Adjoint(e) administratif(ve) à la direction

SANTÉ VALEO; Saint-Eustache; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

La résidence L’Artisan, ressource intermédiaire du Groupe Santé Valeo à Saint-Eustache, cherche un adjoint administratif(ve) à la direction pour renforcer son équipe.

Sous supervision du directeur des opérations, vous gérerez les dossiers du personnel, la paie, la facturation et la coordination administrative, tout en veillant à la confidentialité et à un environnement structuré.

Qualifications

• Formation en administration ou équivalent.
• Minimum de deux années d’expérience dans un rôle administratif polyvalent.
• Expérience en paie, horaires ou environnent syndiqué est un atout.
• Connaissance du secteur de la santé (RI/RPA/CHSLD) est un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.

Responsibilities

• Soutenir la direction dans les tâches administratives et la gestion quotidienne.
• Rédiger et diffuser politiques, procédures et formulaires.
• Gérer les communications et la correspondance liées à la résidence.
• Tenir le classement et la gestion documentaire à jour.
• Gérer les feuilles de temps, la paie et les dossiers du personnel.

Skills

Organisation

Polyvalence

Rigueur

Discrétion

Education

Formation en administration

Tools

Microsoft Office

Job description

Vous êtes une personne organisée, débrouillarde et polyvalente, qui aime être au cœur de l’action et contribuer concrètement au bon fonctionnement d’un milieu de vie?

La résidence L’Artisan, ressource intermédiaire située à Saint-Eustache, est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) à la direction à la direction pour se joindre à son équipe!

VOTRE RÔLE:

Sous la supervision du directeur des opérations, vous assurerez un soutien administratif et opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la résidence.

Votre quotidien sera varié et vous mènera à contribuer à la gestion des dossiers du personnel, au suivi des processus administratifs, à la coordination des activités courantes et au maintien d’un environnement structuré, conforme et sécuritaire pour les résidents et les équipes.

Les principales tâches et responsabilités seront :

• Soutenir la direction dans diverses tâches administratives et dans la gestion quotidienne de la résidence.
• Rédiger et mettre à jour les politiques, procédures, notes de service et formulaires, puis en assurer la diffusion auprès des équipes.
• Assurer la communication des informations liées aux activités de la résidence et rédiger la correspondance.
• Tenir à jour le classement et la gestion documentaire.
• Appliquer rigoureusement les règles de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels.

2. Gestion des ressources humaines

• Produire les horaires de travail des employés syndiqués, en respectant la convention collective.
• Coordonner les remplacements, ajuster les quarts de travail et gérer les demandes de congé, en collaboration avec les chefs de département.
• Tenir à jour le cahier de poste et les outils de suivi internes.
• Participer aux étapes administratives d’embauche : vérifier les antécédents, recueillir les documents requis et créer les dossiers employés.
• Mettre à jour les dossiers du personnel (formations, certifications, permis, attestations) et en assurer la conformité.
• Vérifier et valider les feuilles de temps, préparer les pré-états de paie et transmettre les informations au service de la paie.
• Assurer l’entrée et la mise à jour des données dans le système de paie (embauche, départ, ajustements, primes, congés).

4. Comptabilité et gestion des fournisseurs

• Préparer et coder les différentes factures et documents de facturation (résidents, RI : entrées/sorties, CISSS, SAD, RPA+, etc.), puis les transmettre au service de comptabilité.
• Encaisser les paiements des résidents et des services offerts (services achetés, services de la coiffeuse, etc.).
• Effectuer les dépôts bancaires.
• Gérer la petite caisse de la résidence ainsi que la petite caisse des résidents.

5. Relations externes et soutien aux opérations

• Collaborer avec les intervenants du CISSS pour le suivi des dossiers des résidents (admissions, retours, mises à jour).
• Contribuer au maintien d’un environnement propre, organisé et sécuritaire pour les résidents.
• Assurer et maintenir le lien avec les familles tout au long du parcours : accueil, transmission d’informations, organisation et coordination de rencontres, entretiens ou appels de satisfaction.
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat.

À propos de la résidence :

L’Artisan est une résidence privée faisant partie du Groupe Santé Valeo. Ayant une vocation de ressource intermédiaire, elle répond aux besoins de personnes âgées en perte d’autonomie physique ou cognitive, qui nécessitent de l’accompagnement, du soutien et des soins dans leur quotidien. Notre mission est d’accompagner les aînés dans leur parcours de vie, en proposant un continuum de soins et de services personnalisés, dans le respect de leur rythme et de leur autonomie. Travailler à L’Artisan, c’est mettre l’humain au cœur de sa pratique. Nous valorisons la contribution de chacun et favorisons un climat de travail sain, respectueux et collaboratif.

Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, votre sens de l’organisation et votre rigueur, autant que pour votre empathie, votre capacité à anticiper les besoins et vos excellentes compétences relationnelles. Vous savez conjuguer efficacité administrative et approche humaine, et vous êtes à l’aise autant dans la gestion de dossiers que dans les échanges avec les employés, les résidents, les familles et les partenaires.

• Formation pertinente en administration ou expérience équivalente ;
• Minimum de deux (2) années d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative, d’adjointe à la direction ou dans un poste administratif polyvalent ;
• Expérience en gestion d’horaires, en paie ou dans un environnement syndiqué, un atout ;
• Expérience dans le secteur de la santé, en RI, RPA ou CHSLD, un atout ;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme ;

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Seules les personnes retenues seront contactées.

Nous souscrivons au principe de l’accès à l’égalité en emploi. Les candidatures des minorités visibles et ethniques, des Autochtones, des personnes handicapées et des femmes sont encouragées. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.