Adjoint(e) Administrative

Aon Corporation; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Aon Corporation recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir les dirigeants et les équipes et faciliter des expériences fluides en coulisses, tout en contribuant à l’excellence opérationnelle et à la réussite collective.

Vous gérerez des calendriers complexes, coordonnerez les réunions sur site et à distance, optimiserez les flux de travail avec Microsoft 365 et SharePoint, et soutiendrez la logistique et la préparation des réunions.

Qualifications

• Trois ans ou plus d’expérience dans un rôle similaire.
• Bilinguisme français/anglais requis.
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel et PowerPoint).

Responsibilities

• Gérer des calendriers et des courriels, enregistrer le temps et effectuer des recherches.
• Coordonner la logistique des réunions sur site et virtuelles (budget, déplacement, lieux, matériel, service de restauration).
• Participer activement aux réunions de direction et consigner les actions et suivis.
• Fournir un soutien de secours aux associés de la prestation de services à la clientèle et assurer la continuité de l’équipe.

Skills

Bilingue FR/EN

MS Office

Microsoft 365

SharePoint

OneNote

Education

Diplôme secondaire ou équivalent

Atout: diplôme associér/baccalauréat

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

SharePoint

OneNote

Job description

Titre du poste : Adjoint(e) administrative

Type de poste : Poste existant

Êtes-vous motivé.e par le soutien aux dirigeants et aux équipes ? Prenez-vous plaisir à créer des expériences fluides en coulisses ? Rejoignez Aon et jouez un rôle clé dans la promotion de l'excellence opérationnelle, de la collaboration et de la réussite en milieu de travail !

Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada. Ce poste n’est pas admissible au parrainage et nous ne sommes pas en mesure de parrainer un candidat ou de participer à son parrainage pour l’obtention d’un visa d’emploi ou d’un permis de travail.

Aon a pour vocation de favoriser une meilleure prise de décisions

Chez Aon, nous contribuons à une meilleure prise de décisions afin de protéger et d’enrichir la vie des gens dans le monde entier.

En tant qu’organisation, nous sommes unis par la confiance en une équipe inclusive et nous sommes passionnés par la réussite de nos employés et de nos clients.

À quoi vous attendre au quotidien

Excellence opérationnelle et gestion de projet

• Gérer des projets et livrables transversaux, en utilisant des technologies de gestion de projet (par exemple, les applications Microsoft 365) pour suivre les progrès, identifier les risques et assurer une exécution en temps opportun.


• Collaborer avec les équipes client.e.s pour compléter les initiatives ad hoc, définir des indicateurs de réussite et livrer des résultats soutenant les objectifs stratégiques.


• Appliquer des connaissances pratiques d'outils d'IA approuvés, d'automatisation et de flux de travail numériques pour rationaliser les processus administratifs, soutenir le triage des courriels, améliorer la génération de documents et créer des efficacités de processus tout en respectant les exigences d'utilisation responsable et de sécurité des données.


• Maintenir et organiser les actifs numériques en utilisant des plateformes telles que SharePoint, OneNote et des bases de données infonuagiques, assurant l'accessibilité et le contrôle des versions.

Compétence administrative

• Superviser la gestion complexe des calendriers et des courriels, l'enregistrement du temps et les tâches de recherche, en utilisant les applications Microsoft 365, les assistants intelligents, l'automatisation et les outils activés par l'IA pour optimiser les flux de travail.


• Coordonner la logistique des réunions sur site et virtuelles, y compris la budgétisation, les déplacements, les arrangements pour les lieux, les matériaux et les services de restauration, en se concentrant sur l'expérience utilisateur et la durabilité.


• Participer activement aux réunions de direction, en capturant les actions et les suivis à l'aide d'outils et de services collaboratifs.


• Fournir un soutien de secours aux autres associé.e.s de la prestation de services à la clientèle, assurant la continuité et la résilience de l'équipe.

Culture et engagement

• Donner l'exemple en maintenant une approche flexible, proactive et efficace pour soutenir les autres


• Bâtir et maintenir un solide réseau interne, partager les meilleures pratiques et contribuer aux initiatives à l'échelle de l'entreprise.


• Assister et contribuer à des ateliers, séminaires et réunions de ville axés sur l'excellence administrative, l'innovation, l'adoption de l'IA, l'activation technologique et la culture organisationnelle.


• Servir en tant qu'ambassadeur. rice de marque certifié.e, en veillant à ce que toutes les communications et les matériaux reflètent l'identité et les valeurs de l'organisation.

En quoi cette offre d’emploi est-elle différente des autres?

Si vous êtes une personne professionnelle de l’administration qui aime travailler avec les gens, la technologie et des projets porteurs de sens, ce poste vous offre l’occasion d’avoir un réel impact. Chez Aon, les adjoint(e)s administratifs(ves) font bien plus que gérer des calendriers. Ils collaborent avec des équipes de Solutions pour le patrimoine, coordonnent d’importantes réunions avec les clients ainsi que des rencontres financières, soutiennent des initiatives liées à SharePoint et à des projets stratégiques, et agissent comme personnes-ressources de confiance auprès de la clientèle.

Nous recherchons une personne ouverte aux nouvelles technologies, à l’aise avec l’adoption de nouveaux outils et processus, et motivée à devenir une véritable experte de l’IA. Si vous aimez apprendre, résoudre des problèmes et relever de nouveaux défis, vous trouverez chez Aon de nombreuses occasions de faire évoluer votre carrière dans la direction qui vous passionne le plus.

Compétences et expérience qui mèneront au succès

• Trois (3) ans ou plus d'expérience dans un rôle similaire;


• Le bilinguisme français/anglais est requis en raison des interactions fréquentes avec des clients, des collègues ou collaborateurs basés au Québec, dans d'autres provinces canadiennes et/ou l'étranger.


• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel et PowerPoint);


• Ponctualité et fiabilité;


• Compétences organisationnelles, initiative, ingéniosité et souci du détail;


• Flexibilité et esprit d'équipe;


• Compétences organisationnelles démontrées;


• Capacité à travailler de manière indépendante avec une variété de personnes;


• Diplôme d'études secondaires ou expérience pertinente; un diplôme d'associé ou de baccalauréat est un atout.

Ce que nous faisons pour soutenir nos employés

En plus de notre programme complet d’avantages sociaux, nous favorisons une main-d’œuvre inclusive. Également, notre environnement agile vous permet de gérer votre bien-être et de concilier vie professionnelle et vie privée, afin que vous puissiez donner le meilleur de vous-même chez Aon. Qui plus est, tous les employés participent chaque année à deux journées mondiales de bien-être, qui les encouragent à prendre le temps de s’occuper d’eux-mêmes. Nous proposons aussi à nos employés divers modes de travail.

Notre culture de formation continue vous inspire et vous donne les moyens d’apprendre, de partager et de vous perfectionner, pour vous aider à atteindre votre plein potentiel. Par conséquent, chez Aon, vous êtes plus connecté, plus pertinent et plus valorisé.

Aon valorise un lieu de travail innovateur et inclusif où tous les employés sont encouragés à être eux-mêmes. Aon est fière d’offrir l’égalité des chances au travail.

Nous nous engageons à assurer l'égalité des chances en matière d'emploi et à favoriser un lieu de travail inclusif. Si vous avez besoin d'aménagements au cours de la phase de candidature ou d'entretien, veuillez nous le faire savoir. Vous pouvez demander des aménagements en nous envoyant un courriel à [e-mail] ou à votre recruteur. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins et garantir une expérience juste et équitable.

Aon n'accepte pas les candidatures non sollicitées des agences de recrutement pour ce poste. Si vous êtes une agence de recrutement, vous ne recevrez aucune compensation pour la présentation d'un candidat, même si Aon l’embauche.