Adjoint administratif

Defence Construction Canada; Ottawa; On-site; CAD 52,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime d’assurance

Congés annuels généreux

Aide au télétravail

Bien-être 400$

Santé mentale incluse

Job summary

Defence Construction Canada (DCC) recrute un adjoint administratif pour soutenir les activités administratives, la saisie de données et la gestion des documents et dossiers. Le poste inclut la préparation de la documentation relative aux ressources humaines et la coordination du soutien opérationnel quotidien.

Dans le cadre des projets nationaux et du soutien au MDN, vous participerez au suivi budgétaire, au respect des échéances et à la qualité des données, tout en prenant des notes en réunions

Qualifications

• Diplôme collégial en administration de bureau, en administration des affaires ou domaine connexe.
• Trois ans d’expérience pertinente ou équivalent.
• Bonne maîtrise du MS Office et gestion des dossiers.
• Capacité à gérer les échéances et les priorités.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien.
• Coordonner et soutenir les adjoints administratifs pour assurer la cohérence des exigences.
• Contrôler la qualité des données saisies et préparer états et rapports.
• Saisir les données dans le système ERP et suivre budgets et rapports.
• Préparer les états financiers de fin d’exercice et archiver les fichiers.
• Prendre des notes lors des réunions et préparer les procès-verbaux.
• Préparer des bons de commande et agir comme réceptionniste.
• Effectuer d’autres tâches sur demande.

Skills

Bonnes pratiques administratives

Principes comptables

MS Office (intermédiaire)

Gestion des dossiers

Gestion des priorités

Education

Diplôme collégial en administration

Job description

Nous avons une opportunité passionnante à saisir dans la Région des services nationaux (RSN) !

L’adjoint administratif coordonne et exécute des activités administratives pour les employés, à tous les échelons de l’unité fonctionnelle. Le titulaire du poste offre des services efficaces, opportuns et de grande qualité, y compris la saisie de données et la production de rapports, ainsi que la gestion de documents et de dossiers. Il coordonne également la préparation de la documentation relative aux ressources humaines.

Environnement de travail :

Les programmes nationaux de niveau B (NLB) soutiennent les professionnels du ministère de la Défense nationale (MDN) à toutes les étapes des projets de l’Aviation royale canadienne (ARC) visant à moderniser, à renouveler et à mettre en place de nouvelles infrastructures clés essentielles. DCC apporte son soutien à divers projets liés aux aéronefs, aux drones, aux radars et aux infrastructures de soutien, afin de répondre aux besoins du Commandement de la défense aérospatiale de l'Amérique du Nord (NORAD). De l’identification et de l’analyse des problèmes à la planification, la conception et la construction, l’équipe du NLB recommande des approches de gestion des ressources, définit les objectifs et les stratégies du projet, et établit le calendrier ainsi que les indicateurs de performance.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES

Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :

Tâches principales

• Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien aux employés à tous les échelons de l’unité fonctionnelle.
• Coordonner et fournir un soutien administratif et des conseils aux nouveaux adjoints administratifs afin de garantir la cohérence des exigences de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services.
• Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. dépenses mensuelles, production de rapports sur les feuilles de temps, comptes créditeurs et facturation des services).
• Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services (p. ex. suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).
• Assurer le suivi des budgets en ce qui concerne les accords sur les niveaux de service, la formation et le perfectionnement.
• Effectuer les transactions liées aux comptes créditeurs et aux paiements aux fournisseurs, assurer un codage financier convenable, obtenir les signatures de délégation de pouvoir et saisir les données dans le système de planification des ressources de l’entreprise.
• Préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour la nouvelle année financière, archiver des fichiers.

Autres tâches

• Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
• Préparer des bons de commande (p. ex. fournitures de bureau, mobilier, marchés de services).
• Agir en tant que réceptionniste et remplacer d’autres membres du personnel administratif, au besoin.
• Effectuer d’autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES

Connaissances générales et particulières

• Pratiques administratives exemplaires.
• Principes comptables.
• Expertise de niveau intermédiaire avec MS Office.
• Gestion des dossiers.

Études/certification(s) et expérience

• Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et trois ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
• Atout : exigences minimales et cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité.

Capacités

• Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
• Gérer des échéances et des priorités multiples.
• Être soucieux des détails.

PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP

• Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
• Coordonner, à l’occasion, le travail d’autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.

Les avantages sociaux

Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.

Votre régime comprend les avantages suivants:

Santé et bien-être

• Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
• Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
• 2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
• Des soins de santé virtuels de TELUS et un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par les régimes provinciaux

Vie personnelle et familiale

• Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
• Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
• Un régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel jusqu’à 37 semaines
• Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail

Congés et retraite

• Un régime de retraite de la fonction publique
• Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des protections bonifiées d’assurance-voyage