Adjoint administratif

ELLIS; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

ELLIS à Montréal recherche un adjoint administratif polyvalent pour traiter les demandes, rédiger et suivre des documents, et soutenir les activités administratives.

Vous coordonnerez déplacements et réunions, gérerez les calendriers des dirigeants et serez le point de contact pour les procédures internes, tout en proposant des améliorations.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales dans le domaine requis et reconnaissance canadienne.
• Diplômes d’études secondaires avec deux années d’expérience.
• Expérience en fonctions administratives générales et service à la clientèle.
• Utilisation d’une gamme de logiciels (traitement de texte, courriel, base de données et tableur).

Responsibilities

• Traiter et distribuer les demandes administratives afin d’appuyer un ou plusieurs secteurs administratifs.
• Rédiger de la correspondance administrative courante; saisir et formater des documents; générer des rapports.
• Appuyer la coordination de déplacements, visites, réunions et autres événements; préparer les informations et documents connexes.
• Fixer les rendez-vous et les réunions des membres de la haute direction et les inscrire dans leur calendrier.
• Tenir et mettre à jour les systèmes de suivi et les bases de données; classer les documents et informations.
• Agir comme point de contact principal pour les demandes administratives et conseiller sur les procédures.
• Recommander des améliorations aux procédures et modèles administratifs.

Skills

Adaptabilité

Service à la clientèle

Organisation et multitâches

Rigueur

Education

Diplôme d’études collégiales

Diplômes d’études secondaires

Job description

• Traiter et distribuer les demandes administratives en conformité avec les procédures établies et les pratiques connexes afin d’appuyer un ou plusieurs secteurs administratifs.
• Rédiger de la correspondance administrative courante; saisir au clavier et formater des documents, des rapports, des tableaux et des exposés; générer des rapports administratifs à partir d’informations existantes et facilement accessibles; effectuer un examen de qualité administrative des documents; recueillir et consigner des informations ou des données et en faire le suivi.
• Appuyer la coordination de l’organisation de déplacements, visites, réunions, entrevues, conférences ou d’autres événements; préparer et réunir les informations et les documents connexes et remplir des formulaires (p. ex. formulaires Web, factures, demandes de remboursement, bons de taxi).
• Fixer les rendez-vous, les réunions et les événements des membres de la haute direction et les inscrire dans leur calendrier et en faire le suivi.
• Tenir et mettre à jour les systèmes de suivi, y compris les registres et les feuilles de calcul, base de données et classer les documents et les informations d’un ou de plusieurs secteurs administratifs.
• Agir à titre de point de contact principal pour les demandes administratives ainsi qu’à titre de personne ressource en offrant des conseils sur les procédures et les processus administratifs.
• Recommander des améliorations aux procédures et aux modèles administratifs.
• Diplôme d’études collégiales et un années d’expérience*
• Diplômes d’études secondaires et deux années d’expérience*

Vous devez avoir obtenu votre diplôme d’études collégiales dans le domaine d’études exigé pour le poste. Le programme d’études doit provenir d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada. Si vous avez complété un programme d’études à l’extérieur du Canada, vous devez obtenir une attestation d’équivalence à vos frais d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada.

NOTA: Tout niveau d’études supérieur (études de premier cycle) pourrait être considéré comme de l’expérience.

Expérience

• Expérience dans des fonctions administratives générales.
• Expérience en matière de prestation de services à des clients internes ou externes ainsi qu’au grand public.
• Expérience l’utilisation d’une gamme de logiciels (p. ex. traitement de texte, courriel, base de données et tableur).

Compétences

• Adaptabilité / Flexibilité
• Service à la clientèle
• Sens de l’organisation et capacité d’effectuer plusieurs tâches de front
• Rigueur

Atout

Les qualifications constituant des atouts peuvent renforcer la capacité à exécuter les tâches visées, compte tenu des besoins actuels et futurs de l’organisation, mais ne sont pas strictement nécessaires. Elles peuvent aider à désigner la bonne personne pour le poste dans certaines situations.

Les candidats peuvent également démontrer dans leur demande qu’ils possèdent certains des atouts suivants:

• Expérience dans la saisie de données.
• Expérience dans l’organisation et de la gestion de dossiers (recherche et récupération) ou du cycle de vie de l’information.
• Expérience en lien avec les services liés aux données, comme l’assurance de la qualité et de l’intégrité des données.
• Expérience de travail dans un milieu axé sur la gestion de l’information ou la tenue de dossiers, ce qui suppose aussi l’utilisation de systèmes électroniques de gestion des documents et des dossiers
• 20kg (45lb) et de conserver la forme physique nécessaire pour remplir les fonctions du poste.