Adjoint(e) à l’administration

Arup; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Job summary

Arup recherche un adjoint à l'administration pour son bureau de Montréal. Ce rôle clé implique une organisation minutieuse, un soutien dans la gestion des activités et la communication professionnelle. Si vous êtes motivé par un environnement dynamique et êtes prêt à relever des défis administratifs, rejoignez une équipe qui façonne un avenir durable.

Benefits

Avantages sociaux couvrant 100% des coûts pour les employés

Plan de partage des bénéfices

Régime d'épargne-retraite collectif (RÉER) avec contribution équivalente

Horaires de travail flexibles

Qualifications

• Au moins quatre (4) ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise du français et de l’anglais à l'oral et à l'écrit.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec diplomatie.

Responsibilities

• Soutenir les équipes de direction dans l’organisation de leurs tâches.
• Gérer les calendriers des équipes de direction avec efficacité.
• Participer aux réunions et rédiger les documents nécessaires.

Skills

Minutie

Sens de l'organisation

Compétences en communication

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC) ou baccalauréat en administration

Tools

Suite Microsoft Office

SAP Concur

Job description

Chez Arup, nous poursuivons notre mission principale de façonner un monde meilleur et plus durable. Depuis plus de 70 ans, nous avons contribué à la création de projets parmi les plus avant-gardistes et emblématiques à l’échelle mondiale, dont le pont Samuel-De Champlain et l’Aéroport international Pearson de Toronto. Arup assure sa présence sur l’échiquier canadien depuis plus de 20 ans. Depuis nos bureaux de Montréal et de Toronto , nous soutenons la planification et la conception de projets d’envergure en environnement bâti dans l’ensemble du Canada et au-delà de ses frontières. Nos activités couvrent de multiples secteurs notamment le développement durable, le transport, la santé, l’éducation, les infrastructures commerciales et les technologies numériques. Nos travaux contribuent à façonner des villes où il fait bon vivre et qui entraînent des changements durables chez nos communautés.

Arup cherche un(e) adjoint(e) à l’administration pour soutenir son équipe dynamique de Montréal. Le candidat recherché fera preuve d’une minutie et d’un sens de l’organisation exceptionnels, il saura accomplir de multiples tâches avec efficacité et démontrera d’excellentes aptitudes en communication. Dans le cadre de ses fonctions, le candidat jouera un rôle de soutien essentiel dans la gestion des activités et des calendriers du bureau, tout en assurant le bon déroulement des tâches administratives. Le poste offre un environnement de travail dynamique et la possibilité de collaborer avec un groupe diversifié de professionnels. Vous souhaitez occuper un poste vous permettant d’offrir un soutien administratif de premier ordre ? Vous vous épanouissez dans un environnement en constante évolution ? Nous vous encourageons à soumettre votre candidature et à joindre notre équipe.

Responsabilités

• Soutenir les équipes de direction désignées dans l’organisation de leurs tâches, notamment en assurant l’efficacité du flux de travail et de la productivité;
• Agir comme point de contact principal auprès des parties prenantes internes et externes, avec professionnalisme et confidentialité;
• Gérer avec précision et efficacité les calendriers des équipes de direction désignées;
• Participer aux réunions, préparer, rédiger et faire circuler les ordres du jour, les procès-verbaux et l’ensemble des documents pertinents;
• Contribuer à l’élaboration, la révision et la correction de toute documentation pertinente, conformément aux normes de notre image de marque;
• Organiser les déplacements d’affaires des membres désignés, notamment les aspects suivants : vols, hébergement, documents officiels pertinents;
• Préparer, concilier et traiter les factures et les rapports de dépenses dans l’outil SAP Concur;
• Assurer la planification et la tenue d’événements internes et externes;
• Aider à préparer les appels d’offres visant d’éventuels mandats;
• Assurer la gestion et l’intégrité des données dans notre Système de gestion des relations-clients (CRM);
• Aider à remplir les demandes de licences / certifications / attestations professionnelles;
• Accomplir toutes autres tâches connexes confiées par la direction, au besoin.
• Au moins quatre (4) ans d’expérience dans un rôle similaire; solides compétences en gestion de tâches multiples et variées;
• Diplôme d’études collégiales (DEC), diplôme d’études professionnelles (DEP) ou baccalauréat en administration, en gestion ou dans un domaine connexe, ou cumul d’expériences pertinentes, faisant foi d’une connaissance approfondie des principes organisationnels;
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, permettant d’assurer une communication efficace avec les diverses parties prenantes ;
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office et d’autres programmes et logiciels standards; volonté de se familiariser avec de nouvelles technologies;
• Capacité à traiter les cas et dossiers confidentiels avec diplomatie et discrétion; expérience de collaboration étroite avec des équipes de hauts dirigeants;
• Grande motivation, attitude proactive, polyvalence, débrouillardise, autonomie et efficacité, même lors de situations ambiguës;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir des relations fructueuses avec les membres de tous les niveaux de l’organisation;
• Capacité à s’adapter aisément aux différents systèmes et processus numériques en constante évolution, en favorisant une intégration efficace avec les nouvelles technologies;
• Minutie, sens accru de la planification, de l’organisation et de la gestion du temps.

Des avantages sociaux concurrentiels – Arup offre un programme d’avantages sociaux généreux et complet destiné aux employés et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100% par Arup, à l’exception de l’assurance-vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en matière de soins de santé ainsi que des congés payés favorisant le repos et le ressourcement. Notre Plan global de partage des bénéfices (versés deux fois par année) vous donne la possibilité de participer au succès de l’organisation. À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (RÉER) – avec contribution équivalente de 5% de l’employeur – vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir.

Formule de travail flexible – Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversité et le bien-être de nos membres. Parmi les options proposées, notons l’horaire de travail réaménagé, réduit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (télétravail) pendant une portion de votre semaine de travail.

Arup est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d’accès à l’emploi et examinera les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Chaque candidat à un emploi sera traité de manière égale, équitable et respectueuse en ce qui concerne la race, la couleur, l'ascendance, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, la grossesse, l'état civil, l'âge (sauf dans les cas prévus par la loi), la croyance / religion, les convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, le handicap, le casier judiciaire ayant fait l’objet d’un pardon, la condition sociale (état matrimonial ou familial, réception d'une aide sociale) et tout autre motif protégé par la législation applicable en matière de droits de la personne.

Arup s'engage à améliorer l'accessibilité pour les personnes handicapées et à veiller à ce que tous ses employés disposent du soutien et des outils dont ils ont besoin pour réussir. Nous avons élaboré des politiques relatives aux droits de la personne, à l'accessibilité et à l’accommodement, et nous offrons à tous nos employés une formation sur ces sujets, soit lors de l'orientation, soit de manière continue.

Échelle salariale – La fourchette salariale établie de bonne foi pour ce poste, s’il est occupé à Montreal, est de $60,000 – 85,000 par an. Les avantages sociaux ne sont pas inclus dans le salaire de base. Les avantages sociaux sont décrits sommairement dans la présente offre d’emploi et seront précisés lors de l’entretien d’embauche. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montreal peut varier.