) idéal(e) saura évoluer dans un environnement dynamique, gérer un large éventail de responsabilités et traiter les dossiers confidentiels avec un professionnalisme irréprochable.

Responsabilités principales

Soutien exécutif

• Gérer et maintenir des calendriers complexes, incluant la coordination de réunions, les suivis et la logistique administrative
• Préparer les documents de réunion, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des points d’action
• Organiser les déplacements, les événements et leur logistique (lieux, documents, hébergements, frais, etc.)
• Gérer les communications sensibles au nom de la direction et répondre aux demandes internes et externes
• Organiser et classer les documents importants : contrats, rapports, états financiers, etc.
• Prioriser et gérer la correspondance électronique, en assurant des réponses rapides et un suivi rigoureux
• Appuyer les projets stratégiques, présentations et initiatives spéciales, au besoin
• Planifier et coordonner les rendez-vous personnels ainsi que les déplacements (transport, hébergement, etc.)
• Gérer le courrier entrant, les livraisons et diverses courses personnelles
• Superviser certaines tâches de soutien personnel (commandes, entretien de véhicule ou de propriété, etc.)

Profil recherché

• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) ; le français est requis
• Sens de l’organisation exceptionnel et grande attention aux détails
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Maîtrise de la suite Google (G-Suite), de Microsoft Office, et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils
• La connaissance des outils d’intelligence artificielle (IA) est un atout

Ce qui vous distingue

• Organisé(e) – Vous gérez les priorités avec précision et veillez à ce qu’aucun détail ne soit négligé
• Proactif(ve) – Vous prenez des initiatives, résolvez les problèmes de façon autonome, et agissez avec un esprit d’initiative
• Discret(ète) et digne de confiance – Vous traitez l’information sensible avec intégrité, discernement et souplesse
• Communicateur(trice) clair(e) – Vous êtes professionnel(le), accessible, et capable de vous exprimer avec efficacité
• Orienté(e) solutions – Vous abordez les défis avec un esprit stratégique et savez repérer rapidement des opportunités d’amélioration

Il s’agit d’un processus de recrutement confidentiel. Les détails concernant l’organisation et le poste seront partagés uniquement avec les candidat(e)s retenu(e)s pour les entretiens.

Office Coordinator / Coordinateur administratif – Bureau Chef

Montréal-Ouest, Quebec, Canada 6 days ago

Adjoint(e) administratif(ve), services partagés

Executive Assistant / Corporate Administrator