Adjoint administratif/adjointe administrative

Communications Sym Inc.; Sherbrooke; On-site; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

SYM Communications recherche une personne organisée et polyvalente pour soutenir le travail de bureau et la coordination de projets dans un cabinet de traduction en croissance.

Le rôle porte sur l’appui à la gestion quotidienne des mandats, le suivi des communications et l’exécution de tâches administratives; une expérience en traduction est un atout mais non obligatoire.

Qualifications

• Organisation et polyvalence requises.
• Expérience en coordination de projets est un atout (dans un environnement linguistique serait un plus).
• Diplôme DEC en Techniques de l'administration ou équivalent.

Responsibilities

• Coordination de projets: réceptionner/ répondre/ transférer les courriels et assurer le suivi.
• Gérer la facturation et le suivi des paiements; préparer les factures et organiser les états financiers.
• Support administratif: mise à jour des données projets et gestion des documents dans les plateformes internes.

Skills

Organisation

Gestion de projets

Bilingue Français/Anglais

Education

DEC Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau

Tools

SharePoint

memoQ

AlignFactory

Excel

Job description

Description de l'entreprise

SYM Communications est née d’une passion partagée par trois amis : préserver les langues officielles du Canada et faire rayonner la langue française. En 2020, après plusieurs années à Montréal, le cabinet voyage jusqu’à Sherbrooke pour s’y installer confortablement, tout près du fameux lac des Nations.

Avec une vue semi-aérienne sur les immeubles de la rue King Ouest, ses traductrices et traducteurs diplômés – vous l’aurez deviné – de l’Université de Sherbrooke travaillent avec acharnement à pondre des textes idiomatiques de qualité, se laissant bercer par le bourdon de la reine des Cantons-de-l’Est.

Depuis sa création en 2006, SYM Communications s’efforce d’offrir un service professionnel et accessible. Son objectif : produire des traductions de la plus haute qualité afin de faire briller les langues.

Pour ce faire, le cabinet travaille avec une multitude de clients, veillant à répondre à leurs besoins et à satisfaire à chacune de leurs exigences afin de leur offrir une traduction optimale qui rend parfaitement leur message. Rigueur, efficacité, perfectionnement, professionnalisme, entraide et curiosité font partie des principes et des valeurs que son équipe de traducteurs et traductrices applique chaque jour.

Description de l’offre d’emploi

Symcom cherche une personne organisée et polyvalente pour soutenir le travail de bureau et la coordination de projets au sein d’un cabinet de traduction en pleine croissance. Le rôle consiste à appuyer la gestion quotidienne des mandats, à assurer le suivi des communications et à effectuer diverses tâches administratives. Une expérience en traduction ou dans un environnement linguistique constitue un atout, mais n’est pas obligatoire.

Coordination de projets (85 %)

• Réceptionner, répondre ou transférer aux personnes concernées, les courriels de l’externe et en assurer le suivi
• Répondre aux appels et transmettre les messages aux personnes concernées
• Accepter, inscrire et compiler les différentes données des projets dans le fichier maître (nombre de demandes reçues, nombre de mots de communiqués de presse reçus par jour, etc.)
• Accepter et télécharger les projets gouvernementaux, privés et protégés dans la plateforme du client et veiller au respect des modalités et consignes spéciales du contrat
• Analyser les paramètres des différents projets gouvernementaux, privés et protégés, les préparer dans le logiciel de gestion, aviser les traducteurs concernés et répondre aux questions de l’équipe liées à l’échéancier
• Discuter avec le coordonnateur des solutions à mettre en place lorsqu’un traducteur ne croit pas être en mesure de respecter l'heure de livraison
• Classer les documents de référence des clients et des projets dans Sharepoint et dans memoQ
• Livrer les traductions au client dans les plateformes adéquates en respectant l’échéance prescrite
• Créer des banques terminologiques ou des mémoires temporaires à la demande du coordonnateur
• Effectuer la recherche documentaire et aligner les textes dans AlignFactory
• Envoyer les courriels aux pigistes pour leurs disponibilités et mettre à jour continuellement les disponibilités des pigistes ainsi que les traducteurs internes
• Procéder aux affichages de postes sur les plateformes de recrutement et faire la pré-sélection des candidats
• Effectuer toute autre tâche connexe demandé par le coordonnateur de projets

Facturation (15 %)

• Préparer les factures pour chaque client
• Procéder à l’envoi des facturesaux clients gouvernementaux
• Envoyer par courriel les factures des clients privés au coordonnateur
• Traiter la paie à la quinzaine
• Valider les factures des pigistes, communiquer avec le coordonnateur pour toute question, et procéder au paiement
• Rassembler dans un fichier Excel les données des fournisseurs
• Rassembler et détailler les informations requises pour les états financiers dans un fichier Excel
• Organiser et structurer les comptes de dépenses des employés

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé - Moyen
• Anglais écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau

ExpérienceUn atout

• Capacité à travailler sous pression
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles