Adjoint.e administratif.ve du directeur général

Montreal Museum of Fine Arts; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Le Musée des beaux-arts de Montréal recherche un adjoint administratif du directeur général pour soutenir la direction et les équipes dans la gestion quotidienne des dossiers et la coordination des activités.

Vous assurerez l’agenda du directeur, planifierez réunions et déplacements, préparerez les documents et rapports, et assurerez le suivi des projets et des dépenses.

Qualifications

• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste de soutien et de coordination au niveau exécutif.
• Maîtrise des outils bureautiques et de collaboration.
• Excellentes aptitudes en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif du directeur général et des équipes.
• Gérer l’agenda du directeur, prioriser les demandes et organiser les réunions.
• Planifier rendez-vous, déplacements et événements stratégiques.
• Suivre l’avancement des projets et les rapports de dépenses.
• Préparer l’ordre du jour des comités et la documentation nécessaire.
• Collaborer avec la direction, les comités et les partenaires externes.
• Rédiger communications et notes, et préparer des présentations.
• Contribuer à la chaire et aux rapports de reddition de comptes.
• Travailler avec la secrétaire du conseil d’administration.
• Participer à l’amélioration continue des processus du service.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Anglais et Français

Education

Diplôme collégial pertinent

Tools

Google Workspace

Suite Office

ERP

CRM

Logiciel de comptabilité

Job description

**Le défi :**Le Musée des beaux-arts de Montréal est à la recherche d’un∙e **Adjoint.e administratif.ve du directeur général**. Sous la responsabilité du directeur général du Musée, la personne assure un soutien dans la gestion et l'organisation quotidienne des dossiers.**Pour réussir dans ce poste, il vous faudra :*** Assister le directeur auprès des équipes du Musée et effectuer les suivis en facilitant le bon déroulement des activités de la direction générale.* Assurer une gestion efficace et proactive de l’agenda du directeur, déterminer les priorités et les demandes, et organiser les réunions.* Planifier et coordonner les rendez-vous, les déplacements, les voyages d’affaires et les événements stratégiques.* Fournir un soutien administratif : suivi de l’avancement des projets en cours, des échéances et des rapports de dépenses.* Voir à l'organisation de comités, à la préparation de l'ordre du jour ainsi qu'à la documentation requise et en assurer les suivis nécessaires.* Assurer la liaison avec la direction, les comités, les départements internes, le personnel et les partenaires stratégiques externes.* Rédiger des communications et notes: lettres, correspondances, procès-verbaux, et toutes communications requises.* Collaborer à l’élaboration de présentations pour des rencontres.* Préparer les conférences, la documentation et les allocutions en effectuant des recherches d’images, de statistiques, de biographies, etc.* Dans le cadre de la Chaire dédiée à la direction générale, assurer un soutien auprès des donateurs, préparer les rapports d'activités et contribuer à l’élaboration du rapport de reddition de comptes portant sur les activités de la direction générale et leur portée.* Travailler en étroite collaboration avec la secrétaire du conseil d’administration.* Participer aux projets d’amélioration continue des processus du service.**La tête de l’emploi :*** Diplôme d'études collégiales en communication, administration, gestion de projets ou toute discipline pertinente.* Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste de soutien et de coordination au niveau exécutif.* Maîtrise des outils de bureautique et de collaboration: Google Workspace, Suite Office, système ERP, CRM et logiciel de comptabilité.* Sens du service et approche collaborative.* Faire preuve de professionnalisme et de rigueur.* Excellentes aptitudes en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.**Fidèle à sa mission, le MBAM encourage la diversité au sein de ses équipes et invite à postuler les candidat∙e∙s de tous horizons ayant les compétences recherchées. Veuillez transmettre votre candidature à [e-mail] en mentionnant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.**