Adjoint.e administratif.ve, Bureau du Chef de cabinet

Pomerleau; Montreal; Hybrid; CAD 70,000 - 96,000; Full time

Benefits offered by this job

REER collectif – jusqu’à 5 % de la cot

Travail hybride – flexibilité

Actionnariat – partenaire de notre suc

Développement pro – progression

Titre de transport payé

4 semaines de vacances

Job summary

Pomerleau à Montréal recherche un adjoint exécutif capable de soutenir le Conseil d'administration et le Cheffe de cabinet. Vous gérerez l'agenda, planifierez les réunions et préparerez les documents clés.

Vous coordonnerez la logistique des rencontres, assurerez le suivi des demandes et veillerez à la qualité des communications en français et en anglais dans un cadre hybride.

Qualifications

• 5 ans d'expérience pertinente en soutien administratif de haut niveau, idéalement en gouvernance d'entreprise.
• DEP, AEC ou diplôme collégial dans un domaine pertinent.
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook, Teams).
• Maîtrise avancée de PowerPoint : mise en page, gabarits et présentations exécutives.
• Connaissance de Diligent Board (atout).
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Responsibilities

• Gérer les invitations et le calendrier des instances de gouvernance (conseil d'administration et comités).
• Agir comme point de chute opérationnel et assurer les suivis requis.
• Coordonner la logistique des rencontres (salles, technologie, repas, traiteur).
• Rédiger des documents (ordres du jour, courriels, procès-verbaux).
• Gérer les comptes de dépenses et les besoins administratifs du Bureau du Président.
• Concevoir et mettre en forme des présentations exécutives.
• Traduire diverses communications du département.
• Gérer les courriels et assurer un service à la clientèle de qualité.

Skills

Gestion de l agenda

Rédaction de documents

Service à la clientèle (oral/écrit)

Communication français/anglais

Gestion des priorités

Organisation et coordination

Education

DEP, AEC ou diplôme collégial

Tools

PowerPoint avancé

Word/Excel/Outlook/SharePoint

Outlook/Teams

Diligent Board

Job description

Description du poste

Prêt·e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!

Ce que tu feras

Soutien exécutif et gestion d’agenda

• Gérer les invitations de l'ensemble des instances de gouvernance (conseil d'administration et ses comités, ExCo, comités internes et instances au niveau exécutif) : planification annuelle du calendrier, envoi, suivi des confirmations et mises à jour;
• Agir comme point de chute opérationnel, répartir les demandes et assurer les suivis requis;
• Coordonner la logistique des rencontres : salles, technologie, lunchs et services de traiteur;
• Assurer la coordination logistique nécessaire au bon déroulement des rencontres exécutives, incluant les repas et autres services connexes;
• Assurer la gestion complète de l'agenda de la Cheffe de cabinet : planification, priorisation, arbitrage des demandes de rencontre et préparation de la semaine;
• Faire la gestion des archives des comités exécutifs (mémoire corporative);
• Rédiger des documents de toutes sortes (ordres du jour, courriels, procès-verbaux, etc.);
• Gérer les comptes de dépenses, factures et autres besoins administratifs du Bureau du Président.

Administration du gating

• Recevoir les demandes, recueillir les informations de base et coordonner les créneaux requis;
• Envoyer les invitations, confirmer les présentateurs et collecter les documents requis;
• Signaler rapidement les informations manquantes ou les écarts à l’analyste ou la Cheffe de Cabinet.

Présentations et documents

• Concevoir et mettre en forme des présentations PowerPoint de qualité exécutive selon les gabarits corporatifs;
• Schématiser l'information transmise par les dirigeants et les intervenants (organigrammes, processus, tableaux synthèses);
• Assurer la qualité finale des documents (cohérence, mise en page, révision linguistique);
• Traduire diverses communications du département.

Organisation

• Gérer les courriels, les structurer et tenir un système de classement efficace;
• Assurer le suivi et la priorisation des tâches ainsi que la qualité des processus en place;
• Assurer un service à la clientèle de qualité, à l'oral comme à l'écrit.

Ce poste est fait pour toi si tu as

• 5 ans d'expérience pertinente en soutien administratif de haut niveau, idéalement en gouvernance d'entreprise;
• DEP, AEC ou diplôme collégial dans un domaine pertinent;
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Outlook, Teams);
• Maîtrise avancée de PowerPoint : mise en page, gabarits, schématisation et présentations de qualité exécutive (exigence clé);
• Connaissance de Diligent Board (atout);
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison des interactions régulières avec des intervenants partout au Canada et de la préparation de documents destinés à la haute direction dans les deux langues.

Avantages

• REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
• Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
• Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
• Développement pro – on t’aide à avancer
• Titre de transport payé – viens au travail sans frais
• Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée

À propos de Pomerleau

Pour une sixième année consécutive, Pomerleau a été nommée l’un des 100 Meilleurs Employeurs au Canada.

Pomerleau est un leader de la construction au Canada, reconnu pour livrer des projets complexes partout au pays. Nous offrons un environnement de travail où le respect, le soutien et le développement de chacun sont au cœur de nos priorités. Notre culture repose sur la collaboration, la confiance et un engagement commun vers l’excellence.