Adjoint(e) à l’enseignement universitaire (secrétaire)

CHU de Québec; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail après probation

13 congés fériés par an

4 semaines de vacances après 1 an

Banque de 9,6 jours de maladie

Assurance collective

Rabais employés

Job summary

CHU de Québec recherche un agent administratif pour soutenir les activités de simulation et l’enseignement au sein du service concerné. Vous assurerez le soutien clérical, la gestion des communications et la rédaction de divers documents et rapports.

Poste avec télétravail possible après probation, avec avantages et congés, et exigences de diplômes en secrétariat/bureautique ou équivalent.

Qualifications

• Diplôme DEC ou AEC en secrétariat ou bureautique (ou équivalent).
• DEP en secrétariat ou bureautique ou diplôme secondaire avec expérience et 6 mois comme secrétaire.
• Équivalence hors Québec avec évaluation (ÉCEEHQ) selon le Ministère.
• Tests de Français avancé, Word intermédiaire et Excel de base.

Responsibilities

• Assurer un soutien clérical à l’équipe de la simulation et à l’administration.
• Gérer les communications téléphoniques et par courriels et répondre aux demandes d’information.
• Concevoir et rédiger documents (lettres, rapports, tableaux, présentations).
• Mettre à jour les documents, outils et procédures et assurer le suivi administratif.

Education

DEC ou AEC en secrétariat ou bureautique

DEP en secrétariat ou bureautique

Équivalence DEC hors Québec

Français avancé

Tools

Word

Excel

Job description

Mandat

IMPORTANT: Le présent affichage est réservé exclusivement aux employés des établissements intégrés à Santé Québec. Les candidatures externes à Santé Québec ne seront pas considérées.

Sous l’autorité de la cheffe de service des activités de soutien à l’enseignement de la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires (DEAU), la personne assume la responsabilité des tâches administratives associées à la gestion des activités de simulation in situ et décentralisées. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la simulation et voit aux relations internes et externes. De plus, elle apporte un soutien administratif aux activités d’enseignement de la DEAU.

Les responsabilités générales
-Assurer un soutien clérical pour l’équipe de la simulation à la santé;
-Assurer le suivi des communications téléphoniques et des courriels;
-Répondre aux demandes d’information;
-Compiler, vérifier et traiter des données au moyen des outils informatiques appropriés;
-Concevoir et rédiger divers documents à l’aide de logiciels (lettre, rapport, tableau, présentation, document de référence, formulaire, outil de travail, compte-rendu, etc.);
-Assurer la mise à jour et l’amélioration de différents documents, outils de travail et procédures;
-Respecter les politiques, les procédures, et les règlements en vigueur dans l’établissement et dans les maisons d’enseignement partenaires;
-Participer à l’amélioration continue de la qualité, notamment en s’impliquant dans divers comités de travail;
-Assister aux rencontres d’équipe, ainsi qu’aux rencontres ponctuelles prévue par le gestionnaire, par la direction ou par les maisons d’enseignement.

Les responsabilités spécifiques
SIMULATION
-Travailler de concert avec le personnel oeuvrant sur les projets de simulation pour bien comprendre leurs objectifs et ainsi les appuyer dans la mise en place des expériences de simulations;
-Assurer la gestion de la boîte courriel générique de la simulation;
-S’assurer de la mise à jour continue des documents;
-Maintenir à jour le calendrier des activités de simulation (réservations iris);
-Maintenir à jour les inventaires en collaboration avec l’équipe terrain;
-Maintenir à jour le fichier des entretiens, des contrats de service et des garanties;
-Collaborer au transport du matériel intersite nécessaire à la simulation;
– Coordonner la non-disponibilité des mannequins qui doivent être réparés/entretenus avec les activités de simulation prévues. Communiquer avec les fournisseurs selon le besoin;
– Concevoir et optimiser les outils administratifs servant à la simulation;
– Faire la compilation des fiches de présence et des évaluations des activités;
– Compiler les statistiques périodiques pour le rapport annuel;
– Assumer la responsabilité des communications internes et externes en lien avec la simulation (ex : PDRH, autres directions, Pédagogia, Fournisseurs);
– Rédiger les procès-verbaux et préparer les ordres du jour pour les comités de gouvernance en simulation.

ACTIVITÉS D’ENSEIGNEMENT
– Collaborer avec l’équipe administrative de la direction en lien avec les guides d’enseignement patients;
– Faire la compilation des activités d’enseignement ou de formation continue pertinentes à notre clientèle au sein du CHU et en faire la diffusion;
– Toute autre tâche requise pour le bon fonctionnement du secteur.

Exigences

IMPORTANT: Le présent affichage est réservé exclusivement aux employés des établissements intégrés à Santé Québec. Les candidatures externes à Santé Québec ne seront pas considérées.

*** Poste en télétravail après la période de probation ***

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou attestation d’études collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique
OU
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique ou Diplôme d’études secondaires avec mention métier en secrétariat ou en bureautique et 6 mois d’expérience comme secrétaire
OU
• Diplôme d’études secondaires ou une équivalence reconnue par le Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport et un an d’expérience comme secrétaire
• Réussite des tests de qualification suivants: Français avancé, Word intermédiaire et Excel de base

Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration, Francisation et Intégration du Québec.

Les avantages :
– 13 congés fériés par année;
– 4 semaines de vacances après 1 an de service;
– Banque de 9,6 jours de maladie;
– Programme d’assurance collective;
– Rabais employés.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.