Adjoint administratif principal

City of Ottawa / Ville d’Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 64,000 - 75,000; Full time

Job summary

La Ville d’Ottawa recrute pour le poste permanent à temps plein au service des opérations et de l’entretien des autobus. Le titulaire assiste le directeur avec un large éventail de tâches administratives délicates et agit comme première référence pour les questions générales, tout en orientant les demandes vers les responsables concernés.

Il réalise des recherches, prépare des rapports et met à jour les bases de données et les dossiers de projets, tout en coordonnant les processus

Qualifications

• 12e année et 2 ans d’études en administration des affaires ou en administration du travail de bureau.
• Au moins 3 années d'expérience comme commis/adjoint administratif.

Responsibilities

• Contribuer au directeur en fournissant un soutien administratif confidentiel et polyvalent.
• Servir de personne-ressource et acheminer les questions plus complexes vers les responsables.
• Réaliser des recherches et collecter des données pour soutenir les projets et les demandes d’information.
• Préparer et réviser des rapports, mettre à jour des bases de données et coordonner les processus administratifs.

Skills

Souplesse

Gestion du temps

Organisation

Précision

Service à la clientèle

Collecte/analyse de données

Rédaction de rapports

Discrétion

Expression écrite

Travail en équipe

Education

Formation: 12e année + 2 ans en administration/travail de bureau

Tools

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Access

SAP

Système de gestion des documents électroniques

Job description

No de demande : 23722

Direction générale : DG des services de transport en commun

Service : Service des opérations et de l'entretien des autobus

Type d’emploi : 1 Permanent à temps plein

Heures de travail : 35,00 /heures par semaine

Affiliation : Non Union/Non MPE/Supervisory & Administrative Support

Information sur le salaire : $64 175,02 - $75 085,92 par année (taux de rémunération de 2024)

Lieu : service de transit, 1500, boulevard St-Laurent

Catégorie d’emploi : Transport en commun - OC Transpo

Date limite des candidatures : 2026-10-16

Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Il apporte son concours au directeur en lui procurant une large gamme de services de soutien administratif de nature confidentielle.

Il agit comme personne-ressource, en donnant une première réponse aux questions de nature générale et en acheminant les questions plus complexes à la personne responsable.

Le titulaire a comme tâches et responsabilités la réalisation de recherches et la collecte d’information et de données à l’appui des projets de la direction générale ou en réponse aux demandes de renseignements des services; la préparation et la révision de rapports; la mise sur pied et la tenue à jour de bases de données et de dossiers sur les projets ainsi que la coordination des processus administratifs.

Remarque: Il s’agit d’une description de poste générique qui décrit les tâches typiques de cet emploi. Dans le cadre de certains postes, il se peut que le titulaire ne soit pas tenu d’assumer chacune de ces responsabilités, ou qu’il doive exécuter d’autres tâches connexes, en rapport avec le poste, qui lui sont assignées.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Douzième (12e) année et deux années d’études en administration des affaires ou en administration du travail de bureau dans un collège communautaire.

Au moins 3 années d'expérience comme commis/adjoint administratif.

CONNAISSANCES

• Dispositions des règlements et des lois touchant la Direction.
• Les buts, objectifs, politiques et procédures de la Direction.
• Divers services, opérations internes et procédures administratives de la Ville d'Ottawa, et personnes-ressources pertinentes.
• Une connaissance générale des systèmes de la paye et du contrôle des finances de la Ville d'Ottawa ainsi que des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la Ville seraient un atout.
• Connaissance générale des dispositions de la LAIMPVP.
• Méthodes de rapport au Conseil municipal.
• Principes et méthodes de gestion de bureau.
• Tenue et classement de dossiers et procédures administratives générales.
• Les pratiques de gestion de bases de données et de dossiers.
• Vérification de l'information et techniques de base de l'analyse statistique.
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d’autres logiciels qu’utilise normalement la Ville.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Faire preuve de souplesse et capacité d'agir comme un membre d'une équipe et de travailler avec un minimum de surveillance.
• Avoir un très bon sens de l'organisation et d'excellentes compétences en gestion du temps; travailler sous pression pour respecter les échéances serrées, établir les priorités, résoudre les problèmes sérieux et exécuter des tâches de nature imprévue ou simultanée.
• Faire preuve d'une grande minutie et de précision pour la tenue de dossiers. Établir la balance des comptes dans un tableur et produire des rapports statistiques.
• Effectuer des recherches de base pour des enquêtes et la résolution de problèmes, afin de répondre aux besoins d'information de la direction et du personnel, ainsi que pour la mise en œuvre de projets.
• Offrir un bon service à la clientèle; communiquer avec tact, par écrit et de vive voix, avec des clients de tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation.
• Recueillir, organiser et résumer des données et de l'information de façon efficace, en se conformant aux politiques et aux procédures.
• Régler efficacement des questions de nature délicate.
• Faire preuve d'initiative et établir des priorités de travail;
• Faire preuve de jugement, de tact et d'une grande discrétion.
• Interpréter et expliquer les règles, règlements et politiques.
• Faire preuve de discrétion et respecter la nature confidentielle de l'information.
• Prendre des décisions concernant tout aussi bien des problèmes courants que des problèmes inhabituels.
• Intégrité, tact et jugement.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

• Exigences linguistiques : Connaissance de l’anglais parlé, lu et écrit
• Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
• Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.

Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.

La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse [e-mail].