Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal - Approvisionnements

Union des municipalités du Québec (UMQ); Montreal; On-site; CAD 40,000 - 70,000; Full time

Job summary

Rejoignez une organisation dynamique et reconnue pour son leadership dans la démocratie locale. En tant que pilier de l'équipe approvisionnements et achats, vous jouerez un rôle clé en exécutant diverses tâches administratives. Ce poste offre un environnement collaboratif où votre initiative est valorisée. Vous serez responsable de la gestion des communications, de l'organisation de réunions, et du soutien aux services d'approvisionnement. Avec des gestionnaires bienveillants et un régime d'assurances collectives complet, cette opportunité est idéale pour ceux qui souhaitent contribuer à un impact positif dans le milieu municipal.

Benefits

Flexibilité du mode de travail

Régime complet d’assurances collectives

Programme d’aide aux employés

Contribution significative au régime de retraite

Généreuse banque de vacances

Qualifications

• 2 années d'expérience en secrétariat ou fonctions similaires.
• Excellentes compétences en service à la clientèle.

Responsibilities

• Répondre aux demandes de renseignement par téléphone et courriel.
• Organiser des réunions et préparer des documents administratifs.

Skills

Service à la clientèle

Gestion des priorités

Communication en français

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat

Tools

Office 365

Job description

Vous êtes une personne axée sur le service à la clientèle et toujours en mode solution ? Vous désirez faire partie d’une équipe dynamique, performante et créative ? En tant que titulaire de ce poste, vous serez le pilier de l’équipe approvisionnements et achats regroupés, en exécutant avec brio l'ensemble des tâches administratives.

Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Vos Principales Responsabilités

• Réponds aux demandes de renseignement par téléphone, par courriel et autres, effectue le suivi nécessaire pour répondre aux clients et prends les messages ;
• Appuie les services approvisionnements et achats regroupés en matière de service à la clientèle, pour les participants aux regroupements, des fournisseurs externes ou partenaires affiliés, et prépare les documents nécessaires à la sollicitation ;
• Effectue la révision des communications et la mise en page de différents documents (document d'appel d'offres, correspondance, rapports, documents promotionnels, comptes rendus, listes, etc.) et assure les suivis ;
• Responsable de l'organisation des réunions des différents comités nécessaire au service approvisionnements et achats regroupés (convocation et suivi) ;
• Appuie à l'organisation de la Journée de l’Approvisionnement Municipal (Logistique, etc.) ;
• Achemine et compile différents sondages nécessaires pour le service ;
• Effectue la mise à jour des banques de données pour les produits et la clientèle du service ;
• Appuie la technicienne et technicien à la préparation des rapports nécessaires à la facturation et fait le suivi des encaissements des produits et services, s’il y a lieu ;
• Complète quotidiennement le bulletin carburant et l’achemine aux participants ;
• Produit et met à jour un cahier des procédures pour le service approvisionnements et achats regroupés ;
• Assure une gestion proactive de tous types de documents numériques, le tout conformément à l’arborescence établi dans le progiciel corporatif ;
• Réponds occasionnellement à la réception (Bureau de l’UMQ et téléphone) selon la répartition des employés désignés et l’horaire établi, achemine les demandes aux destinataires et prends les messages ;
• Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assure différentes tâches qui lui sont confiées ;
• Assume toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire.
  
  

Pour Exercer Ce Rôle, Vous Posséder

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou tout autre domaine pertinent ;
• Minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires ;
• Expérience dans le secteur public ou de services professionnels (un atout) ;
• Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire ;
• Forte maîtrise de la gestion des priorités ;
• Intérêt marqué pour le milieu municipal ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft ;
• Excellent français parlé et écrit.
  
  

Quelques-uns Des Avantages De Vous Joindre à L’UMQ

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;
• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;
• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;
• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;
• Et plus encore !
  
  

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le vendredi 9 mai 2025 à l’adresse suivante : [e-mail]

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.