Adjoint(e) de direction

Industrial Alliance Insurance and Financial Services Inc

Magog

Hybrid

CAD 50,000 - 70,000

Full time

3 days ago

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Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite

Régime d'achat d'actions

Vacances et bien-être

Télémédecine

Aide aux employés et à la famille

Mobilier ergonomique

Bonus de performance

Rabais iA

Job summary

Industrial Alliance Insurance and Financial Services Inc au siège au Magog recherche une Adjointe de direction pour soutenir une équipe de direction et optimiser les opérations administratives. Vous coordonnerez les agendas, préparerez les documents et assurerez la logistique des rencontres, voyages et événements, tout en gérant les dépenses et la communication interne.

Ce rôle hybride exige rigueur, sens de l’initiative et maîtrise avancée de MS Office, avec un diplôme collégial en bureautique

Qualifications

Expérience en soutien administratif et coordination d’équipe.
Capacité à gérer des agendas complexes et prioriser les tâches.
Excellente rédaction et présentation de documents.
Bon niveau d’anglais souhaité pour échanger avec partenaires.

Responsibilities

Coordonner l’agenda de la direction et planifier les rencontres.
Préparer les ordres du jour, convocations et documents.
Concevoir et préparer des rapports et présentations.
Planifier la logistique des réunions et déplacements.
Gérer les dépenses, factures et suivis budgétaires.
Servir de référence pour les demandes des employés et support TI.
Collaborer avec les adjointes pour l’amélioration des processus.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Communication

Débrouillardise

MS Office avancé

Education

Diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration

Tools

MS Office suite

Job description

Adjointe de direction

Bâtissez l’avenir avec nous

Vous êtes reconnue pour votre sens de l’initiative, votre créativité et votre capacité à garder le cap dans un environnement dynamique? Joignez-vous à l’équipe Produits, Stratégie de croissance et architecture et contribuez à une grande diversité de mandats aux côtés de gestionnaires passionnés et engagés.

En tant qu’Adjointe de direction, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités d’une équipe de direction et dans le soutien des opérations du secteur. Vous contribuerez à l’efficacité organisationnelle en assurant un accompagnement administratif de haut niveau, en simplifiant les façons de faire et en favorisant la collaboration au sein d’un environnement stimulant où l’entraide et le plaisir au travail occupent une place importante.

Ce que vous accomplirez avec nous

En tant qu’Adjointe de direction, vous serez au cœur de notre mission. Voici les principales responsabilités :

Assurer la coordination administrative de la direction en gérant des agendas complexes, en planifiant les rencontres, en établissant les priorités et en effectuant les suivis nécessaires auprès des gestionnaires;
Soutenir les instances de gestion en préparant les calendriers, les ordres du jour, les convocations et la documentation requise, ainsi qu’en assurant le suivi des actions convenues;
Concevoir et préparer des correspondances, des communiqués, des rapports et des présentations; créer des sondages, consolider les réponses et présenter les résultats de façon claire et visuelle;
Planifier et coordonner la logistique des rencontres, événements, déplacements et activités d’équipe, incluant les réservations, les achats, les besoins techniques, les repas et l’hébergement;
Effectuer diverses activités administratives et financières, notamment la gestion des comptes de dépenses, le traitement des factures, les demandes de paiement, les achats et les suivis budgétaires;
Agir comme personne-ressource pour les employés du secteur en coordonnant les demandes d’accès, l’équipement informatique ainsi que le soutien TI lors des arrivées et départs;
Collaborer étroitement avec l’équipe des adjointes administratives afin de partager les meilleures pratiques et participer à l’amélioration continue des processus.

Ce qui pourrait accélérer votre succès dans ce poste

Nous cherchons une personne qui :

Est reconnue pour son sens de l’organisation, sa rigueur et sa capacité à gérer efficacement de multiples priorité;
Se démarque par son autonomie, la débrouillardise et son sens de l’initiative;
Démontre un excellent jugement, un haut niveau de discrétion et un grand professionnalisme;
Possède une forte capacité à collaborer et à établir des relations de confiance avec différents intervenants;
Maîtrise la suite Microsoft Office de façon avancée;
Détient un diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe;
Possède un minimum de cinq années d’expérience pertinente ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience;
Fait preuve d’une pensée stratégique et d’un sens politique développé;
Niveau intermédiaire de connaissance de la langue anglaise requis, puisque la personne sera appelée à rédiger et à communiquer avec différents partenaires et intervenants internes et externes sur une base régulière.

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous

Un environnement de travail où l’apprentissage et le développement fusionnent avec une quête collective d’excellence;
L'intelligence artificielle est entre les mains de chacun, permettant d'accroître votre efficacité personnelle et favorisant la croissance de l'organisation;
Un environnement sain, sécuritaire, équitable et inclusif où le potentiel peut s’exprimer et se développer librement;
La possibilité de travailler dans un environnement de travail hybride, soutenu par la flexibilité et l'accès à des espaces de travail inspirants et innovants.

Des avantages sociaux compétitifs