Adjoint(e) administratif(ve)

iA Financial Group (Industrial Alliance); Quebec; Hybrid; CAD 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives flexibles

Régime de retraite compétitif

Régime d’achat d’actions

Vacances et bien-être

Télémédecine

PAEF

Mobilier ergonomique

Bonis de performance

Rabais sur les produits iA

Job summary

iA Financial Group recherche un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir le Premier Directeur principal Infrastructure et Opérations TI et son équipe, en assurant la fluidité opérationnelle et le soutien administratif.

Vous coordonnez les agendas, rédigez des rapports et préparez des présentations; vous maîtrisez Word/Excel/PowerPoint et travaillez en mode hybride. Une connaissance de Planview est un atout et un niveau d’anglais intermédiaire est requis.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle administratif.
• DEP en secrétariat ou équivalent.
• Maîtrise avancée de la Suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneNote).
• Bonnes capacités d’organisation et de rigueur.
• Capacité à communiquer en anglais à un niveau intermédiaire.
• La connaissance de Planview est un atout.

Responsibilities

• Gérer les demandes de soutien administratif du personnel du secteur.
• Rédiger, réviser et corriger des textes et des présentations PowerPoint.
• Rédiger et produire des rapports statistiques et comptables.
• Gérer les agendas, les appels téléphoniques et les calendriers.
• Planifier et organiser les réunions internes et externes.
• Effectuer la planification et les réservations de voyages d’affaires.
• Gérer les notes de frais, les provisions financières et les paiements de factures.
• Produire des rapports de suivi budgétaire.
• Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau.
• Vérifier les heures de prestation des consultants.
• Collaborer avec les adjointes et les gestionnaires du secteur.

Skills

Gestion administrative

Rigueur

Organisation

Service client

Anglais intermédiaire

Esprit d’analyse

Education

DEP en secrétariat ou équivalent

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

SharePoint

OneNote

Planview

Job description

Bâtissez l’avenir avec nous

Vous êtes animé(e) par le soutien administratif, l’organisation et la collaboration, et souhaitez contribuer à la raison d’être d’une entreprise qui vise à ce que ses clients soient en confiance et sécurisés par rapport à leur avenir? En tant qu’Adjoint(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations du secteur des technologies de l’information, en soutenant le Premier Directeur principal Infrastructure et Opérations TI et son équipe de gestion.

Ce poste représente une belle occasion de mettre en valeur vos compétences et d’exploiter pleinement votre potentiel au sein d’une entreprise bienveillante et fiable. Ici, l’humain et son développement sont au cœur des préoccupations, favorisant ainsi un environnement propice à la collaboration et à l’innovation.

Ce que vous accomplirez avec nous

• Gérer diverses demandes de soutien administratif provenant du personnel du secteur ;
• Rédiger, réviser et corriger des textes ainsi que des présentations PowerPoint ;
• Rédiger et produire différents rapports statistiques et comptables
• Gérer les agendas, les appels téléphoniques et les calendriers d’activités de groupe ;
• Planifier et organiser les rencontres internes et externes du secteur ;
• Effectuer la planification et les réservations de voyages d’affaires ;
• Assurer la gestion des notes de frais, des provisions financières et des paiements de factures ;
• Produire des rapports de suivi budgétaire ;
• Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau ;
• Vérifier les heures de prestation des consultants ;
• Collaborer étroitement avec les autres adjointes et les gestionnaires du secteur.

Ce qui pourrait accélérer votre succès dans ce poste

• Possède un minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle administratif ;
• Détient un DEP en secrétariat ou l’équivalent ;
• A une connaissance avancée de la Suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneNote) ;
• Est reconnue pour sa rigueur ;
• Se démarque par son sens de l’organisation ;
• Démontre une grande efficacité ;
• Se démarque par sa capacité à trouver des solutions et à offrir un service client exceptionnel ;
• Démontre une grande aisance avec les outils informatiques et les chiffres ;
• Possède un excellent jugement, de la proactivité et une approche collaborative ;
• Possède un niveau intermédiaire de la langue anglaise, puisque la personne sera amenée à réviser des textes, lire et rédiger des courriels en anglais avec des partenaires unilingues anglophones sur une base quotidienne ;
• La connaissance de Planview (un atout).

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous

• Un environnement de travail où l’apprentissage et le développement fusionnent avec une quête collective d’excellence
• Un environnement sain, sécuritaire, équitable et inclusif où le potentiel peut s’exprimer et se développer librement
• La possibilité de travailler en mode hybride, soutenue par la flexibilité et l’accès à des espaces de travail inspirants et innovants
• Des avantages sociaux compétitifs : Assurances collectives flexibles, régime de retraite concurrentiel, régime d’achat d’actions, régime de vacances et de journées bien-être et développement personnel, télémédecine, PAEF, programme de mobilier ergonomique, boni de performance, rabais sur les produits iA, et plus encore!

Vous hésitez à postuler?

Chez iA, nous croyons au potentiel et valorisons la diversité des expériences.