Adjoint(e) administratif Construction

Groupe Corev; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de construction recherche une Adjointe Administratif en construction motivée et déterminée pour coordonner les aspects administratifs et opérationnels de leurs projets. Les responsabilités incluent l'assistance au responsable de projet, la gestion de la documentation contractuelle, et le suivi avec le département de comptabilité. Le candidat idéal a un DEC en administration, deux ans d'expérience pertinente, et maîtrise le logiciel Auto Desk Construction Cloud. Ce poste est basé à Montréal.

Qualifications

• Minimum de deux ans d'expérience pertinente à l'administration.
• Expérience dans le secteur de la construction ou de l’immobilier.
• Capacité de travailler en équipe et de s'adapter rapidement.
• Connaissance et maîtrise du logiciel Autodesk Construction Cloud (ACC).
• Expérience dans le secteur de l'administration de projets dans le secteur de la construction est un atout important.
• Excellentes compétences en communication et en rédaction.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Bilinguisme (français/anglais).
• Esprit d’équipe, sens du leadership et grande adaptabilité aux changements.
• Solides compétences techniques et informatiques liées au poste.
• Compréhension de la lecture de plan (un atout).

Responsibilities

• Coordination administrative et opérationnelle des projets.
• Assistance au responsable de projet dans les tâches connexes.
• Suivi de la documentation contractuelle jusqu'à la signature.
• Effectuer le suivi des correspondances liées aux projets et répondre aux demandes des clients, professionnels et sous-traitants.
• Saisir l’information dans les contrats et en assurer la mise en page.
• Effectuer le suivi de la documentation contractuelle (contrats, conventions, bons de commande, etc.) jusqu’à l’obtention des signatures, puis transmettre les documents au département de comptabilité.
• Assurer la réception des bons de livraison, leur distribution et les suivis nécessaires.
• S’assurer de la mise à jour des documents sur la plateforme d’échange de documentation (ACC).
• Suivi de chantier :
• Assurer un suivi avec le surintendant concernant les journaux de chantier, les photos et autres documents de suivi.
• Assister le surintendant dans l’envoi aux sous-traitants des ententes prises sur le chantier.
• Suivi administratif et comptable
• Assister le chargé de projet dans le processus des demandes de paiements mensuelles et du suivi de la facturation (codification).
• Maintenir un lien direct avec le département de comptabilité pour :
• Gérer les avenants : adresser les demandes de changement aux sous-traitants impliqués.
• Tenir à jour les tableaux d’avenants quotidiennement.
• Vérifier les décomptes progressifs.
• Effectuer la fermeture des balances (bons de commande et contrats).
• Suivre les conditions spéciales de paiement.
• Assurer le suivi des factures en attente de contrat et/ou de bon de commande.
• Clôture de projet :
• Préparer les manuels de fin de projet en vue de la libération de la retenue.
• Obtenir les documents de fermeture de dossier auprès de la CCQ et de la CNESST.
• Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Skills

Communication

Bilinguisme (français/anglais)

Compétences en informatique

Leadership

Gestion documentaire

Education

DEC en administration ou équivalent

Tools

Auto Desk Construction Cloud (ACC)

Microsoft Office

Job description

Partenaire d'affaires en ressources humaines

Nous sommes à la recherche d'une Adjointe Administratif en construction déterminée pour l’équipe de Groupe Corev. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative et opérationnelle de nos projets. Si vous êtes motivée par les défis, avez un souci du détail remarquable et souhaitez contribuer activement à notre succès, cette opportunité est faite pour vous.

Description du poste – Adjoint(e) administratif - Construction :

Soutien aux projets :

• Assister le responsable de projet dans toutes les tâches connexes aux projets (préparation des bons de commande, suivi des émissions de plans, etc.).
• Assister dans la préparation des appels d’offres.
• Coordonner la documentation liée à l’ouverture du chantier (programme de prévention CNESST, CCQ, PPV, mobilisation de chantier, etc.).
• Effectuer le suivi des correspondances liées aux projets et répondre aux demandes des clients, professionnels et sous-traitants.
• Saisir l’information dans les contrats et en assurer la mise en page.
• Effectuer le suivi de la documentation contractuelle (contrats, conventions, bons de commande, etc.) jusqu’à l’obtention des signatures, puis transmettre les documents au département de comptabilité.
• Assurer la réception des bons de livraison, leur distribution et les suivis nécessaires.
• S’assurer de la mise à jour des documents sur la plateforme d’échange de documentation (ACC).

Suivi de chantier :

• Assurer un suivi avec le surintendant concernant les journaux de chantier, les photos et autres documents de suivi.
• Assister le surintendant dans l’envoi aux sous-traitants des ententes prises sur le chantier.

Suivi administratif et comptable

• Assister le chargé de projet dans le processus des demandes de paiements mensuelles et du suivi de la facturation (codification).
• Maintenir un lien direct avec le département de comptabilité pour :
• Gérer les avenants : adresser les demandes de changement aux sous-traitants impliqués.
• Tenir à jour les tableaux d’avenants quotidiennement.
• Vérifier les décomptes progressifs.
• Effectuer la fermeture des balances (bons de commande et contrats).
• Suivre les conditions spéciales de paiement.
• Assurer le suivi des factures en attente de contrat et/ou de bon de commande.

Clôture de projet :

• Préparer les manuels de fin de projet en vue de la libération de la retenue.
• Obtenir les documents de fermeture de dossier auprès de la CCQ et de la CNESST.
• Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Profil recherché :

• Minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente liée à l'administration et un poste similaire.
• DEC en administration ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience dans le milieu de la construction ou de l’immobilier.
• Connaissance et maitrise du logiciel auto desk construction cloud (ACC).
• Expérience dans le secteur de l'administration de projets dans le secteur de la construction est un atout important.
• Excellentes compétences en communication et en rédaction.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Bilinguisme (français/anglais).
• Esprit d’équipe, sens du leadership et grande adaptabilité aux changements.
• Solides compétences techniques et informatiques liées au poste.
• Compréhension de la lecture de plan (un atout).

Si vous êtes prête à relever ce défi excitant et à contribuer au succès de notre équipe, veuillez nous faire parvenir votre CV. Nous avons hâte de vous rencontrer et d'en apprendre davantage sur ce que vous pouvez apporter à notre équipe.

Montréal-Ouest, Quebec, Canada 3 days ago