Adjoint(e) administratif(ve) en préconstruction

ACI Worldwide; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

REER collectif

Travail hybride

Actionnariat

Développement pro

Titre de transport payé

Minimum de 4 semaines de vacances

Job summary

Pomerleau recherche un adjoint administratif en préconstruction pour soutenir le cycle des projets, coordonner les appels d’offres et les soumissions, et assurer le respect des exigences de sécurité et qualité à l’échelle de la province.

Vous aiderez à coordonner les dossiers, les portefeuilles et les livrables tout au long des phases de conception à l’exécution, tout en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe de préconstruction et les parties prenantes.

Qualifications

• 2 à 3 années d’expérience dans un rôle similaire en administration ou en coordination.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Souci méticuleux du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à travailler efficacement sous pression.

Responsibilities

• Coordonner l’ensemble du cycle de préconstruction (appels d’offres, soumissions, contrôle documentaire).
• Préparer les dossiers d’appel d’offres et soumissions en français et en anglais avec Word, Excel, Bluebeam PDF, Procore, STACK et PowerPoint.
• Veiller à la complétude des documents et exigences des appels d’offres et à l’archivage des portefeuilles de projets.
• Coordonner les réunions et formations et accueillir les nouveaux employés.
• Soutenir l’intégration administrative et la coordination avec les équipes internes et parties prenantes.

Skills

Microsoft Office

Gestion des échéances

Organisation

Communication écrite

Tools

CMIC

Procore

SmartUse

BuildingConnected

Job description

Prêt·e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!

À titre d’adjoint(e) administratif(ve) en préconstruction chez Pomerleau, vous jouerez un rôle clé dans le soutien de projets de construction d’envergure, allant de 1,5 million de dollars à plus d’un milliard de dollars. Vous contribuerez à l’ensemble des activités de préconstruction, assurerez la coordination des appels d’offres et des soumissions, et veillerez au respect des exigences en matière de sécurité, de qualité et d’approvisionnement à l’échelle de la province.Ce rôle combine l’excellence administrative, la coordination technique et une bonne connaissance de l’industrie de la construction. Il convient parfaitement à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique, axé sur les échéances, et qui aime soutenir la réalisation de projets complexes, de la conception jusqu’à l’exécution.

Ce que tu feras

Coordination de la préconstruction

• Soutenir l’ensemble du cycle des activités de préconstruction, notamment la coordination des appels d’offres, la préparation des soumissions, le contrôle documentaire et la révision des portées de travaux.
• Participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres et des soumissions destinées aux clients en français et en anglais à l’aide de Word, Excel, Bluebeam PDF, Procore, STACK et PowerPoint.
• Veiller à ce que toutes les exigences, formulaires et pièces justificatives des appels d’offres soient complets et conformes.
• Maintenir des répertoires de projets organisés sur les plateformes et lecteurs internes.
• Assurer le suivi des addendas, clarifications et mises à jour afin de garantir une coordination efficace lors des soumissions à échéancier serré.
• Examiner les plans, devis et instructions aux soumissionnaires afin de préparer avec précision les formulaires et livrables requis.
• Soutenir la préparation des présentations clients, cahiers de prix et soumissions techniques.
• Agir comme point de contact principal pour l’équipe de préconstruction en répondant aux questions et en acheminant les demandes aux personnes concernées.

Gestion des appels d’offres et soutien à l’approvisionnement

• Effectuer une veille active des nouvelles opportunités sur les portails gouvernementaux d’approvisionnement et les autres plateformes du secteur public.
• Ouvrir, mettre à jour et maintenir la documentation et les données de projets dans diverses plateformes tout au long du cycle de vie des projets.
• Coordonner les demandes de cautionnement et d’assurance avec les équipes internes.
• Gérer les clôtures d’appels d’offres : planifier les réunions, réserver les salles, envoyer les invitations Outlook et s’assurer de la disponibilité des signataires.
• Soutenir les autres bureaux régionaux dans la préparation et le dépôt des soumissions lorsque requis.

Communication et coordination des parties prenantes

• Coordonner les interactions avec les sous-traitants, fournisseurs, consultants et organismes publics tout au long de la phase de préconstruction.
• Appuyer les initiatives de développement et de maintien des relations avec les clients et partenaires.
• Organiser les visites de chantier, assurer la participation des intervenants concernés et recueillir toute l’information nécessaire.

Excellence administrative

• Gérer la préparation, l’organisation, l’archivage et la gestion documentaire avec un souci exceptionnel du détail.
• Coordonner les réunions d’équipe, les formations, les séances Lunch & Learn ainsi que les activités préalables à la clôture et de clôture.
• Soutenir l’intégration administrative et l’accueil des nouveaux employés.
• Maintenir à jour les tableaux de planification hebdomadaires et communiquer les mises à jour aux directeurs, au vice-président Construction, aux surintendants généraux et aux gestionnaires.
• Effectuer un suivi auprès des membres de l’équipe concernant l’avancement des livrables. Assurer le suivi des principaux livrables de projet, des jalons de tâches, des actions issues des réunions hebdomadaires, des suivis de formation et des responsabilités individuelles afin de maintenir les échéanciers et d’identifier rapidement les enjeux nécessitant une escalade.

Ce poste est fait pour toi si tu as

• De 2 à 3 années d’expérience dans un rôle similaire en administration ou en coordination (une expérience dans l’industrie de la construction constitue un atout).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Souci méticuleux du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à travailler efficacement sous pression.
• Bonne compréhension des environnements de construction, idéalement acquise dans le cadre de projets de bâtiment.
• Capacité à lire et interpréter avec assurance les plans, devis et processus de construction.
• Connaissance des processus d’approvisionnement du secteur public et des plateformes d’appels d’offres du gouvernement. (un atout).
• Familiarité avec les logiciels de construction tels que CMIC, Procore, SmartUse, BuildingConnected ou d’autres outils similaires.
• Excellentes habiletés en communication écrite.
• Style de communication clair et professionnel avec des intervenants de tous les niveaux.
• Capacité à collaborer efficacement avec les estimateurs, gestionnaires, directeurs, sous-traitants et clients.
• Esprit d’initiative, sens des responsabilités, capacité à anticiper les besoins et à soutenir l’équipe de façon proactive.
• Très bonne organisation, grande capacité d’adaptation et aptitude à évoluer dans un environnement orienté vers les échéances.
• Professionnalisme, fiabilité et fort esprit d’équipe.

• REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
• Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
• Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
• Développement pro – on t’aide à avancer
• Titre de transport payé – viens au travail sans frais
• Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée

Pour une sixième année consécutive, Pomerleau a été nommée l’un des 100 Meilleurs Employeurs au Canada.

Pomerleau est un leader de la construction au Canada, reconnu pour livrer des projets complexes partout au pays. Nous offrons un environnement de travail où le respect, le soutien et le développement de chacun sont au cœur de nos priorités. Notre culture repose sur la collaboration, la confiance et un engagement commun vers l’excellence.