Assistente Virtual Executiva com experiência em IA | Remoto | 20 horas semanais

Workana LLC; Brasília; Remote; BRL 41,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Remoto total

Job summary

A Workana LLC busca uma Assistente Virtual Executiva para apoiar uma consultora de negócios e mentora na organização e gestão de uma consultoria em fase inicial. Você ficará responsável pela gestão da agenda, comunicação com clientes e acompanhamento das atividades administrativas, empregando IA e automação para otimizar tarefas.

Principais atividades incluem organização de propostas, apresentações, eventos e monitoramento de prazos, além de apoiar programas de mentoria e coordenar viagens.

Qualifications

• Experiência prévia como assistente virtual, executiva ou em funções administrativas similares.
• Experiência prática com ferramentas de IA e automação aplicadas a tarefas administrativas.
• Excelente capacidade de organização, atenção aos detalhes e gestão de múltiplas prioridades.
• Boa comunicação escrita e verbal para interagir com clientes e participantes dos programas.
• Autonomia para antecipar necessidades, resolver problemas e acompanhar tarefas sem supervisão.
• Nacionalidade brasileira e domínio do português.

Responsibilities

• Gerenciar a agenda profissional, coordenando reuniões, consultorias, mentorias, palestras e outros compromissos, evitando conflitos de horários.
• Elaborar, formatar e organizar propostas comerciais, apresentações e documentos.
• Apoiar a organização de palestras e eventos, incluindo o contato com clientes, o cadastro de fornecedores e o agendamento de reuniões de briefing.
• Realizar o acompanhamento de clientes, contatos, parceiros e demandas administrativas.
• Organizar e filtrar e-mails, mensagens e solicitações, identificando prioridades e acompanhando as pendências.
• Apoiar a gestão de programas de mentoria, centralizando a comunicação com participantes e voluntários.
• Criar checklists, acompanhar prazos e garantir o andamento das atividades.
• Coordenar reservas de passagens e outros aspectos das viagens profissionais.
• Gerenciar a emissão de notas fiscais e outros documentos administrativos, em conjunto com os responsáveis.
• Utilizar ferramentas de inteligência artificial e implementar automações para otimizar tarefas recorrentes.

Skills

Gestão de agenda

Organização

Comunicação

Autonomia

Multitarefa

Tools

IA Tools

Automação de tarefas

Job description

Buscamos uma Assistente Virtual Executiva para apoiar uma consultora de negócios e mentora na organização e gestão de uma consultoria em fase inicial.

A profissional selecionada dará suporte direto à gestão da agenda, à comunicação com clientes e ao acompanhamento das atividades administrativas. Além disso, utilizará ferramentas de inteligência artificial e automação para simplificar tarefas e melhorar a eficiência dos processos.

Principais responsabilidades

• Gerenciar a agenda profissional, coordenando reuniões, consultorias, mentorias, palestras e outros compromissos, evitando conflitos de horários.
• Elaborar, formatar e organizar propostas comerciais, apresentações e documentos.
• Apoiar a organização de palestras e eventos, incluindo o contato com clientes, o cadastro de fornecedores e o agendamento de reuniões de briefing.
• Realizar o acompanhamento de clientes, contatos, parceiros e demandas administrativas.
• Organizar e filtrar e-mails, mensagens e solicitações, identificando prioridades e acompanhando as pendências.
• Apoiar a gestão de programas de mentoria, centralizando a comunicação com participantes e voluntários.
• Criar checklists, acompanhar prazos e garantir o andamento das atividades.
• Coordenar reservas de passagens e outros aspectos das viagens profissionais.
• Gerenciar a emissão de notas fiscais e outros documentos administrativos, em conjunto com os responsáveis.
• Utilizar ferramentas de inteligência artificial e implementar automações para otimizar tarefas recorrentes.

Requisitos obrigatórios

• Experiência prévia como assistente virtual, assistente executiva ou em funções administrativas similares.
• Experiência prática com ferramentas de inteligência artificial e automação aplicadas a tarefas administrativas.
• Excelente capacidade de organização, atenção aos detalhes e gestão de múltiplas prioridades.
• Boa comunicação escrita e verbal para interagir com clientes, parceiros e participantes dos programas.
• Autonomia para antecipar necessidades, resolver problemas e acompanhar tarefas sem supervisão constante.
• Nacionalidade brasileira e domínio do português.

Diferenciais

• Conhecimento de inglês.
• Experiência no suporte a consultores, mentores ou empresas de serviços profissionais.
• Experiência na organização de palestras, eventos ou programas de mentoria.

Modelo de trabalho

• Modalidade: 100% remota.
• Carga horária: 20 horas semanais.

Buscamos uma profissional organizada, proativa e resolutiva, com facilidade para incorporar novas tecnologias e capacidade para apoiar de perto a liderança no desenvolvimento da consultoria.