Assistente de Backoffice

Carbigdata; São Paulo; Presencial; BRL 27 000 - 47 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Vale Refeição/Alimentação

Auxílio mobilidade

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Day off no mês do aniversário

Seguro de vida

Resumo da oferta

A Carbigdata busca Assistente de Backoffice para manter documentos, notas fiscais, estoque e pagamentos organizados, assegurando o fluxo financeiro e operacional sem gargalos.

Você conferirá faturas, acompanhará entradas de estoque e apoiará a equipe com a conferência de divergências, mantendo a documentação arquivada e facilitando a comunicação entre fornecedores e setores internos.

Qualificações

• Mínimo de 1 ano de experiência em recebimento de Notas Fiscais.
• Experiência com recebimento de Boletos.
• Experiência em controle de entradas de produtos em estoque.
• Experiência em comunicação com fornecedores.
• Capacidade de estruturar processos e manter documentação organizada.
• Capacidade de traduzir demandas operacionais entre áreas.
• Postura proativa: não apenas reporta que algo quebrou, mas já chega com uma sugestão de solução.

Responsabilidades

• Triagem e conferência de faturamentos contra as OS executadas, garantindo que o valor cobrado reflita a instalação efetivamente realizada.
• Identificação e tratamento de divergências entre o faturado e o executado, acionando as áreas responsáveis para correção.
• Apoio no recebimento e nos ajustes de Notas Fiscais de fornecedores, que frequentemente precisam ser refeitas (solicitação de correção e reemissão junto ao fornecedor).
• Conferência da conformidade fiscal e comercial da nota (dados cadastrais, valores, serviços/itens, vínculo com a OS ou pedido correspondente)
• Lançamento das Notas Fiscais no sistema interno, deixando o documento apto para que o financeiro execute o pagamento
• Emissão de Notas Fiscais de saída de equipamentos destinados aos projetos, com a correta identificação de destinatário, projeto e itens remetidos.
• Gestão de entradas e saídas de equipamentos (câmeras, modems, switches) e conciliação no sistema/planilha, evitando o "estoque fantasma" em campo;
• Controle da rastreabilidade dos equipamentos por projeto, conciliando o movimentando fisicamente com o registrado no sistema e com as notas de saída emitidas.
• Classificação e organização de todos os documentos por tipo (ex.: por projeto);
• Arquivamento e digitalização de evidências de manutenção (fotos de instalação, checklists) para prestação de conta.
• Interface com instaladores sobre pendências de pagamento;
• Suporte para destravar gargalos nos dados de mantenedores, garantindo 100% de conformidade para que o financeiro realize os pagamentos.

Conhecimentos

Recebimento de Notas Fiscais

Boletos

Controle de estoque

Comunicação com fornecedores

Organização de documentação

Proatividade

Tradução de demandas operacionais

Formação académica

Processos Gerenciais

Gestão Empresarial

Ciências Contábeis

Ferramentas

Jira

Pipedrive

Trello

HubSpot

Office

TOTVS

SAP

Descrição da oferta de emprego

Como Assistente de Backoffice na Carbigdata, sua missão será ser o ponto focal responsável por manter os documentos, notas fiscais, estoque e pagamentos em ordem, garantindo que a operação flua sem gargalos e que o financeiro tenha tudo o que precisa para funcionar. Seu papel é colocar ordem no operacional: organizar, conferir e destravar.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

• Triagem e conferência de faturamentos contra as ordens de serviço (OS) executadas, garantindo que o valor cobrado reflita a instalação efetivamente realizada;
• Identificação e tratamento de divergências entre o faturado e o executado, acionando as áreas responsáveis para correção.
• Apoio no recebimento e nos ajustes de Notas Fiscais de fornecedores, que frequentemente precisam ser refeitas (solicitação de correção e reemissão junto ao fornecedor);
• Conferência da conformidade fiscal e comercial da nota (dados cadastrais, valores, serviços/itens, vínculo com a OS ou pedido correspondente)
• Lançamento das Notas Fiscais no sistema interno, deixando o documento apto para que o financeiro execute o pagamento
• Emissão de Notas Fiscais de saída de equipamentos destinados aos projetos, com a correta identificação de destinatário, projeto e itens remetidos.
• Gestão de entradas e saídas de equipamentos (câmeras, modems, switches) e conciliação no sistema/planilha, evitando o "estoque fantasma" em campo;
• Controle da rastreabilidade dos equipamentos por projeto, conciliando o movimentado fisicamente com o registrado no sistema e com as notas de saída emitidas.
• Classificação e organização de todos os documentos por tipo (ex.: por projeto);
• Arquivamento e digitalização de evidências de manutenção (fotos de instalação, checklists) para prestação de conta.
• Interface com instaladores sobre pendências de pagamento;
• Suporte para destravar gargalos nos dados de mantenedores, garantindo 100% de conformidade para que o financeiro realize os pagamentos.

REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES

• Mínimo de 1 ano de experiência em recebimento de Notas Fiscais;
• Experiência com recebimento de Boletos;
• Experiência em controle de entradas de produtos em estoque;
• Experiência em comunicação com fornecedores;
• Capacidade de estruturar processos e manter documentação organizada;
• Capacidade de traduzir demandas operacionais entre áreas;
• Postura proativa: não apenas reporta que algo quebrou, mas já chega com uma sugestão de solução.

CONHECIMENTOS TÉCNICOS E SISTEMAS

• Domínio em ferramentas de CRM e Workflow (Jira, Pipedrive, Trello, HubSpot);
• Pacote Office avançado;
• Controles financeiros básicos;
• Experiência em ERP (TOTVS ou SAP).

FORMAÇÃO DE REFERÊNCIA

Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou Ciências Contábeis.

NOSSOS BENEFÍCIOS E INFORMAÇÕES

• Vale Refeição/Alimentação;Auxílio mobilidade;
• Plano de Saúde;
• Plano Odontológico;
• TotalPass;
• Day off no mês do aniversário;
• Seguro de vida;

Se você gosta de organização, tem atenção aos detalhes e quer ajudar a manter a engrenagem financeira e operacional da Carbigdata girando redondo, essa vaga é pra você!

#VemSerCarbigdata