Auxiliar de Arquivo

EMPREGARE.com; Belo Horizonte; Presencial; BRL 20.000 - 30.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa em Belo Horizonte está buscando um profissional operacional que irá lidar com a organização e movimentação de prontuários e dados. O candidato ideal deve ter iniciativa, organização e boa comunicação verbal. A função inclui orientações a usuários e a gestão de arquivos, além de trabalhar em equipe para garantir a eficiência dos processos. Benefícios incluem vale-alimentação e vale-transporte.

Serviços

Vale-alimentação

Vale-transporte

Qualificações

• Facilidade de trabalhar com programas e sistemas informatizados.
• Capacidade de manter sigilo sobre dados e informações.

Responsabilidades

• Orientar usuários e recuperar dados e informações.
• Alimentar base de dados e arquivar prontuários.
• Realizar abertura eletrônica de volumes e subpastas no sistema.

Conhecimentos

Iniciativa

Organização

Atenção

Relacionamento interpessoal

Trabalho em equipe

Boa comunicação verbal

Descrição da oferta de emprego

Horário:

De segunda à sexta, das 8h às 18h com 1h de almoço

Contratação:

Tenured - CLT labor code

Nível:

Operational

Descrição e Responsabilidades

• Orientar usuários
• Recuperar dados e informações
• Disponibilizar fonte de dados para usuários
• Providenciar pedidos de material para execução das tarefas realizadas
• Incorporar material e preservar o acervo de documentos
• Alimentar base de dados
• Desarquivar e arquivar prontuários nas seções
• Movimentar os prontuários no sistema
• Arquivar folhas avulsas nos prontuários
• Abrir prontuário sem capa (PSC), em caso de recebimento de folha avulsa e o prontuário não estiver no arquivo
• Verificar os Prontuários Sem Capa - PSC para dar os devidos encaminhamentos (reativar; abrir nova capa, caso seja sinistro ou extravio)
• Realizar abertura de volumes de prontuários quando atingir 200 folhas
• Manter os dois últimos volumes no e, a partir do 3 volume, encaminhar o o mais antigo para empresa de guarda terceirizada
• Conferir a ordem de arquivamento e manter a seção organizada
• Separar e retirar prontuários inativos (+ de 4 anos sem atendimento)
• Realizar inventário dos prontuários inativos
• Acessar os inventários feitos pelos auxiliares de arquivo que atuam no arquivo corrente e realizar a importação dos inventários (upload) no site da empresa de guarda terceirizada
• Anotar a numeração das caixas novas e antigas que serão enviadas para a empresa de guarda externa
• Inserir os dados na planilha de controle interno, imprimir e entregar (como protocolo) para o carregador que fará o transporte das caixas para a empresa de guarda externa
• Entregar o protocolo e a ordem de serviço para o carregador que irá na empresa de guarda terceirizada
• Conferir as caixas e pacotes de prontuários recebidos
• Desarquivar os prontuários das caixas
• Identificar os prontuários recebidos
• Movimentar os prontuários no sistema
• Comunicar a disponibilidade aos solicitantes
• Alimentar a planilha de demandas atendidas e não atendidas
• Receber os prontuários inativos devolvidos e enviá-los novamente para o arquivo inativo, conferindo as movimentações no sistema e alimentando as planilhas de controle
• Receber demandas de reativação ou empréstimo de prontuários inativos por e-mail e responder informando o prazo de atendimento
• Verificar se o prontuário solicitado é realmente inativo; se sim, prosseguir com o atendimento, se não, orientar como solicitar o prontuário ativo
• Consultar, no site da empresa de guarda terceirizada, em qual caixa estão os prontuários
• Alimentar a planilha de solicitação de prontuários inativos
• Realizar a solicitação de prontuários inativos (Ordem de Serviço) para a empresa de guarda externa
• Registrar os prontuários reativados
• Enviar planilha de prontuários reativados para a empresa de guarda externa
• Solicitar kit de caixas
• Agendar transporte para levar e buscar os prontuários na empresa de guarda externa
• Realizar outras atividades de mesma natureza profissional e grau de complexidade, incluindo cadastramento eletrônico de novos clientes e casos no sistema
• Realizar a abertura eletrônica de volumes e subpastas no sistema, organizar e controlar abertura de pastas físicas
• Seguir as instruções de operacional de trabalho (ITO) e emitir opiniões sobre revisão destas
• Realizar atividades relacionadas ao fornecimento de materiais, conforme CBO

Requisitos

• Iniciativa
• Facilidade de trabalhar com programas e sistemas informatizados
• Organização
• Atenção
• Zelo
• Relacionamento interpessoal
• Trabalho em equipe
• Responsabilidade
• Solicitude
• Eficiência
• Empatia
• Cordialidade
• Paciência
• Discrição
• Boa comunicação verbal
• Capacidade de manter sigilo sobre dados e informações

Benefícios:

Vale-alimentação, Vale-transporte