Coordenadora Administrativa

Instituto de Neurodesenvolvimento Infantil Almai; Santos; Presencial; BRL 120.000 - 160.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma instituição dedicada ao desenvolvimento infantil busca um coordenador administrativo para liderar a equipe e garantir a eficiência dos processos. O papel envolve a gestão da equipe de recepção, limpeza e portaria, assegurando um ambiente clínico seguro e organizado. Além disso, o coordenador será responsável por gerenciar a frequência da equipe, realizar entrevistas de seleção e acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores. Se você é apaixonado por gestão e deseja fazer a diferença na vida de crianças e suas famílias, esta é uma oportunidade imperdível para contribuir em um ambiente acolhedor e humanizado.

Qualificações

• Graduação em administração ou áreas afins é essencial.
• Conhecimento intermediário no Pacote Office é necessário.

Responsabilidades

• Gerenciar a equipe de recepção e estagiários administrativos.
• Assegurar a limpeza e segurança do ambiente clínico.
• Realizar entrevistas de seleção e integração de novos colaboradores.

Conhecimentos

Gestão de Pessoas

Gestão de Processos

Conhecimento em Pacote Office

Atendimento ao Cliente

Procedimentos clínicos (Terapia ABA)

Entendimento das leis e regulamentação na saúde suplementar

Regras de Faturamento

Treinamentos em Processos do Plano de Saúde

Formação académica

Graduação completa em administração ou áreas afins

Ferramentas

Sistema Virtues

Descrição da oferta de emprego

O Instituto Almai nasceu da união de profissionais da área da saúde, com ampla experiência profissional, que tem um sonho em comum: produzir mudanças significativas e duradouras na vida dos pacientes com diferentes transtornos de neurodesenvolvimento, impactando positivamente à família e sociedade.

Nosso diferencial é o tratamento humanizado, aliado a expertise em análise do Comportamento Aplicado (ABA), onde são desenvolvidas as intervenções terapêuticas no paciente, além do acolhimento familiar.

Estamos buscando um coordenador administrativo para se juntar ao nosso time.

Responsabilidades

1. Realizar a gestão diária da equipe da recepção e dos estagiários administrativos, garantindo que as atividades e os prazos estão sendo devidamente atendidos.
2. Realizar a gestão diária dos cronogramas da equipe de limpeza pré estabelecidos de acordo com a demanda da unidade, assegurando que o ambiente clínico esteja devidamente higienizado para sua utilização.
3. Realizar a gestão diária da equipe da portaria, que tem a função de controlar o acesso dos colaboradores e pacientes das clínicas, garantindo sua segurança.
4. Realizar a gestão e registrar de acordo com a demanda, as ocorrências (positivas e negativas) das equipes da recepção, limpeza, portaria e estagiários administrativos, encaminhando semanalmente a planilha de ocorrências para o coordenador administrativo geral, através do e-mail corporativo e levando ao RH, para medidas cabíveis no caso da recorrência de ocorrência negativa.
5. Realizar a gestão da frequência e absenteísmo da equipe administrativa, encaminhando para o departamento pessoal, conforme prazo estipulado.
6. Realizar entrevistas de seleção para aumento de quadro ou substituição da equipe operacional administrativa, junto ao setor de Recursos Humanos, de acordo com a demanda.
7. Realizar integração de novos colaboradores da equipe operacional administrativa e acompanhando seu desenvolvimento, de acordo com a demanda.
8. Realizar a orientação e acolhimento parental nas tratativas relacionadas ao convênio, de acordo com a demanda, encaminhando tratativas mais complexas para o setor de Relacionamento.
9. Realizar o monitoramento e acompanhamento das manutenções periódicas e preventivas, através da planilha de controle das manutenções solicitadas e executadas, notificando por e-mail o setor de compras, a priorização das urgências dos serviços e solicitando a compra de materiais sinalizados pela equipe de manutenção.
10. Receber do setor de Relacionamento a mensagem (e-mail e Whatsapp) de Boas vindas ao novo paciente, para cadastro inicial no sistema, solicitando demais informações necessárias aos responsáveis, liberando o cadastro para o setor de faturamento inserir a agenda.
11. Utilizar o sistema Virtues para gestão da agenda (clínica) do paciente, desde do início de seus atendimentos, como também, a necessidade de alteração de agendamento, realocação, assim como informações para o setor de faturamento, de modo a garantir a comunicação integrada das partes envolvidas.
12. Manter atualizada a lista de pacientes, no drive das agendas das Unidades, realizando a inclusão e/ou alterações das informações necessárias, tais como: Nome completo, convênio médico, carga horária e período de tratamentos e terapias autorizadas pelo convênio.

Requisitos

• Graduação completa em administração ou áreas afins.
• Ter conhecimento intermediário no Pacote office.
• Será um diferencial ter experiência em liderança na área clinica/hospitalar.

Conhecimentos específicos

• Conhecimento em pacote Office;
• Gestão de Pessoas;
• Gestão de Processos;
• Conhecer procedimentos clínicos (Terapia ABA);
• Entendimento das leis e regulamentação na saúde suplementar;
• Regras de Faturamento;
• Treinamentos em Processos do Plano de Saúde;
• Processos Administrativos;
• Atendimento ao Cliente;
• CNV.

Horário: 08h00 às 17h00

Local: Av. Conselheiro Nébias, nº 421 Paquetá - Santos