Assistente Executivo

Institutoanima; São Paulo; On-site; BRL 89,000 - 134,000; Full time

Benefits offered by this job

Auxílio educação – 2 bolsas (graduação

Auxílio médico e odontológico

Vale refeição

Vale alimentação

Seguro de vida

Vale transporte

Auxílio Creche

Auxílio Home Office mensal

Gympass

Carteirinha SESC

Job summary

Instituto Ânima, instituição privada sem fins lucrativos, busca Assistente Executivo em São Paulo para apoiar Diretoria e comitês. O cargo envolve gestão de agendas, reuniões, viagens, comunicações e rotina financeira, com foco na excelência na experiência de stakeholders.

Exige formação em Secretariado/ Admin, domínio do Pacote Office, redação em Português e inglês intermediário, com atuação para manter conformidade e organização em todas as atividades.

Qualifications

• Graduação completa em Secretariado, Administração ou áreas correlatas.
• Domínio da Língua Portuguesa e habilidade de redação.
• Inglês intermediário.
• Experiência com rotinas de Secretariado Executivo.
• Experiência com aplicativos de companhias aéreas.

Responsibilities

• Prestar assistência executiva direta à Presidente e às Diretorias, gerenciando rotinas, prioridades, compromissos estratégicos e o monitoramento de prazos e pendências institucionais.
• Organizar e gerir as agendas executivas, garantindo o envio de convites, confirmação de presença e a logística completa de reuniões (presenciais ou de conselhos/comitês), incluindo reserva de salas, pautas, atas e encaminhamentos.
• Planejar e coordenar toda a logística de viagens das lideranças, incluindo reservas de passagens, hospedagens, traslados, roteiros e suporte durante os deslocamentos.
• Gerenciar as comunicações internas e externas em nome das Diretorias, atuando como ponto focal administrativo e garantindo o fluxo ágil de informações.
• Recepcionar visitantes, parceiros, conselheiros e fornecedores, assegurando uma experiência acolhedora e alinhada à imagem do Instituto.
• Realizar a gestão financeira das Diretorias, englobando pagamentos, reembolsos, adiantamentos e controle de cartões corporativos.
• Coordenar a gestão administrativa do escritório, cuidando da manutenção, organização e aquisição de materiais e suprimentos.
• Organizar e manter atualizados arquivos, contratos e registros, assegurando conformidade e rastreabilidade.

Skills

Domínio do português

Inglês intermediário

Pacote Office

Education

Graduação completa em Secretariado, Administração ou áreas correlatas

Tools

Pacote Office

Job description

O Instituto Ânima é uma organização não-governamental e sem fins lucrativos, dedicada à transformação da educação no Brasil através do desenvolvimento de programas educacionais de alto impacto social. Somos parte do Ecossistema Ânima de Educação, um dos maiores grupos de ensino superior privado do país. Nossa missão é: juntos, vamos transformar o Brasil por meio da educação.

Nosso trabalho baseia-se na criação de metodologias inovadoras, fundamentadas em evidências, pesquisa científica e práticas rigorosamente testadas. Temos como propósito apoiar a formulação de políticas públicas educacionais, implementando programas próprios nas redes de ensino público, no ensino técnico para adultos e na educação profissionalizante para jovens.

O Instituto Ânima valoriza princípios como comprometimento, cooperação, reconhecimento, respeito, transparência e inovação.

Venha fazer parte desse desafio e transformar nosso país através da educação junto com o time do Instituto Ânima!

Missão do cargo:

Garantir o suporte executivo, administrativo e operacional às Diretorias e órgãos de governança do Instituto, por meio da gestão estratégica de agendas, compromissos, reuniões, viagens, eventos e demandas administrativas, assegurando organização, eficiência, conformidade e excelência na experiência dos públicos internos e externos. Atua como facilitador(a) da comunicação e do relacionamento entre lideranças, áreas e stakeholders, contribuindo para o cumprimento das prioridades institucionais, o adequado funcionamento do escritório e o suporte às atividades dos comitês, eventos corporativos, processos de compras e demais iniciativas que apoiem a gestão e a tomada de decisão da organização.

Responsabilidades para a posição de Assistente Executivo:

• Prestar assistência executiva direta à Presidente e às Diretorias, gerenciando rotinas, prioridades, compromissos estratégicos e o monitoramento de prazos e pendências institucionais.
• Organizar e gerir as agendas executivas, garantindo o envio de convites, confirmação de presença e a logística completa de reuniões (presenciais ou de conselhos/comitês), incluindo reserva de salas, pautas, atas e acompanhamento de encaminhamentos.
• Planejar e coordenar toda a logística de viagens das lideranças, incluindo reservas de passagens, hospedagens, traslados, roteiros e suporte durante os deslocamentos.
• Gerenciar as comunicações internas e externas em nome das Diretorias, atuando como ponto focal administrativo e garantindo o fluxo ágil e confidencial de informações entre lideranças, áreas e stakeholders estratégicos.
• Recepcionar visitantes, parceiros, conselheiros e fornecedores, garantindo uma experiência acolhedora e alinhada à imagem e aos valores do Instituto.
• Realizar a gestão financeira das Diretorias, englobando processos de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e o controle/prestação de contas do cartão corporativo.
• Coordenar a gestão administrativa do escritório, cuidando da manutenção, organização e aquisição de materiais e suprimentos para o pleno funcionamento do ambiente de trabalho.
• Organizar e manter atualizados os arquivos, documentos, contratos e registros sob responsabilidade da Diretoria, assegurando conformidade, fácil acesso e rastreabilidade das informações.

Perfil desejado:

A pessoa que ocupar este cargo necessita residir em São Paulo – SP, e ter:

• Graduação completa em Secretariado, Administração ou áreas correlatas;
• Habilidade com ferramentas do Pacote Office;
• Domínio da Língua Portuguesa e habilidade de redação;
• Experiência com aplicativos de companhias aéreas;
• Inglês intermediário;
• Experiência robusta em rotinas de Secretariado Executivo;
• Habilidade com elaboração de Atas e Relatórios Executivos.

Informações adicionais:

• Instrumento de contratação - Efetivo CLT (44 horas/semanal);
• Auxílio educação - Duas bolsas de estudo nas universidades do Ecossistema Ânima (graduação e/ou pós-graduação);
• Assistência médica e odontológica;
• Vale refeição e Vale alimentação;
• Seguro de vida;
• Vale transporte;Auxílio Creche para mães*Conforme CCT;
• Auxílio Home Office mensal | Auxílio Ergonomia para estruturar seu ambiente de trabalho;
• Gympass | Carteirinha do SESC;
• Day off no aniversário | meio Day off no aniversário dos filhos;
• Valor das Pessoas (Voucher para celebrar: Casamento, nascimento ou nova formação).