Adjoint(e) de direction

AtkinsRéalis; Montreal (administrative region); On-site; CAD 85,000 - 110,000; Full time

Job summary

AtkinsRéalis recherche un adjoint(e) de direction expérimenté(e) pour soutenir le CFO et le GC du secteur Nucléaire mondial. Vous coordonnerez les priorités, gérerez l'agenda, les demandes et les déplacements, et préparerez des breffages exécutifs concis.

Vous utiliserez Microsoft 365 et l'IA pour automatiser les flux et assurer une gestion efficace de l'information, tout en protégeant la confidentialité et en travaillant avec les équipes Finance et Juridique.

Qualifications

• :DEC en bureautique, secrétariat ou domaine connexe; parfait bilinguisme oral et écrit FR/EN; minimum 8 années d'expérience auprès cadres supérieurs; maîtrise outils numériques IA/Microsoft 365; sens de l'organisation et discrétion; capacité à anticiper les besoins et simplifier la complexité; aptitudes communication et gestion de priorités; travail en équipe dans un environnement matriciel.

Responsibilities

• :Servir de ressource pour CFO et GC pour questions administratives et priorités; gérer courriels, calendrier, voyages, dépenses et factures (Markview/Oracle); préparer et synthétiser breffages exécutifs; soutenir comptes et affaires juridiques; coordonner réunions et événements; superviser mise à jour organigrammes et archives; optimiser les flux via numérisation et IA; traduire des documents ponctuellement; assurer confidentialité et professionnalisme.

Skills

Bilingue FR/EN

Microsoft 365

Copilot IA

Gestion des priorités

Discrétion et confidentialité

Education

DEC en bureautique/secrétariat

Tools

Microsoft Copilot

SharePoint

Markview

Oracle

Job description

Aperçu

Voici une occasion unique de joindre une équipe dynamique et multidisciplinaire évoluant sur le plan international! À titre d'adjoint(e) de direction, vous soutiendrez à la fois le chef de la direction financière (CFO) et le vice-président principal et chef du contentieux (GC) pour le secteur Nucléaire mondial chez AtkinsRéalis dans l'accomplissement de tâches administratives variées, confidentielles et stratégiques liées aux priorités d'affaires du secteur. En plus d'offrir un soutien exécutif de premier ordre, vous agirez comme partenaire d'affaires de confiance pour le bureau du chef de la direction financière (CFO) et du vice-président principal et chef du contentieux (GC), en contribuant à l'efficacité des dirigeants, à la coordination des priorités stratégiques, à la gestion des flux d'information et à l'exécution des priorités du leadership dans un environnement d'affaires nucléaire mondial. La personne idéale pour occuper ce poste possède une solide expérience en administration, privilégie travailler en équipe et fait preuve de la flexibilité nécessaire pour évoluer dans un groupe exigeant, travaillant sur des projets internationaux. La personne recherchée se distingue également par son jugement, sa discrétion, sa curiosité d'affaires, sa maîtrise des outils numériques ainsi que sa capacité à anticiper les besoins dans un environnement complexe et en constante évolution.

Votre rôle

• Agir en tant que personne-ressource auprès du CFO et du GC pour toutes questions administratives; contribuer à l'efficacité des dirigeants par une gestion proactive des priorités, des engagements, des demandes des parties prenantes et des activités d'affaires clés.
• Gestion des courriels et calendrier, signaler et suivre les points d'actions, organisation de voyages (visas), prise de rendez-vous, compte de dépenses, paiement et suivi des factures, appels téléphoniques, rédaction/révision des lettres et mise en page de documents variés, respecter les délais, être proactif; anticiper les problèmes potentiels; faire preuve de jugement dans la priorisation des demandes concurrentes afin d'optimiser le temps et l'attention des dirigeants sur les dossiers à plus forte valeur ajoutée.
• Utiliser des outils numériques et d'intelligence artificielle, notamment Microsoft 365 et Copilot, afin d'améliorer l'efficacité, de simplifier les flux de travail, de préparer des breffages exécutifs et de soutenir la gestion de l'information.
• Préparer des documents de breffage exécutif concis et synthétiser l'information provenant de réunions, courriels, présentations et rapports afin de faire ressortir les principaux enjeux, décisions, risques et suivis requis.
• Assister le CFO et le GC, notamment en effectuant le paiement des factures et le suivi dans Markview, au besoin.
• Soutenir les équipes Finance et Affaires juridiques du secteur Nucléaire dans la création, la préparation, la numérisation et la distribution de divers documents relatifs aux initiatives du secteur; contribuer à la préparation de documents clairs, bien structurés'et alignés sur les priorités du leadership.
• Assurer le suivi des initiatives stratégiques, des engagements de la direction, des points d'action et des livrables clés'afin d'appuyer l'exécution en temps opportun des priorités des équipes Finance, Affaires juridiques et de l'équipe de direction du secteur Nucléaire.
• Soutenir l'équipe de direction du secteur Nucléaire selon les besoins, notamment pour les réservations de vols, les rapports de dépenses, les enjeux informatiques, les factures Markview, Oracle et autres suivis administratifs. À l'occasion, appuyer les équipes élargies selon les priorités d'affaires; coordonner certaines activités de leadership impliquant plusieurs fonctions et favoriser la collaboration entre les dirigeants, leurs équipes et les parties prenantes clés.
• Identifier des occasions d'améliorer les processus du bureau exécutif et les flux de travail administratifs grâce à l'automatisation, à la numérisation et aux initiatives d'amélioration continue.
• Mettre à jour les organigrammes et listes de distribution liés'aux équipes Finance, Affaires juridiques et de direction du secteur Nucléaire, au besoin.
• Optimiser et mettre à jour les systèmes de classement papier et électronique, et fournir un soutien à la mise à jour des sites SharePoint pertinents; veiller à ce que l'information soit facile à repérer, adéquatement maintenue et accessible aux bonnes parties prenantes.
• Traduire des documents, de façon ponctuelle.
• Coordonner, au besoin, les rencontres du secteur Nucléaire et autres rencontres avec les gestionnaires, les équipes internes et les tierces parties; assurer le suivi approprié des points d'action, des décisions et des engagements découlant des réunions de direction ou de gouvernance.
• Participer à la coordination d'événements, de réunions de direction et d'initiatives propres au secteur Nucléaire, y compris la logistique; appuyer la planification et l'exécution de retraites de leadership, de revues stratégiques, de réunions générales, de visites exécutives et d'autres événements d'affaires importants.
• Réserver ou inscrire les membres de la direction soutenus à divers événements, rencontres d'affaires et conférences externes.
• Faire preuve de professionnalisme, de jugement, de discrétion et de confidentialité à tout moment. Démontrer de la flexibilité et de l'adaptabilité afin de s'ajuster aux priorités'et aux demandes de travail en évolution; représenter le bureau du CFO et du GC avec maturité, diplomatie et un solide sens de l'organisation.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Profil De Réussite

• Être reconnue comme une extension de confiance du bureau du CFO et du GC.
• Gérer de façon proactive les priorités, les suivis et les engagements du leadership avec un minimum de directives.
• Contribuer à améliorer la qualité, la clarté et la rapidité des breffages exécutifs, de la préparation des réunions et des suivis.
• Mettre en place des améliorations numériques, fondées sur l'intelligence artificielle ou liées aux processus afin de réduire la charge administrative et d'accroître la productivité du bureau exécutif.
• Contribuer à un rythme de fonctionnement plus connecté, efficace et structuré entre les équipes Finance, Affaires juridiques et l'équipe de direction exécutive du secteur Nucléaire.

À propos de vous

• DEC en bureautique, secrétariat ou tout autre domaine connexe.
• Parfait bilinguisme à l'oral et à l'écrit (anglais et français).
• Minimum de 8 années d'expérience pertinente; idéalement auprès de cadres supérieurs ou d'équipes de direction dans un environnement complexe, matriciel ou international.
• Expérience démontrée dans l'utilisation d'outils de productivité numérique et d'intelligence artificielle, notamment Microsoft Copilot, afin d'améliorer l'efficacité, l'organisation et la gestion de l'information, considérée comme un atout.
• La personne retenue sera proactive plutôt que réactive; hautement organisée tout en conservant une perspective stratégique; capable de simplifier la complexité; à l'aise avec les outils numériques; digne de confiance dans le traitement d'information confidentielle; et axée sur l'efficacité du chef de la direction financière, du GC et de l'équipe de direction exécutive élargie du secteur Nucléaire.
• Capacité et flexibilité nécessaires pour gérer plusieurs dossiers et ou demandes simultanément (polyvalence, débrouillardise et gestion des priorités); capacité démontrée à anticiper les besoins, à exercer un jugement éclairé et à gérer des priorités'exécutives concurrentes avec un minimum de supervision.
• Capacité supérieure à gérer les priorités'et à rencontrer des échéanciers serrés; capacité à distinguer les enjeux urgents, importants et stratégiques.
• Orientation-client démontrée; solides compétences en gestion des parties prenantes et capacité à interagir avec professionnalisme avec des dirigeants, clients, partenaires et intervenants externes.
• Grande rigueur et précision dans le traitement et le maintien de la confidentialité des données et dossiers; particulièrement en lien avec des informations sensibles de nature financière, juridique, commerciale ou liée aux ressources humaines.
• Esprit d'équipe, excellentes aptitudes en collaboration, approche positive, gestion du stress et capacité à travailler de façon autonome; aisance à évoluer dans l'ambiguïté et à naviguer dans des priorités changeantes au sein d'un environnement d'affaires dynamique.
• Connaissances approfondies de la suite Microsoft 365, incluant Excel, PowerPoint, Word, etc., et capacité à préparer des documents de qualité exécutive, des notes de breffage, des résumés'et des communications destinés à la haute direction.
• Solide sens des affaires et intérêt marqué pour comprendre les priorités financières, opérationnelles et juridiques du secteur Nucléaire et de l'entreprise AtkinsRéalis dans son ensemble.
• Forte capacité de synthèse, capacité à cerner les principaux enjeux et à communiquer clairement et avec concision auprès de dirigeants.
• Mentalité d'amélioration continue et curiosité quant à la façon dont les outils numériques, l'automatisation et l'intelligence artificielle peuvent améliorer l'efficacité du bureau exécutif.
• Membre de l'équipe de direction canadienne, mondiale ou d'une