Adjoint(e) admin. à la direction (Technicien(ne) en administration)

Chudequebec; Quebec; Hybrid; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

4 semaines de vacances après 1 an de服务

13 congés fériés payés par année

Banque de 9,6 jours de maladie payées

RREGOP (régime de retraite)

Assurance collective

Programme d’aide aux employés (PAE)

Programme privilège CHU

Job summary

CHU de Québec-Université Laval recherche une personne capable d’assurer le soutien administratif et le secrétariat, en collaboration avec la direction. Vous coordonnez les communications internes et externes, gérez l’agenda, et préparez les documents et comptes rendus.

Le poste requiert une formation en secrétariat et une expérience pertinente, avec autonomie et leadership pour soutenir la direction et les partenaires internes et externes.

Qualifications

• DEC ou AEC en secrétariat ou bureautique.
• Formation universitaire acceptée avec un an d’expérience pertinente et réussite des examens Français avancé et Word intermédiaire (si diplôme obtenu hors Québec, évaluation ÉCEEHQ).

Responsibilities

• Assister la directrice/directeur en coordonnant communications internes et externes.
• Répondre aux demandes par téléphone, courriel ou autres.
• Planifier et organiser l’agenda, gestion des appels, courrier et documents pré‑rencontre; préparer lettres et ordres du jour.
• Signaler éléments importants et gérer les urgences.
• Planifier réunions de comités et logistique; réserver salles et équipements; préparer dossiers.
• Gérer documents, informations et partages; épuration des dossiers.
• Transcrire, rédiger, corriger et mettre en page divers documents.
• Gérer les accès informatiques et le suivi des comptes de dépenses.
• Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail.
• Suivre le calendrier des vacances et le transcrire dans Logibec; collaborer avec le supérieur.
• Représenter une référence pour les autres collaboratrices; coordonner divers mandats.
• Accomplir toute autre fonction connexe à la demande du supérieur.

Skills

Français avancé

Word intermédiaire

Education

DEC ou AEC en secrétariat ou bureautique

Expérience d'un an pertinente + Français avancé, Word intermédiaire

Job description

Mandat

*** Plusieurs postes de remplacement à long terme à combler ***

Relevant de la directrice ou du directeur, la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l’ensemble des tâches associées au soutien administratif et de secrétariat. Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.

Elle est la collaboratrice du directeur ou de la directrice et le/la soutient dans la gestion de tous les éléments stratégiques et assure un suivi autonome et rigoureux des différents mandats et dossiers auprès des autres membres de la direction, des autres directions et des partenaires externes. Elle procède à la documentation, l’analyse et la transmission de données et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie informatique. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Responsabilités spécifiques :

• Assister la directrice ou le directeur dans l’exercice de ses fonctions, notamment en coordonnant divers mécanismes de communications avec les instances internes et autres partenaires externes;


• Répondre aux diverses demandes adressées par téléphone, courriel ou autres;


• Assumer la planification et l’organisation d’agenda de la directrice ou du directeur, tel que la gestion des appels, du courrier, des courriels et de l’agenda, la préparation de documents pré-rencontre, la préparation et l’envoi de lettres et courriers, la transcription de comptes rendus et des ordres du jour de comités;


• Signaler les éléments de courrier, courriel, ou appels à caractère important et/ou urgent;


• Planifier les rencontres de divers comités, assurer la logistique de diverses réunions : valider la disponibilité des participants et convoquer ceux-ci à différentes réunions, réserver les salles et équipements, préparer les dossiers nécessaires et/ou documents audiovisuels;


• Gérer l’ensemble des documents, information et différents partages, selon le plan de classification défini. Assurer l’épuration périodique des dossiers;


• Transcrire, rédiger, corriger et effectuer la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques variés;


• Gérer les accès informatiques et assurer le suivi des comptes de dépenses en s’assurant d’avoir les documents requis;


• Collaborer à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail entourant ses fonctions;


• Assurer le suivi du calendrier des vacances annuelles et sa transcription dans Logibec en collaboration avec le supérieur immédiat;


• Représenter une référence pour les autres collaboratrices de la direction pour l’ensemble des tâches administratives et logistiques;


• Participer et coordonner divers mandats et dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien de la direction;


• Accomplir toute autre fonction connexe à la demande du supérieur immédiat.

Exigences

DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique

OU

DEC ou AEC ou formation universitaire et un (1) an d’expérience récente et pertinente à la fonction et réussite obligatoire des examens suivants : Français avancé, Word intermédiaire.

Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Qualités personnelles et professionnelles :

• Esprit d’équipe et de collaboration;


• Sens de l’organisation et de la planification;


• Autonomie, initiative;


• Leadership;


• Capacité à gérer son stress.

Les avantages de travailler au CHU de Québec-Université Laval:

• * 4 semaines de vacances après 1 an de service à temps complet ou au prorata des heures travaillées*;


• * 13 congés fériés payées par année*;


• * Banque de 9,6 jours de maladie payées*;


• Contribution à un régime public de retraite à prestations déterminées (RREGOP);


• Programme d’assurance collective


• Programme d’aide aux employés (PAE);


• Programme privilège CHU donnant accès à plusieurs rabais et activités.


• Et bien plus encore! Voir notre site: https://portailrh.chudequebec.ca/

*L’admissibilité à certains avantages sociaux varie selon le statut d’emploi et le nombre d’heures travaillées. Les employés qui ne répondent pas aux critères d’admissibilité bénéficieront plutôt de bénéfices marginaux.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

Regroupant le CHUL, L’Hôtel-Dieu de Québec, l’Hôpital de l’Enfant-Jésus, l’Hôpital du Saint-Sacrement et l’Hôpital Saint-François d’Assise, le CHU de Québec-Université Laval est le plus important centre hospitalier universitaire du Québec et l’un des plus grands au Canada. Dispensant des soins généraux et spécialisés, mais surtout surspécialisés, le CHU de Québec-Université Laval dessert la population de tout l’est du Québec, soit un bassin de près de deux millions de personnes. Étroitement lié à l’Université Laval et orienté vers l’avenir, il détient également une mission d’enseignement, de recherche dans de nombreux domaines d’excellence et d’évaluation des technologies et des modes d’intervention en santé.