Adjoint(e) administratif(ve) en préconstruction

ACI Worldwide; Ottawa; Hybrid; CAD 52,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

REER collectif

Travail hybride

Actionnariat

Développement pro

Titre de transport payé

4 semaines vacances

Job summary

Pomerleau recherche un adjoint administratif en préconstruction pour soutenir le cycle complet, de la conception à l’exécution. Vous coordonnerez les appels d’offres, préparerez les soumissions et assurerez le contrôle documentaire.

Le poste exige une expérience de 2 à 3 ans dans l’administration ou la coordination et une maîtrise des outils MS Office. Environnement dynamique, travail hybride et attention au détail.

Qualifications

• 2 à 3 années d’expérience dans l’administration ou la coordination (construction un atout).
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Responsibilities

• Soutenir l’ensemble du cycle des activités de préconstruction et la coordination des appels d’offres.
• Préparer les soumissions et documents, vérifier complétude et conformité des pièces.
• Suivre les addendas, clarifications et mises à jour pour les soumissions.
• Gérer les documents et données projets sur les plateformes internes.

Skills

Gestion des échéances

Maîtrise MS Office

Communication écrite

Sens du détail

Tools

CMIC

Procore

SmartUse

BuildingConnected

Job description

Prêt·e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!

À titre d’adjoint(e) administratif(ve) en préconstruction chez Pomerleau, vous jouerez un rôle clé dans le soutien de projets de construction d’envergure, allant de 1,5 million de dollars à plus d’un milliard de dollars. Vous contribuerez à l’ensemble des activités de préconstruction, assurerez la coordination des appels d’offres et des soumissions, et veillerez au respect des exigences en matière de sécurité, de qualité et d’approvisionnement à l’échelle de la province.Ce rôle combine l’excellence administrative, la coordination technique et une bonne connaissance de l’industrie de la construction. Il convient parfaitement à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique, axé sur les échéances, et qui aime soutenir la réalisation de projets complexes, de la conception jusqu’à l’exécution.

Ce que tu feras

• Soutenir l’ensemble du cycle des activités de préconstruction, notamment la coordination des appels d’offres, la préparation des soumissions, le contrôle documentaire et la révision des portées de travaux.
• Participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres et des soumissions destinées aux clients en français et en anglais à l’aide de Word, Excel, Bluebeam PDF, Procore, STACK et PowerPoint.
• Veiller à ce que toutes les exigences, formulaires et pièces justificatives des appels d’offres soient complets et conformes.
• Maintenir des répertoires de projets organisés sur les plateformes et lecteurs internes.
• Assurer le suivi des addendas, clarifications et mises à jour afin de garantir une coordination efficace lors des soumissions à échéancier serré.
• Examiner les plans, devis et instructions aux soumissionnaires afin de préparer avec précision les formulaires et livrables requis.
• Soutenir la préparation des présentations clients, cahiers de prix et soumissions techniques.
• Agir comme point de contact principal pour l’équipe de préconstruction en répondant aux questions et en acheminant les demandes aux personnes concernées.
• Effectuer une veille active des nouvelles opportunités sur les portails gouvernementaux d’approvisionnement et les autres plateformes du secteur public.
• Ouvrir, mettre à jour et maintenir la documentation et les données de projets dans diverses plateformes tout au long du cycle de vie des projets.
• Coordonner les demandes de cautionnement et d’assurance avec les équipes internes.
• Gérer les clôtures d’appels d’offres : planifier les réunions, réserver les salles, envoyer les invitations Outlook et s’assurer de la disponibilité des signataires.
• Soutenir les autres bureaux régionaux dans la préparation et le dépôt des soumissions lorsque requis.
• Coordonner les interactions avec les sous-traitants, fournisseurs, consultants et organismes publics tout au long de la phase de préconstruction.
• Appuyer les initiatives de développement et de maintien des relations avec les clients et partenaires.
• Organiser les visites de chantier, assurer la participation des intervenants concernés et recueillir toute l’information nécessaire.
• Gérer la préparation, l’organisation, l’archivage et la gestion documentaire avec un souci exceptionnel du détail.
• Coordonner les réunions d’équipe, les formations, les séances Lunch & Learn ainsi que les activités préalables à la clôture et de clôture.
• Soutenir l’intégration administrative et l’accueil des nouveaux employés.
• Maintenir à jour les tableaux de planification hebdomadaires et communiquer les mises à jour aux directeurs, au vice‑président Construction, aux surintendants généraux et aux gestionnaires.
• Effectuer un suivi auprès des membres de l’équipe concernant l’avancement des livrables. Assurer le suivi des principaux livrables de projet, des jalons de tâches, des actions issues des réunions hebdomadaires, des suivis de formation et des responsabilités individuelles afin de maintenir les échéanciers et d’identifier rapidement les enjeux nécessitant une escalade.

Ce poste est fait pour toi si tu as

• De 2 à 3 années d’expérience dans un rôle similaire en administration ou en coordination (une expérience dans l’industrie de la construction constitue un atout). 
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook). 
• Souci méticuleux du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à travailler efficacement sous pression.
• Bonne compréhension des environnements de construction, idéalement acquise dans le cadre de projets de bâtiment.
• Capacité à lire et interpréter avec assurance les plans, devis et processus de construction.
• Connaissance des processus d’approvisionnement du secteur public et des plateformes d’appels d’offres du gouvernement. (un atout)
• Familiarité avec les logiciels de construction tels que CMIC, Procore, SmartUse, BuildingConnected ou d’autres outils similaires .
• Excellentes habiletés en communication écrite.
• Style de communication clair et professionnel avec des intervenants de tous les niveaux.
• Capacité à collaborer efficacement avec les estimateurs, gestionnaires, directeurs, sous-traitants et clients.
• Esprit d’initiative, sens des responsabilités, capacité à anticiper les besoins et à soutenir l’équipe de façon proactive.
• Très bonne organisation, grande capacité d’adaptation et aptitude à évoluer dans un environnement orienté vers les échéances.
• Professionnalisme, fiabilité et fort esprit d’équipe.

Exigence relative à la cote de sécurité:

Veuillez noter que ce poste exige que les candidats soient admissibles à l’obtention et au maintien d’une cote de sécurité de niveau II (Secret). Dans le cadre du processus de recrutement, les candidats doivent être en mesure de fournir 10 années d’antécédents vérifiables, notamment leur historique d’emploi, leur parcours scolaire, leurs adresses et toute autre information requise pour l’obtention de la cote de sécurité.

Avantages

• REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
• Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
• Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
• Développement pro – on t’aide à avancer
• Titre de transport payé – viens au travail sans frais
• Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée

L’échelle de rémunération affichée pour ce poste s’applique au(x) lieu(x) de travail disponible(s) en Ontario et/ou en Colombie‑Britannique. La rémunération offerte peut varier selon les compétences pertinentes, l’expérience, les qualifications, la localisation géographique et l’emploi final pour lequel tu es embauché(e). Merci de consulter cette offre d’emploi à partir du site carrière officiel de Pomerleau si la rémunération n’est pas visible sur un site d’emploi tiers.

Pomerleau est un leader de la construction au Canada, reconnu pour livrer des projets complexes partout au pays. Nous offrons un environnement de travail où le respect, le soutien et le développement de chacun sont au cœur de nos priorités. Notre culture repose sur la collaboration, la confiance et un engagement commun vers l’excellence. Si ça te parle, postule à ce poste ou contacte un de nos recruteurs pour voir comment on peut t’accompagner dans le processus.