Adjoint Administratif

Canadian Security Intelligence Service (CSIS) | Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS); Burnaby; On-site; CAD 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

Le CSIS recherche un(e) agent administratif(ve) pour traiter les demandes administratives et soutenir plusieurs secteurs. Vous rédigerez des courriers, préparerez des rapports et assurerez la saisie et le classement des données.

Vous soutiendrez la coordination des déplacements, réunions et événements, organiserez les agendas et fournirez des conseils sur les procédures. Expérience en administration et bonne organisation requises.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales requis ou équivalent avec expérience pertinente.
• Le programme doit provenir d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada.

Responsibilities

• Traiter et distribuer les demandes administratives selon les procédures établies.
• Rédiger la correspondance administrative et générer des rapports.
• Appuyer la coordination d’événements (déplacements, réunions, conférences) et préparer les documents.
• Fixer les rendez-vous et assurer le suivi du calendrier des dirigeants.
• Mettre à jour les systèmes de suivi et classer les documents.

Skills

Adaptabilité

Service à la clientèle

Collaboration

Organisation

Rigueur

Education

Diplôme d’études collégiales

Diplômes d’études secondaires

Tools

GED

Job description

• Traiter et distribuer les demandes administratives en conformité avec les procédures établies et les pratiques connexes afin d'appuyer un ou plusieurs secteurs administratifs.
• Rédiger de la correspondance administrative courante; saisir au clavier et formater des documents, des rapports, des tableaux et des exposés; générer des rapports administratifs à partir d'informations existantes et facilement accessibles; effectuer un examen de qualité administrative des documents; recueillir et consigner des informations ou des données et en faire le suivi.
• Appuyer la coordination de l'organisation de déplacements, visites, réunions, entrevues, conférences ou d'autres événements; préparer et réunir les informations et les documents connexes et remplir des formulaires (p. ex. formulaires Web, factures, demandes de remboursement, bons de taxi).
• Fixer les rendez-vous, les réunions et les événements des membres de la haute direction et les inscrire dans leur calendrier et en faire le suivi.
• Tenir et mettre à jour les systèmes de suivi, y compris les registres et les feuilles de calcul, base de données et classer les documents et les informations d'un ou de plusieurs secteurs administratifs.
• Agir à titre de point de contact principal pour les demandes administratives ainsi qu'à titre de personne ressource en offrant des conseils sur les procédures et les processus administratifs.
• Recommander des améliorations aux procédures et aux modèles administratifs.

• Traiter et distribuer les demandes administratives en conformité avec les procédures établies et les pratiques connexes afin d'appuyer un ou plusieurs secteurs administratifs.
• Rédiger de la correspondance administrative courante; saisir au clavier et formater des documents, des rapports, des tableaux et des exposés; générer des rapports administratifs à partir d'informations existantes et facilement accessibles; effectuer un examen de qualité administrative des documents; recueillir et consigner des informations ou des données et en faire le suivi.
• Appuyer la coordination de l'organisation de déplacements, visites, réunions, entrevues, conférences ou d'autres événements; préparer et réunir les informations et les documents connexes et remplir des formulaires (p. ex. formulaires Web, factures, demandes de remboursement, bons de taxi).
• Fixer les rendez-vous, les réunions et les événements des membres de la haute direction et les inscrire dans leur calendrier et en faire le suivi.
• Tenir et mettre à jour les systèmes de suivi, y compris les registres et les feuilles de calcul, base de données et classer les documents et les informations d'un ou de plusieurs secteurs administratifs.
• Agir à titre de point de contact principal pour les demandes administratives ainsi qu'à titre de personne ressource en offrant des conseils sur les procédures et les processus administratifs.
• Recommander des améliorations aux procédures et aux modèles administratifs.

Études

• Diplôme d’études collégiales et un années d’expérience*
• Diplômes d’études secondaires et deux années d’expérience*

Vous devez avoir obtenu votre diplôme d’études collégiales dans le domaine d’études exigé pour le poste. Le programme d’études doit provenir d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada. Si vous avez complété un programme d’études à l’extérieur du Canada, vous devez obtenir une attestation d’équivalence à vos frais d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada. NOTA : Tout niveau d’études supérieur (études de premier cycle) pourrait être considéré comme de l’expérience.

Expérience

• Expérience dans des fonctions administratives générales.
• Expérience en matière de prestation de services à des clients internes ou externes ainsi qu’au grand public.
• Expérience l’utilisation d’une gamme de logiciels (p. ex. traitement de texte, courriel, base de données et tableur).

Compétences

• Adaptabilité / Flexibilité
• Service à la clientèle
• Collaboration
• Sens de l’organisation et capacité d’effectuer plusieurs tâches de front
• Rigueur

Atout

Les qualifications constituant des atouts peuvent renforcer la capacité à exécuter les tâches visées, compte tenu des besoins actuels et futurs de l’organisation, mais ne sont pas strictement nécessaires. Elles peuvent aider à désigner la bonne personne pour le poste dans certaines situations.

• Expérience dans la saisie de données.
• Expérience dans l’organisation et de la gestion de dossiers (recherche et récupération) ou du cycle de vie de l’information.
• Expérience en lien avec les services liés aux données, comme l’assurance de la qualité et de l’intégrité des données.
• Expérience de travail dans un milieu axé sur la gestion de l’information ou la tenue de dossiers, ce qui suppose aussi l’utilisation de systèmes électroniques de gestion des documents et des dossiers
• 20 kg (45 lb) et de conserver la forme physique nécessaire pour remplir les fonctions du poste.

Conditions d'emploi

• L’employé doit posséder et conserver un permis de conduire valide au Canada pour la durée de son emploi. (Burnaby and Toronto seulement)

Remarques

Le SCRS continue d’explorer différentes possibilités, comme le télétravail, mais pour l’heure, la majorité du travail doit être effectué au bureau. Les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement doivent en informer un représentant des Ressources humaines.

Lien de référence

• Échelle salariale

Exigences liées à la sécurité

Les candidats doivent satisfaire aux exigences liées à l’obtention d’une cote de sécurité « très secret approfondi ». Ils seront assujettis à une entrevue de sécurité, à un test polygraphique et à une enquête sur leurs antécédents qui comprend des vérifications financières et de crédit. La consommation de drogues illégales est une infraction criminelle. L’utilisation de drogue est considérée comme un facteur important dans l’évaluation de votre fiabilité et votre admissibilité au cours du processus de sélection. De ce fait, il est important de ne consommer aucune drogue illégale à compter du moment où vous présentez votre candidature.

Autres

Important

Le SCRS est résolu à constituer un effectif véritablement représentatif de la population canadienne qu’il sert, ce qui implique de créer un milieu de travail qui reflète la diversité et l’inclusion. Pour ce faire, il lui est nécessaire d’accroître à tous les niveaux de l’organisation la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, c’est‑à‑c‑vous de l’expérience. Un écart a été observé parmi les personnes handicapées et les peuples authochtones pour ce poste. Le Service veillera également à prendre les mesures d’adaptation adéquates (p. ex. matériel spécialisé ou modifications physiques au milieu de travail) pour que tous les candidats qui possèdent les qualifications requises puissent postuler. À l’appui de la création d’un effectif plus diversifié et qualifié, le Service encourage fortement les personnes qui font partie d’un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi de le déclarer au moment de postuler un poste.

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

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Détails de la page 2026-07-14